Automatização de processos no RH: Como identificar a necessidade de adotar ferramentas de automação?
Dados mostram que 25% das empresas brasileiras já utilizam a automatização de processos de RH. Quando comparado ao volume de negócios atuantes no mercado, esse ainda é um número muito pequeno, mas pesquisas indicam que esse cenário vai mudar nos próximos anos.
- 54% das organizações esperam adicionar e/ou atualizar suas soluções de Recursos Humanos até 2025.
- 72% dos empregadores esperam que as funções de aquisição de talentos sejam automatizadas até 2027.
A automatização é uma etapa que vai acontecer uma hora ou outra, visto que o mercado está exigindo essa mudança. Mas para as empresas que não querem esperar mais tempo para agir, principalmente em relação ao RH, como identificar a necessidade de adotar uma ferramenta de automação?
No artigo de hoje nós vamos responder a essa pergunta, além de mostrar como a empresa pode começar a automatizar esse importante setor com apenas uma solução de RH. Acompanhe!
Mas, antes, o que é automatização de processos?
A automatização de processos é uma ação em que a empresa recorre a ferramentas tecnológicas para executar tarefas e atividades de maneira automática, sem a necessidade de intervenção humana.
Esses processos podem variar dependendo do fluxo de trabalho da empresa, mas vão geralmente desde tarefas simples, como a geração de relatórios e o envio de e-mails, até operações mais complexas, como o gerenciamento de cadeias de suprimentos ou o atendimento ao cliente.
No setor do RH, muitas das tarefas e atividades que podem ser automatizadas envolvem:
- Admissão de funcionários, com o recebimento e validação dos documentos e dados do novo colaborador e, elaboração e assinatura do contrato de trabalho.
- Onboarding, com a entrega do crachá e uniforme, criação de contas de e-mail e acesso a sistemas, provisionamento de recursos tecnológicos e distribuição de pacotes de boas-vindas e orientações.
- Gestão de folha de pagamento, com a realização de cálculo automático de salários e benefícios, processamento de impostos e envio de comprovantes.
- Avaliação de desempenho, com o monitoramento contínuo dos profissionais, identificação do tempo de execução de atividades, retrabalhos, comunicação interpessoal e feedbacks de colegas e lideranças.
- Comunicação interna, com o envio de boletins informativos e atualizações por e-mail, notificações sobre políticas e procedimentos novos e automação de lembretes para eventos e reuniões.
- Gestão de dados, com atualização de registros de funcionários, gerenciamento de mudanças de status e informações pessoais e armazenamento e acesso a documentos de RH.
Identificando a necessidade de adotar ferramentas de automação
Cada empresa é única e possui o seu próprio fluxo de trabalho. Por isso, para ajudar cada modelo de negócio a identificar a etapa em que se encontra quanto à necessidade de adotar uma solução de RH de automação, separamos o tópico abaixo com uma série de perguntas.
1- Carga de trabalho
- Quantas tarefas manuais e repetitivas o seu departamento de RH está realizando atualmente?
- Quanto tempo essas tarefas estão consumindo do seu time, e o que a sua empresa está deixando de ganhar com esses atrasos?
Se você perceber que o RH está precisando dedicar muito tempo para realizar tarefas, a automatização de processos pode ser o único caminho para aumentar a produtividade e reduzir desperdício de tempo e esforço.
2- Erros e inconsistências
- Existe uma frequência de erros nos processos?
- Há inconsistências na folha de pagamento, cadastro de informações ou conformidade com regulamentações e normas?
Caso perceba que o seu time está enfrentando dificuldades para seguir todas as leis trabalhistas e regulamentos, esse pode ser um indício de que a sua empresa precisa recorrer a ferramentas de automatização para facilitar o trabalho da equipe e minimizar a incidência de erros e retrabalhos.
3- Satisfação dos funcionários
- Como está o nível de satisfação dos seus colaboradores?
- A empresa está conseguindo reter talentos ou está enfrentando dificuldades para mantê-los engajados e comprometidos com suas funções?
Se o seu time de RH não estiver conseguindo acompanhar a satisfação dos colaboradores e isso tem influenciado no turnover, pode ser que o setor esteja sem tempo e braço para realizar essa gestão.
Nesse caso, é importante que a sua empresa considere automatizar os processos de RH, para que os profissionais da área consigam se dedicar a ações mais estratégicas, como engajar e reter talentos.
4- Crescimento e escalabilidade
- O RH está conseguindo acompanhar a escalabilidade da sua empresa e gerir a entrada dos novos funcionários?
Conforme a empresa cresce, é natural que ela adquira mais talentos para a sua base. Nesse momento é muito importante que o RH esteja preparado para gerenciar todos os colaboradores (novos e atuais), e também instruí-los para melhorar o seu desempenho e desenvolvimento profissional.
Fazer tudo manualmente pode ser um problema, ainda mais se o time de RH for composto por poucas pessoas.
5- Dados e relatórios
- Como está o relacionamento do RH com os dados?
- Há dificuldades na coleta, na análise e no reporte das informações?
- A empresa está enfrentando dificuldades em tomar boas decisões?
Dados são indispensáveis porque fornecem insights úteis e nos permitem tomar decisões mais informadas e estratégicas.
A falta de dados de qualidade ou até mesmo a dificuldade em analisá-los, indicam que a sua empresa precisa abrir mão de métodos tradicionais para adotar uma cultura de Big Data e Analytics que requer o uso de ferramentas de automação.
6- Integração
- Os sistemas atuais da empresa estão comunicando bem entre si, ou estão levando à duplicação de esforços e perda de informações?
- O fluxo de comunicação entre RH e outras áreas da empresa está acontecendo de forma fluída?
- Existe transparência e rapidez na comunicação?
Caso perceba uma falta de alinhamento entre setores e sistemas, será preciso reavaliar a forma como a sua empresa está integrando processos, dados e pessoas. E, em seguida, corrigir todas as lacunas com soluções que automatizam fluxos de trabalho e facilitam a comunicação e a colaboração interna.
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Os desafios da automatização não podem barrar o avanço tecnológico
Muitos dos desafios da automatização estão associados ao custo inicial do investimento, que pode ser considerado elevado para algumas empresas, resistência à mudança e à complexidade de integração.
No entanto, esses desafios jamais podem ser tratados como pilares para atrasar o processo de inovação e transformação digital. Centenas de milhares de empresas estão se revolucionando nesse exato momento, e todos aqueles que optarem por aguardar estão em risco de não acompanhar o mercado ou manter sua competitividade.
Ao contrário do que muitos pensam, a empresa que quer automatizar processos, seja qual for a área, não precisa necessariamente investir em várias tecnologias diferentes. Hoje, existem soluções que atendem a maioria das necessidades de um negócio e que possuem um preço que se encaixa ao orçamento.
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