Em cenários cada vez mais desafiadores, os gestores vêm optando por soluções com garantia de controle, segurança e agilidade para libertarem-se de processos lentos e manuais. Esse é o caso da assinatura eletrônica e da assinatura digital, que auxiliam na autenticação de documentos no ambiente virtual.
A partir da Medida Provisória 2.200-2, editada em agosto de 2001, essas práticas ganharam validade jurídica, ou seja, agora se tornou possível assinar documentos digitalmente com o mesmo efeito que eles possuem quando assinados de forma manuscrita.
Isso possibilita reduzir custos operacionais e agilizar significativamente as rotinas da organização. De acordo com uma pesquisa do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o setor de assinatura digital e eletrônica cresceu 10% em 2020 e atingiu a marca de mais de 6 milhões de certificados digitais emitidos em apenas um ano.
Mas você sabia que existe diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? Para debater mais sobre esse assunto e como essas práticas podem auxiliar no seu negócio, confira o artigo que preparamos abaixo. Boa leitura!
O papel da assinatura digital e eletrônica nas operações das empresas
Não é novidade o quanto a rotina de um negócio é corrida e composta por um grande volume de processos que precisam de alguns dados para serem completados.
Apenas para você ter uma ideia, uma pesquisa realizada pela PwC apontou que gestores de empresas perdem, em média, uma hora a cada doze horas de trabalho procurando por informações armazenadas em papel.
Isso sem falar que em negócios que não se adaptaram à transformação digital, os documentos são fotocopiados, em média, 19 vezes, e cerca de 40% delas são desnecessárias.
Nesse contexto, vale refletir sobre algumas questões:
- Será que vale a pena desperdiçar dias e até semanas na coleta de assinaturas manuscritas em documentos? Ou, então, na busca por documentos físicos importantes?
- Ainda é justificável ficar restrito a tarefas manuais quando há opções mais seguras e menos vulneráveis a fraudes?
Certamente, se o objetivo é alavancar resultados, o foco será implementar alternativas que ajudem a otimizar tempo e performance. É aí que entra a tecnologia, em especial, a assinatura digital e eletrônica de documentos.
Essas práticas estão trazendo diversas vantagens, desde maior confiabilidade e segurança até mais rapidez e redução de custos com impressões.
A seguir, vamos abordar separadamente o que é assinatura digital e o que é assinatura eletrônica para você entender as especificidades de cada uma delas.
Leia também: As melhores práticas para gestão de documentos digitalizados.
O que é assinatura eletrônica?
A nomenclatura assinatura eletrônica refere-se a todos os métodos utilizados para acessar, assinar, compartilhar e validar informações no ambiente virtual.
Entre alguns exemplos dessa prática estão o escaneamento da assinatura manuscrita, uma senha, a utilização de impressão digital ou, ainda, a própria assinatura digital.
De modo geral, a assinatura eletrônica serve para acessar e compartilhar dados e informações em meios digitais como:
- Sites de bancos e instituições financeiras;
- Comércio eletrônico;
- Conteúdos pagos;
- Redes sociais;
Vale enfatizar que a maneira e o nível de segurança dessa identificação eletrônica vai depender de cada empresa, uma vez que algumas assinaturas são mais interessantes em termos de funcionalidades do que outras.
Um exemplo são os bancos. Eles utilizam senhas, biometria, tokens e até mesmo o escaneamento de assinaturas para assegurar que as operações sejam realizadas apenas pelo titular da conta. Se esse cuidado não fosse tomado, alguns problemas poderiam surgir para o usuário e, consequentemente, para a própria instituição.
Mas para que a assinatura eletrônica tenha valor legal, é fundamental atender a três requisitos básicos:
- Integridade: comprovação de que o documento não foi (e não pode ser) adulterado ou fraudado;
- Autenticidade: identificação do autor da assinatura, a partir do uso de uma chave privada (exclusiva do proprietário), que garante a autoria da assinatura;
- Registro da assinatura: quando foi feita e como foi feita;
Pela praticidade proporcionada, essa assinatura é ideal para as tarefas rotineiras, como contratos e outros documentos que não têm tanto risco empresarial.
E o que é assinatura digital?
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que faz uso de operações matemáticas baseadas em algoritmos de criptografia assimétrica. O objetivo é garantir uma segurança potencializada na autenticidade dos documentos.
No âmbito das assinaturas existentes, temos diversos níveis de segurança: a digital com grau elevado de autenticação, as demais categorias de assinatura eletrônica até a assinatura no papel, considerada a categoria mais insegura, demorada e burocrática de todas.
Por conseguinte, a assinatura digital trabalha um par de chaves:
- A chave privada: constituída por um conjunto de códigos criptografados conhecidos exclusivamente pelo subscritor com a finalidade de codificação e identificação do autor do documento;
- A chave pública: originada da anterior e utilizada para atribuir validade à assinatura;
O emprego da criptografia faz com que qualquer mudança na documentação invalide a assinatura fixada. Além disso, tudo é validado por uma Autoridade Certificadora devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, que é fornecedora de certificados no padrão ICP-Brasil.
Inclusive, a legislação brasileira escolheu a assinatura digital como substituta legal da assinatura física, considerando sua eficácia probatória, isto é, a capacidade de demonstrar autenticidade e autoria.
Tanto é que o Brasil tem uma legislação específica desde 2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) e equiparou a assinatura digital à assinatura de próprio punho.
Para garantir a autenticidade das documentações, esse tipo de assinatura deve considerar requisitos como integridade, autoria e não-repúdio.
A integridade e a autoria são assegurados a partir de uma chave criptográfica, garantindo uma conexão entre o documento e o signatário, de modo a invalidar a assinatura caso for detectada qualquer alteração no arquivo original. Já o não-repúdio refere-se à impossibilidade do autor negar sua autenticidade ou que é responsável pelo conteúdo.
Leia também: A importância de implementar a Assinatura Digital no setor da saúde.
Mas qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
Primeiro, precisamos relembrar que ambas as assinaturas são juridicamente válidas devido à edição da Medida Provisória 2.200-2. Dito isso, a diferença entre elas é o fato de que a eletrônica é uma forma de assinar documentos online sem a utilização de criptografia, isto é, sem a necessidade de um certificado digital.
Já a assinatura digital é caracterizada por sua criptografia e exige a necessidade de um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada ao ITI e, também ao ICP Brasil. Esse certificado contará com as informações pessoais e profissionais do titular e terá um grau de proteção superior aos outros tipos de assinatura, como a eletrônica e a assinatura manuscrita.
Esperamos que este artigo tenha te ajudado a entender um pouco mais sobre como essas práticas podem ajudar a sua empresa.
Se você quiser continuar se aprofundando no assunto, sugerimos a leitura do post Como assinar digitalmente um documento.
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