Como funciona o Outsourcing de Impressão?

Outsourcing de impressão é a terceirização de todo o processo de impressões e cópias de uma empresa com o objetivo de se dedicar mais às atividades estratégicas.

Este serviço vem ganhando cada vez mais destaque por ter entre seus benefícios o aumento da produtividade e uma significativa redução de custos. 

Neste artigo, vamos abordar os principais pontos sobre o outsourcing de impressão e as etapas de um projeto deste nível. Boa leitura!

Como funciona o Outsourcing de Impressão?

Ao contratar o serviço de Outsourcing de Impressão, uma empresa especializada fica responsável por fornecer impressoras e opções de gerenciamento adaptadas às necessidades internas.

Assim, você não precisará fazer altos investimentos na aquisição desses equipamentos, muito menos se preocupar com possíveis reparos.

Isso porque, além da locação de impressoras e soluções de gestão, a empresa contratada também se encarrega de funções como:

• instalação de todos os equipamentos;
• treinamentos dos usuários;
• suporte técnico; 
• atualizações e manutenções preventivas;
• reposição de peças;
• logística de suprimentos.

Para preparar todo o parque de impressões, a empresa de Outsourcing de Impressão realiza uma avaliação apurada das necessidades do cliente, buscando entender aspectos como:

• volume de impressão por mês;
• formatos de papel a serem utilizados;
• tipo de impressão;
• entre outros recursos adicionais.

Optar pelo Outsourcing permite reduzir custos, atribuir maior segurança às informações do negócio, evitar problemas nas máquinas e elevar a eficiência das atividades do dia a dia.

Sem falar que a empresa contratante pode ter, também, redução de impostos, na medida em que o valor da locação entra no balancete como uma despesa, sendo dedutível da apuração do regime Lucro Real.

Etapas de um projeto de Outsourcing de Impressão

Um projeto de Outsourcing de Impressão requer planejamento e aplicação impecáveis para que possa atender as expectativas da empresa contratante e trazer resultados satisfatórios. Logo, é possível definir esse projeto em sete passos:

1- Levantamento

O primeiro passo de um projeto de outsourcing é a análise. Um consultor especialista da empresa contratada levanta informações como volumes de impressão por setor, custos atuais, oportunidades de otimização, assim como as dores, necessidades e desejos da empresa para oferecer uma solução assertiva.

2- Proposta

Após o alinhamento, é hora de definir os modelos, a quantidade e a configuração dos equipamentos. O foco é entender qual tipo de máquina atenderia melhor às expectativas: se uma impressora de pequeno porte ou uma impressora com maior capacidade de produção.

Aqui também deve ser analisado o tipo de impressão (colorida ou P&B), ou, então, se vale a pena contratar a linha de alto volume ou a de grandes formatos, e por aí vai. Tudo dependerá das informações coletadas na fase de levantamento.

3- Validação

Quando a parte técnica estiver definida, o objetivo deve ser explicar como irá funcionar a operação do outsourcing de impressão.

Nesta etapa, serão definidos elementos como o tempo de contrato, níveis de serviço, assistência técnica, treinamento aos usuários, reposição de suprimentos, entre outras disposições importantes.

4- Contratação e cronograma

O quarto passo é fechar o contrato de Outsourcing de Impressão e definir de forma detalhada o cronograma da instalação. 

Aqui deve ficar claro quais são os direitos e deveres de ambas as partes e as soluções que estão sendo contratadas.

5-Implantação

Depois de celebrar o contrato e fazer as definições necessárias, é chegado o momento da implantação. A empresa contratada irá fazer a entrega e instalação dos equipamentos no local e horário acordados previamente, seguindo todas as configurações e implementando, também, softwares para gerenciamento.

Aqui na Selbetti, por exemplo, contamos com o Tracker, um sistema de gestão de impressão que garante total controle sobre tudo o que é impresso. 

Com ele, é possível definir cotas de impressão, identificar quem imprimiu determinado documento e em qual impressora, além de gerar relatórios semanais e personalizar acessos com o recurso follow you print, que funciona via crachá, senha e/ou pin, decidindo pela retenção ou liberação da impressão.

6- Treinamento

Caso venha a ser necessário, os especialistas realizam o treinamento dos colaboradores, explicando como utilizar os equipamentos e sistemas instalados.

Esse processo visa esclarecer todas as dúvidas sobre a utilização e evitar desperdícios, de modo a potencializar a eficiência das rotinas de trabalho.

7- Operação 

Por fim, são realizados acompanhamento e gerenciamento contínuos das impressoras, suprimentos e soluções adicionais para que a empresa possa atuar com segurança e agilidade, sem dores de cabeça. 

Dessa forma, são feitas manutenções preventivas, reposição automática de suprimentos, bem como relatórios mensais para otimizar os processos de impressão e cópias.

Conte com a Maior Integradora de Outsourcing de Impressão do Brasil

Como vimos, o Outsourcing de Impressão é um serviço que vem crescendo cada vez no mercado por permitir que gestores possam se dedicar mais à atividade-fim. E o melhor: não se gasta uma fortuna na compra ou manutenção dos equipamentos. 

Mas, para que seu negócio tenha a melhor experiência com o serviço, é fundamental contratar uma empresa com larga experiência de mercado e que tenha clientes consolidados.

A Selbetti é reconhecida como a Maior Integradora de Outsourcing em Tecnologia, com 4 décadas de trajetória, mais de 16 unidades em 8 estados e alcançando 150 mil equipamentos por todo o território nacional.

Oferecemos as melhores impressoras e sistemas de impressão para potencializar os resultados da sua empresa, além de plantão de atendimento, suporte técnico, manutenção preventiva, atualização e reposição de peças e suprimentos sem custo.

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