Assinatura eletrônica: o que é, benefícios e como utilizar no seu negócio

A assinatura eletrônica é uma tendência incontornável para as empresas que pretendem se tornar mais eficientes.

Essas organizações vêm se esforçando para transformar os processos que antes eram feitos no papel, migrando para o meio digital. Essas mudanças vêm a partir de novos padrões, como, por exemplo, o fato de as comunicações e documentos serem em sua maioria eletrônicas.

Mas como sabemos que os documentos eletrônicos que recebemos atendem às qualidades de autenticidade e que não foram modificados? Resposta: eles devem ser validados por assinaturas.

E, embora muitas vezes os conceitos de assinatura eletrônica e digital sejam usados como sinônimos, seus escopos são diferentes. Continue lendo enquanto detalhamos quais são essas diferenças, e quais os benefícios do modelo eletrônico de autenticação.

O que é a assinatura eletrônica?

A Medida Provisória 2.200-2, de 2001, dá à assinatura eletrônica validade jurídica. Ela pode ser definida como o conjunto de dados eletrônicos integrados, vinculados ou logicamente associados a outros dados eletrônicos, utilizados pelo signatário como seu meio de identificação, que carece de qualquer dos requisitos legais para ser considerado uma assinatura digital.

Apesar de não ter a certificação legal que a assinatura digital possui, a assinatura eletrônica simplifica inúmeros processos para funcionários e departamentos de recursos humanos:

Fácil de gerenciar em softwares especializados de recursos humanos, como o S-Sign, da Selbetti
Operações dinâmicas de assinatura de documentos da empresa, sem a necessidade de deslocamento
Segurança da assinatura através de uma senha única determinada pelo usuário

Além disso, em 2006 foi aprovada a Lei 11.419, em que o uso de assinaturas eletrônicas e digitais passou a ser aceito pelo Poder Judiciário.

E em 2020 foi aprovada a Lei 14.063, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é usada para acessar e aprovar informações em meio digital. A assinatura eletrônica tem sua validade garantida pelo acordo entre as partes, e é uma soma de evidências que atestam a sua veracidade, como:

login;
senha;
token;
desenho de assinatura;
coleta de informações, como IP e geolocalização.

Todas essas são formas de evidenciar que, de fato, o documento foi assinado.

Por sua vez, a assinatura digital também é uma forma de assinatura eletrônica, porém é realizada utilizando um Certificado Digital emitido por uma agência certificadora autorizada pelo ICP-Brasil. Deste modo, ela tem a validade jurídica assegurada pela legislação brasileira.

Quais os benefícios da assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é um termo que, geralmente, representa o tipo de autenticação que substitui a assinatura manuscrita em papel.

Na verdade, é a forma mais simples de autenticar um documento, pois utiliza meios informatizados para dar validade a documentos digitais. E, entre os principais benefícios, podemos citar:

1. Redução de custos

Um escritório que reduz ou elimina a produção de papel reduz também os gastos na compra de papel, impressoras, canetas, toners, arquivos e espaço físico, o que faz uma grande diferença no resultado final. Dessa forma, a assinatura eletrônica consiste em uma forma de economia para as empresas.

2. Organização

A gestão de documentos é mais eficiente com a adoção de assinaturas eletrônicas. Em primeiro lugar, significa economizar tempo, afinal, as empresas perdem tempo ao imprimir, assinar, enviar ou pesquisar documentos em seus arquivos físicos.

Além disso, a assinatura eletrônica colabora para que escritórios e equipes fiquem mais organizados, pois todos os documentos ficam armazenados na nuvem, podendo ser pesquisados a qualquer momento e por qualquer meio permitido pelo dispositivo de segurança.

3. Mobilidade

Ao assinar um contrato digitalmente, você tem acesso ao conteúdo a qualquer hora e de qualquer lugar, com o apoio de um computador, tablet ou notebook. Portanto, é mais prático do que um documento em papel, pois é enviado diretamente para o e-mail do signatário.

4. Segurança

Documentos digitais validados por assinatura eletrônica não podem ser alterados ou editados.

Os sistemas de proteção digital são altamente eficazes e totalmente confiáveis, razão pela qual esta certificação se destaca sobretudo por sua confiabilidade. Em outras palavras, as chances de fraude são eliminadas.

5. Aumento da produtividade da empresa

No caso das empresas, a assinatura eletrônica permite reduzir um grande número de etapas e processos burocráticos para realizar solicitações ou recebê-las.

Ao simplificar o processo de autenticação, é possível acelerar os processos e tarefas da organização, proporcionando melhores resultados ao negócio.

Como escolher um software de assinatura eletrônica?

Para garantir a validade legal de uma documentação digital, é necessário utilizar um software que dê toda a segurança necessária à assinatura eletrônica. Entre os pontos a considerar na hora de contratar tal aplicação, podemos citar:

100% Cloud

A plataforma deve estar disponível na nuvem, sem necessidade de outras instalações.

Multi Dispositivos

O sistema deve ser acessado pela web através de qualquer dispositivo.

Carimbo do Tempo

Todas as assinaturas devem receber um carimbo do tempo padrão ICP-Brasil, aumentando a segurança.

API de Integração

Enviar documento, definir assinantes e ser notificado da realização de uma assinatura: tudo isso deve ser possível por meio de um software de assinatura eletrônica.

Conheça o S-SIGN da Selbetti

Como vimos, a assinatura eletrônica é uma inovação para as empresas que desejam ter mais agilidade, economia e segurança em seus processos de autenticação de documentos.

E a boa notícia é que a Selbetti se destaca com seu sistema de assinatura digital e eletrônica, o S-Sign. Com ele, sua empresa garante a validade jurídica de seus documentos sem a necessidade de impressão.

A nossa solução ainda permite rastrear o reconhecimento eletrônico por meio de certificados digitais, atribuindo autenticidade aos seus documentos e proteção após a autorização.

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