No mundo empresarial, uma boa gestão de documentos e de processos é essencial. É aí que entram em cena as ferramentas ECM e BPMS, que possibilitam alavancar resultados ao mesmo tempo em que otimizam operações.
Isoladamente cada solução já tem suas vantagens, mas quando se unem permitem operar de forma integrada e proporcionam diversos benefícios para o negócio, melhorando o desempenho e a geração de valor.
Mas apesar de todas as vantagens que podem gerar, ainda há muitas dúvidas sobre como o ECM e o BPMS podem ajudar as empresas. Foi por isso que preparamos o artigo abaixo, explicando o que é cada solução, como podem trabalhar de forma integrada, e como a Selbetti pode ajudar seu negócio. Siga a leitura e confira!
O que é ECM?
O ECM (Enterprise Content Management) é um conjunto de processos, estratégias e ferramentas definidas que permitem que uma empresa obtenha, organize, armazene e forneça informações críticas de maneira eficaz.
Ou seja, muito além de uma metodologia ou tecnologia, o ECM é uma combinação entre ambas que visa centralizar as informações e produzir conhecimentos úteis para auxiliar em cada etapa do processo de gerenciamento de conteúdo.
As soluções ECM permitem capturar, gerenciar, armazenar, analisar, distribuir e automatizar rotinas de forma eficiente e dinâmica.
Além disso, trazem recursos interessantes para qualquer organização, como o controle de versionamento, personalização de acessos e buscas de documentos muito mais rápidas.
Isso possibilita aumentar a produtividade da equipe, reduzir custos operacionais e ainda mitigar riscos, evitando episódios de exposição ou perda de dados essenciais.
Importante destacar, também, que o ECM pode ser aplicado em qualquer empresa, independente do porte ou segmento, com ótimos resultados.
O que é BPMS?
BPMS significa Business Process Management Suite (Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios). Ele é uma ferramenta para a execução de metodologia de gestão para melhorar os processos de negócios de uma empresa por meio de identificação, modelagem, automação, análise e medição de desempenho.
A principal vantagem do BPMS é que seus usuários têm a oportunidade de participar ativamente da melhoria dos processos de negócios por meio de ferramentas simples e intuitivas.
Todos esses benefícios são possíveis devido aos três componentes: os meios de construção dos processos, sua execução (plataforma) e monitoramento (biblioteca de processos).
É preciso lembrar que o BPMS é uma evolução do BPM, que é uma disciplina usada pelas empresas para identificar, documentar e melhorar seus processos de negócios.
Como o ECM e o BPMS alavancam resultados?
O BPMS e ECM são softwares de parceria perfeita para uma solução de processo de negócios digital eficiente em qualquer empresa.
O ECM fornece a capacidade de capturar, classificar e armazenar conteúdo, enquanto o BPMS permite que você faça algo com esse conteúdo movendo-o por um fluxo de trabalho.
Dessa forma, um sistema BPMS que contém funcionalidades de BPM e ECM permite uma gama completa de soluções, com uma plataforma personalizável para cada negócio.
Além disso, o trabalho conjunto de BPM e ECM ajudam a empresa a otimizar suas rotinas. Por exemplo, um bom ECM deve ser capaz de realizar o reconhecimento ótico de caracteres (OCR). Com o OCR, os dados desejados são extraídos de arquivos e o processo de adição de informações ao sistema é acelerado.
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Quais os melhores softwares ECM e BPMS do mercado?
E se você procura ECM e BPMS, saiba que a Selbetti conta com uma solução completa em ambas plataformas.
1. ECM Selbetti
O ECM da Selbetti permite o controle total dos seus conteúdos corporativos, com soluções que incluem gestão de NFs, organização e distribuição de documentos, capturas de conteúdos com dispositivo mobile, capturas com dispositivos multifuncionais, capturas com scanners, além de indexação de documentos e assinatura digital.
Com ele, é possível:
- Acesso rápido e seguro: os documentos são facilmente acessados através de um portal via Web 100% integrado ao sistema da sua empresa.
- Sem duplicidade: todos os setores que precisam acessar o documento terão acesso ao mesmo tempo no meio digital, sem necessidade de cada um fazer sua cópia física.
2. iBPMS Selbetti
Por sua vez, o iBPMS (no qual a letra i significa Inteligência Artificial) foi idealizado para apoiar sua empresa na gestão de processos de forma eficaz, personalizada e com inteligência artificial.
Com essa ferramenta em nuvem, você poderá customizar processos, criar formulários online, acompanhar seus processos em tempo real, identificar pontos de melhoria, configurar documentos padrão, integrar com os sistemas da sua empresa e realizar tarefas pelo smartphone.
O sistema de alerta disponível permite ainda manter o controle de prazos e tarefas agendadas e tem como diferenciais:
- Criação de processos: o editor gráfico permite que você personalize diversos itens como tarefas, formulários, aprovações e e-mails
- Gráficos: acesso a dados (em formato de estatística) por meio de gráficos modelados por você, facilitando análises organizacionais.
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Aprimore sua empresa com o ECM e iBPMS da Selbetti
Como viu, as soluções ECM e IBPMS da Selbetti são revolucionárias e inovadoras, e permitem que a gestão documental da sua empresa possam ser aprimoradas. Isso reduz erros, evita desperdícios, e otimiza a operação dos seus funcionários.
Eles favorecem o aumento da produtividade e agilidade dos processos, com módulos que trazem uma melhor experiência de uso em uma plataforma one stop shop, além de permitir a integração com os novos sistemas que foram criados juntos com a plataforma Satelitti: S-Sign – Assinatura Digital e Eletrônica de Documentos e o RPA (Robotic Process Automation) – integrando a tecnologia de automatização de tarefas.
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