Como as instituições de ensino podem usar a assinatura digital?

A assinatura digital é uma das principais aliadas das instituições de ensino atualmente. Afinal, com tantos documentos para serem processados no dia a dia, adotar essa tecnologia permite agilizar atividades e ganhar tempo.

Isso é muito importante já que, de acordo com um estudo realizado pelo IDC, os funcionários perdem, em média, 4 horas por semana apenas assinando documentos de forma manual. 

Ou seja, são 208 horas por ano focadas totalmente na assinatura manuscrita –, um tempo que poderia ser otimizado com a implantação da assinatura digital. 

E, se em empresas já se gasta um tempo enorme assinando documentos, imagine em uma instituição de ensino, que tem pilhas de admissões, certificados, diplomas, candidaturas a bolsas, contratos e acordos…

Portanto, se sua instituição ainda não adotou a assinatura digital, é hora de rever esse conceito. E, para explicar como ela pode ser utilizada, preparamos o artigo abaixo. Aproveite a leitura!

O que é a assinatura digital?

A assinatura digital equivale a uma assinatura do próprio punho. É uma tecnologia que utiliza criptografia e garante segurança ao documento eletrônico que está sendo assinado. Assim, ela confere garantias de integridade e autenticidade da documentação.

Com a assinatura digital, sua instituição de ensino ou seu departamento elimina o processo manual de coleta de assinaturas, o envio físico de documentos e a gestão de documentos físicos, reduzindo custos, simplificando processos e agilizando substancialmente a formalização de documentos.

A validade e admissibilidade legal da assinatura digital são garantidas pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil. 

Com ela, se confere presunção de veracidade jurídica em relação aos signatários dos documentos em formato eletrônico.

Vantagens de utilizar a assinatura digital na educação

Ainda há quem resista à implementação das assinaturas digitais em documentos. No entanto, aqueles que começaram a usar essa tecnologia para se adaptar às mudanças vêm desfrutando de muitos benefícios.

Aqui estão algumas vantagens de utilizar a assinatura digital no setor educacional: 

• Eliminação de papel: economia de materiais e outros custos de administração e armazenamento;
• Chega de pastas e papéis perdidos: todos os seus documentos assinados, coletados e organizados em um só lugar;
• Simplificação de processos e contratos: facilidade para todos. Se desejar, você não precisa se deslocar para fechar um contrato, já que tudo pode ser feito eletronicamente;
• Redução do tempo na execução dos processos: evitam-se filas e reduzem-se os procedimentos manuais;
• Otimização de processos: graças à integração com fluxos de trabalho, um sistema de assinatura digital melhora qualquer processo que exija uma assinatura.

Além de rapidez, a assinatura digital oferece segurança, uma vez que, quando o documento é assinado, o seu conteúdo não pode ser alterado. 

A confidencialidade também é garantida, na medida em que o conteúdo da mensagem só será conhecido por quem estiver autorizado a fazê-lo.

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Como usar a assinatura digital na sua instituição de ensino? 

Todas as instituições de ensino podem adotar a assinatura digital, desde escolas de ensino infantil e médio até universidades, faculdades, escolas de idiomas e cursos profissionalizantes. 

A assinatura digital possibilita agilizar os procedimentos administrativos e acadêmicos de forma bastante significativa. Isso porque elimina filas e demoras, garantindo que os documentos sejam assinados sem a necessidade de comparecimento ao local.

Nesse sentido, ao gerar documentos digitais e possibilitar a assinatura digital e eletrônica dos mesmos, torna- se possível economizar tempo, além da consequente economia de espaço.

Entre alguns documentos que você pode assinar eletronicamente essão:

• Pré-inscrição;
• Matrículas;
• Cobrar débitos diretos;
• Autorizações dos pais;
• Acordos de estágio;
• Documentos de proteção de dados;
• Documentos de transferência;
• Documentos de pesquisas acadêmicas;
• Documentação corporativa da Instituição de Ensino;
• Contratos;
• Folhas de pagamento;
• Documentação trabalhista dos professores;
• Documentos com fornecedores;
• Entre outros;

Para começar a utilizar essa prática com ótimo custo-benefício no ambiente educacional, é necessário ter um bom sistema de assinatura digital e eletrônica, como o S-SIGN que você vai conhecer no próximo tópico.

Leia também::: Como assinar digitalmente um documento?

Conheça o S-SIGN da Selbetti

Sem dúvidas essas burocracias que exigem caneta, tempo e dedicação só dificultam a fluidez dos processos, não é? Por isso, a solução é implantar um Sistema de Assinatura Digital na sua instituição de ensino. 

O S-SIGN da Selbetti é considerado o melhor software de assinatura digital e eletrônica do mercado e ajudará você de forma muito prática, segura e eficiente.

Com a Assinatura Eletrônica e Digital da Selbetti, sua instituição garante a validade jurídica de seus documentos, sem a necessidade de impressão e dos clássicos documentos em papel. 

A solução ainda permite rastrear o reconhecimento eletrônico por meio de certificados digitais, atribuindo autenticidade aos seus documentos e proteção após a autorização.

Agora que você já sabe como pode usar a assinatura digital na sua instituição de ensino, temos certeza que deseja implantá-la imediatamente. Entre em contato e fale já com o nosso consultor para potencializar os seus resultados!