Como otimizar o recebimento de mercadorias: 7 dicas

O recebimento de mercadorias é um dilema para muitos empreendedores. Para te ajudar, preparamos 7 dicas para otimizar a gestão.

Em um mundo empresarial em constante evolução, cada detalhe importa, especialmente quando se trata de logística e cadeia de suprimentos. O recebimento de mercadorias, muitas vezes subestimado, desempenha um papel central no funcionamento eficaz de qualquer negócio.

Trata-se da primeira etapa do processo interno, após uma compra, que define a qualidade e a produtividade de todas as etapas subsequentes.

Ao pensar na jornada de um produto, desde sua concepção até chegar às mãos do consumidor final, o recebimento é o momento em que a empresa tem o controle total, garantindo que tudo esteja conforme os padrões desejados.

Uma falha aqui pode ter ramificações por toda a cadeia, levando a perdas financeiras, operacionais e, o mais importante, de confiança do cliente.

Dada sua importância, como então as empresas podem aprimorar esse processo crucial? Como garantir que este primeiro ponto de contato com os produtos adquiridos seja o mais competente e eficaz possível?

Neste artigo, abordaremos a essência do recebimento de mercadorias e forneceremos dicas valiosas para otimizar essa etapa vital para seu negócio.

O que é recebimento de mercadorias?

Antes de mergulharmos nas dicas, é essencial entender o que, de fato, é o recebimento de mercadorias. Trata-se do momento em que a empresa adquire produtos de fornecedores, verificando se o que foi entregue está conforme o pedido e garantindo que o registro desse recebimento seja feito corretamente. Esse processo é o elo entre o pedido, a compra e o estoque.

A correta gestão no recebimento de mercadorias tem um impacto significativo na operação como um todo. Erros nessa fase podem resultar em problemas de inventário, prejuízos financeiros e até insatisfação dos clientes. Por outro lado, um processo bem gerenciado significa menos retrabalho, redução de custos e maior desempenho operacional.

Qual é a importância do processo de recebimento de mercadorias?

O processo de recebimento de mercadorias serve como um filtro. Quando bem executado, previne que produtos defeituosos, em quantidade incorreta ou não solicitados entrem no estoque. Isso evita futuros conflitos com fornecedores e clientes.

Além disso, otimizar o recebimento garante que os produtos estejam disponíveis para venda ou produção no tempo certo, impactando positivamente o fluxo de caixa e a satisfação do cliente.

Em resumo, uma eficiente gestão de recebimento de mercadorias é sinônimo de economia, eficácia e satisfação tanto interna quanto externamente.

7 dicas para melhorar o recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias é uma das etapas cruciais na gestão de um negócio, sendo o ponto de entrada para os produtos que alimentarão o seu estoque e, posteriormente, satisfarão as demandas dos clientes.

Para ajudar a garantir que esse processo ocorra de maneira fluida e eficiente, compilamos sete dicas fundamentais. Cada uma delas traz uma perspectiva única e prática para aperfeiçoar essa etapa vital. Vamos a elas?

1. Padronização do processo:

Definição de padrões: O recebimento de mercadorias é um processo crítico que exige precisão. Assim, estabelecer procedimentos padronizados assegura que cada lote de produtos seja tratado de maneira uniforme. Pense nas especificidades do seu negócio e estabeleça regras claras para a chegada, conferência e armazenamento das mercadorias.
Uso de checklists: Equipamentos como listas de verificação são instrumentos valiosos para assegurar que nenhuma etapa seja negligenciada. Elas podem incluir itens como verificação visual da embalagem, validação contra a nota fiscal, inspeção de qualidade, entre outros.
Treinamento da equipe: A padronização é eficaz apenas quando a equipe está adequadamente instruída. Regularmente, conduza sessões de treinamento para garantir que todos estejam alinhados e aptos a executar as tarefas conforme estabelecido.

2. Tecnologia como aliada:

Softwares de gerenciamento: No mundo digital de hoje, contar com um sistema robusto de gerenciamento de estoque é imprescindível. Estas ferramentas proporcionam uma visão clara do que está sendo recebido, facilitam o registro e ainda minimizam erros.
Dispositivos de leitura automática: Investir em tecnologias como scanners de código de barras ou sistemas RFID pode ser um divisor de águas. Eles não apenas aceleram o processo de recebimento, mas também reduzem drasticamente as chances de erro humano.
Integração com fornecedores: Imagine receber informações de seus fornecedores em tempo real, sabendo exatamente quando a mercadoria deixou o depósito deles e quando chegará ao seu. Esta é a vantagem de ter sistemas integrados.

3. Área de recebimento adequada:

Espaço designado: Reserve um local específico e organizado exclusivamente para o recebimento. Ele deve ser espaçoso o suficiente para acomodar mercadorias de diferentes tamanhos e permitir a circulação dos funcionários sem obstruções.
Infraestrutura apropriada: O local de recebimento deve contar com mesas ou bancadas resistentes para conferência, equipamentos para pesagem, iluminação adequada e, se possível, mecanismos para facilitar a movimentação dos produtos, como carrinhos ou esteiras.
Zona de quarentena: Considerando a importância do controle de qualidade, é aconselhável ter uma área designada para os produtos que precisam de inspeção mais detalhada ou que apresentem alguma discrepância. Isso evita que mercadorias potencialmente defeituosas ou incorretas se misturem ao estoque geral.

4. Relações sólidas com fornecedores:

Comunicação aberta: Mantenha linhas de comunicação abertas e regulares com seus fornecedores. Compreender seus processos e limitações pode ajudá-lo a antecipar desafios e encontrar soluções conjuntas.
Reuniões periódicas: Estabeleça um cronograma para revisar a relação com seus fornecedores. Isso pode envolver avaliações de desempenho, discussão sobre volumes futuros e negociação de termos.
Feedback constante: Assim como você espera que seus fornecedores atendam aos seus padrões, eles também buscam melhorar. Forneça feedbacks sobre a qualidade dos produtos, precisão das entregas e áreas de possível melhoria. Uma relação de parceria sempre será mais benéfica a longo prazo.

5. Agendamento eficiente das entregas:

Estabeleça janelas de entrega: Para evitar o congestionamento no setor de recebimento e assegurar que haja pessoal suficiente para tratar das chegadas, estabeleça janelas específicas de entrega com seus fornecedores. Dessa forma, você pode planejar a mão de obra e os recursos com base nas entregas previstas.
Monitoramento em tempo real: Atualmente, muitas transportadoras oferecem opções de rastreamento em tempo real. Isso permite que você esteja ciente de possíveis atrasos ou alterações no cronograma e tome as medidas necessárias para acomodá-los.
Flexibilidade planejada: Mesmo com um agendamento rigoroso, imprevistos acontecem. Mantenha alguma flexibilidade no seu planejamento, talvez mantendo um espaço de buffer entre as janelas de entrega ou tendo uma equipe de apoio pronta para picos inesperados.

6. Implementação de controles de qualidade:

Inspeção na chegada: Antes de incorporar qualquer mercadoria ao seu estoque, realize uma inspeção visual rápida. Isso pode identificar danos de transporte, embalagens violadas ou outros problemas evidentes que podem necessitar de devolução imediata.
Amostragem aleatória: Dependendo do volume de mercadorias recebidas, pode não ser prático inspecionar cada item. Nesse caso, uma abordagem de amostragem aleatória, onde um percentual dos produtos é inspecionado, pode ser útil para garantir a qualidade sem sobrecarregar a equipe.
Feedback aos fornecedores: Quando encontrar problemas consistentes ou recorrentes, comunique-os ao fornecedor. Isso não só ajudará a resolver questões imediatas, mas também evitará problemas futuros, à medida que os fornecedores ajustem seus processos.

7. Documentação e registro eficaz:

Registre cada recebimento: Garanta que cada lote de produtos recebidos seja devidamente registrado, indicando data, hora, fornecedor, quantidade, entre outros detalhes relevantes. Isso auxiliará no controle do estoque e poderá ser crucial em eventuais disputas ou reclamações.
Digitalize documentos: Na era digital, é aconselhável converter documentos físicos, como notas fiscais, em formatos digitais. Isso facilita a recuperação, o compartilhamento e a análise desses documentos, além de economizar espaço físico.
Auditorias periódicas: Regularmente, verifique se os processos de registro estão sendo seguidos corretamente e se os registros são precisos. Isso ajuda a identificar e corrigir quaisquer falhas antes que se tornem problemas maiores.

Otimize o recebimento de mercadorias com a Selbetti

Otimizar o processo de recebimento de mercadorias não é apenas uma questão de eficiência logística, mas sim um pilar fundamental para garantir o sucesso operacional e financeiro de qualquer negócio no varejo.

À medida que as empresas crescem e a demanda se intensifica, as nuances deste processo tornam-se mais aparentes e exigem uma abordagem mais estratégica.

Implementando as dicas mencionadas acima, as empresas não só evitam possíveis prejuízos e atrasos, mas também potencializam seu fluxo de trabalho, garantindo que o estoque esteja sempre abastecido e pronto para atender às necessidades dos clientes.

E lembre-se: em um mundo cada vez mais digital e competitivo, contar com parceiros estratégicos pode ser o diferencial que o seu negócio precisa. A Selbetti, com seu vasto portfólio de soluções, se destaca também no segmento varejista, que oferecem ferramentas e serviços que vão além da otimização do recebimento de mercadorias, garantindo uma gestão mais integrada e eficiente de todas as operações.

Seja qual for o desafio do seu negócio, estamos aqui para ajudá-lo a superá-lo e alcançar o sucesso desejado. Entre em contato e conheça todas as nossas soluções para o varejo.