Ter um software para gestão de documentos pode ser muito vantajoso para a sua empresa. O gerenciamento eletrônico possibilita organizar as informações, agilizar buscas e garantir plena segurança, evitando perdas, lentidão operacional e riscos de vazamentos.
Se você está procurando uma solução tecnológica para gerenciar seus documentos, precisa conhecer o sistema de Gestão de Documentos (ECM) da Selbetti. Nosso software oferece um amplo catálogo de funcionalidades, incluindo controle de versão, classificação automática, distribuição de informações e assinatura digital/eletrônica.
Neste artigo, vamos explicar como o ECM funciona e quais são os benefícios de fazer a gestão eletrônica de documentos com a Selbetti. Acompanhe a leitura!
Como funciona o sistema de Gestão de Documentos?
O sistema de gestão de documentos ECM da Selbetti serve para organizar os arquivos do seu negócio de forma muito mais ágil e eficiente.
Trata-se de um sistema 100% na nuvem, que pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar e equipamento (do desktop ao smartphone).
Ele funciona a partir da classificação e indexação automática dos documentos, realizando a organização por conteúdo, formas visuais, tipos (ex: carteira de motorista, extrato bancário, faturas, diploma, etc) e até subcategorias personalizadas (faturas do fornecedor A, faturas do fornecedor B, etc).
Esse software é capaz de trabalhar junto a um scanner para digitalizar documentos físicos. O foco é criar um banco de dados eletrônico com arquivos facilmente pesquisáveis para potencializar a organização documental e atribuir maior agilidade às rotinas.
Para que isso tudo seja possível, basta o profissional lançar as informações na ferramenta, que ela irá fazer a integração de todos os documentos relacionados, inserindo-os nos locais adequados automaticamente. Assim, a busca de informações será facilitada, uma vez que a equipe não precisará perder tempo procurando documentos armazenados em gavetas ou planilhas.
Principais características:
- Padronização e organização dos documentos e fluxos de trabalho;
- Tipificação, extração e organização automática de conteúdo de documentos;
- Distribuição da informação de forma simples e efetiva;
- Plataforma low code (ou solução amigável) para criação de documentos e processos (ECM + BPM);
- Estrutura 100% web;
- Total conformidade com assinatura digital ICP do Brasil;
- Facilidade de integração com outros sistemas, APIs nativas prontas para uso;
- Manual e knowledge base online;
- Assinatura eletrônica e digital de documentos;
- Controle de edições e personalização de acessos;
- Simplicidade e facilidade para captura de documentos;
- Controle de temporalidade de conteúdo;
Quais os benefícios do software de Gestão de Documentos da Selbetti?
Sua empresa não precisa mais correr o risco de perder documentos ou ter baixa produtividade por causa de demoras na busca das informações.
Confira alguns benefícios que você terá ao contratar o módulo ECM da Selbetti:
Segurança das informações
O sistema é 100% web (opera na nuvem), por isso apresenta medidas robustas para garantir plena segurança aos documentos e recuperação em um só clique, caso necessário.
Nesse sentido, conta com backups diários, integração com Microsoft AD, criptografia, controle de versões e ainda personaliza os usuários que podem acessar cada arquivo. Assim, o gestor pode controlar quem visualizou ou alterou alguma informação a todo instante.
Redução de erros
Cerca de 3% dos documentos são armazenados de forma errada nas organizações. Nesse cenário, os recursos de uma boa gestão eletrônica de documentos podem fazer toda a diferença.
Agora, os documentos serão reunidos em uma só plataforma, que realizará classificação automática e ainda permitirá controlar as versões das informações. Assim, eliminam-se erros e as rotinas ganham eficiência.
Mais organização e capacidade de armazenamento
O módulo de ECM se destaca por ser uma solução 100% na nuvem e adequada às necessidades de cada negócio.
Ele garante consulta rápida a partir do recurso de busca avançada com filtros (ex: período de publicação, tipo de documento, etc), alta capacidade de armazenamento e preparo para lidar com um grande volume de informações, especialmente com metodologias de Big Data.
Além disso, sua interface é intuitiva, amigável e responsiva para proporcionar a melhor experiência aos usuários.
Versionamento permanente e controle de temporalidade
Com o sistema de gestão documental, você poderá ter um histórico e acesso a todas as versões do documento.
E também estará sempre por dentro dos documentos com tempo de validade pré-determinado para visualização e download.
Integração com multifuncionais e smartphones
No software ECM, a captura e indexação de documentos pode ser integrada a equipamentos multifuncionais e smartphones tranquilamente.
Inclusive, é possível fazer publicações de fotos direto de dispositivos mobile.
Dessa forma, agiliza-se os processos de digitalização e publicação de documentos para a nuvem.
Treinamento de usuários
Embora a interface seja intuitiva e amigável, sabemos que muitas pessoas podem ter dificuldade para entender o funcionamento.
Por isso, a Selbetti disponibiliza uma estrutura de cursos online do básico ao avançado, tanto para uso quanto para administração da solução.
Muito mais do que um sistema de Gestão de Documentos, o ECM da Selbetti foi desenvolvido para ajudar a sua empresa crescer no mercado com mais segurança, organização e agilidade.
Vamos iniciar essa história de sucesso juntos? Entre em contato e agende uma conversa com nossos consultores!
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