Descubra como a digitalização de documentos pode ajudar a sua empresa proporcionando mais segurança e agilidade.
À medida que as empresas crescem, o fluxo de informações e a quantidade de documentos em papel aumentam consideravelmente, tornando mais complexo o armazenamento da documentação. Uma solução para isso é a digitalização de documentos.
Ao digitalizar documentos, você consegue otimizar espaço físico e até ganhar mais segurança, uma vez que os arquivos poderão ser armazenados em um servidor na nuvem e contar com protocolos de acesso.
Neste artigo, vamos explorar o conceito, as vantagens e como fazer a digitalização de documentos em seu negócio. Acompanhe a leitura!
O que é digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de migrar informações do formato físico para o digital. A principal finalidade é tornar as informações contidas nos documentos físicos mais acessíveis, organizadas e facilmente compartilháveis.
Por essa razão, a digitalização vem sendo amplamente adotada em ambientes empresariais. Sobretudo, porque ela atribui mais agilidade e segurança às rotinas, que exigem a consulta e o manejo de documentos.
Escanear ou digitalizar, qual a diferença?
Certamente você já ouviu o termo escanear e, claro, também o digitalizar. Eles parecem sinônimos, mas, na realidade, se referem a conceitos distintos.
Embora seja claro que ambos partem do mesmo princípio, é preciso entender que a finalidade é diferente. Pode-se dizer que o processo de escanear é apenas passar por um scanner folha por folha e, uma vez feito, obter essas informações em um arquivo genérico.
Por outro lado, o procedimento de digitalização refere-se à conversão da informação em papel em informação digital, com a respectiva classificação. Isso resulta em buscas simples e ágeis para o acesso e a gestão de informações.
Como funciona a digitalização de documentos?
A conversão de documentos físicos em digitais é feita a partir de máquinas ou ferramentas desenvolvidas exclusivamente para este fim. Esses sistemas escaneiam as informações e, na sequência, é hora de armazená-lo digitalmente.
Assim, podemos dizer que a digitalização de documentos funciona a partir de algumas etapas fundamentais: a coleta dos documentos que serão digitalizados, a transferência para o formato digital, o armazenamento e a indexação.
Para que o documento possa ser “organizado” e interpretado por softwares de gestão, a ferramenta vai muito além do escaneamento. Cada documento recebe uma espécie de “código” e é transferido para o ambiente digital.
Em muitos sistemas, por meio da ferramenta de reconhecimento de caracteres, a imagem é transformada em texto. Desta forma, são criados documentos de texto que podem ser editados e, assim, permitem a atualização do documento no futuro, caso necessário.
Por fim, é a etapa de armazenamento da informação para seu suporte, consulta ou busca do documento. Esta etapa é fundamental, pois visa melhorar o acesso à informação.
9 vantagens de digitalizar documentos na sua empresa
Como mencionamos no início, uma vez que digitalize documentos, você obterá uma série de benefícios que impactarão diretamente os procedimentos internos da empresa. As principais vantagens são:
1. Facilidade na localização de documentos
A busca e recuperação de informações é acelerada quando os documentos são digitalizados. Isso impulsiona a produtividade, pois não se perde tempo no manuseio de arquivos.
2. Espaço ilimitado para armazenamento
Muitas vezes é um problema manter tanta documentação porque há falta de espaço. É impossível acumular tantos arquivos ano após ano. Esse problema é facilmente resolvido com a digitalização de documentos.
3. O risco de perda e deterioração é eliminado
Muitas vezes, os documentos são perdidos por não terem sido devidamente arquivados. Por isso, digitalizar documentos é a melhor forma de garantir que sempre os teremos à disposição. Além disso, evita-se a deterioração causada pelo uso do papel, que, com o tempo, pode se tornar ilegível.
4. Pode ser enviado facilmente
É muito prático ter os documentos digitalizados, pois podem ser facilmente enviados sempre que necessário, por email, por exemplo. Isso facilita o compartilhamento de informações.
5. Consultas simultâneas
Esses documentos podem ser consultados em diferentes computadores ao mesmo tempo. É uma forma muito eficaz de compartilhar informações entre vários colegas de uma empresa ou entre a empresa e outra organização. E tudo isso sem precisar imprimir cópias.
6. Cópias do original podem ser obtidas
Qualquer documento digitalizado pode ser impresso quantas vezes você quiser, quando necessário. Com isso, garantimos que teremos uma cópia perfeita. O original permanecerá sempre intacto e sua nitidez não será afetada.
7. Limita o acesso à informação
Com esta forma de armazenamento de dados, é possível restringir o acesso aos documentos, com configurações de autorização de acesso. Além disso, é possível estabelecer diferentes níveis de privacidade, de acordo com os perfis de cada um dos usuários.
8. Documentos digitalizados são muito versáteis
Toda a informação digital tem uma vantagem muito útil: pode ser incorporada em qualquer tipo de documento eletrônico. Além disso, pode ser modificado e convertido para diferentes formatos, dependendo do que nos interessa. Algo impossível no caso de documentos em formato de papel.
9. Você economiza dinheiro e protege o meio ambiente
Com a digitalização de documentos, você pode economizar muito sem esses gastos. Além disso, ao restringir o uso de papel, contribuímos para o cuidado com o meio ambiente.
Como fazer a digitalização de documentos?
É uma prática valiosa para empresas e indivíduos, permitindo uma melhor organização e acesso rápido a informações importantes. Para garantir que esse processo seja eficiente e produza resultados de alta qualidade, é fundamental seguir uma abordagem estruturada. Confira quais são eles a seguir e faça uma digitalização de forma eficiente!
Coleta
Antes de iniciar o processo de digitalização, é importante reunir todos os documentos que você deseja converter para o formato digital. Além disso, não se esqueça de conferir e registrar quais documentos devem ser digitalizados. Esse controle é fundamental para evitar extravios.
Classificação
Após reunir os documentos, classifique-os de acordo com critérios relevantes. Isso pode incluir categorias, tipos de documentos, datas ou qualquer outra forma de classificação que facilite a organização digital posteriormente.
A classificação prévia agiliza o processo de indexação e recuperação de documentos no futuro. Também é importante garantir que todos os documentos estão em boas condições e livres de qualquer elemento que possa atrapalhar a digitalização, como grampos ou clipes.
Digitalização
Escolha o scanner adequado para a tarefa. Posicione cada documento corretamente no scanner, assegurando-se de que estejam alinhados e sem dobras. Configure as opções de digitalização, como resolução e formato de saída, de acordo com as necessidades. Inicie o processo de digitalização, assegurando-se de que cada documento seja capturado com clareza e qualidade.
Indexação
Após a digitalização, é hora de indexar os documentos. A indexação envolve atribuir informações descritivas a cada documento, como título, data, autor ou qualquer outro metadado relevante. Isso facilitará a busca e recuperação dos documentos no futuro, tornando o processo mais eficiente e preciso.
Consulta
Com os documentos digitalizados e indexados, você pode aproveitar os benefícios da consulta rápida e eficaz. Utilize um sistema de gestão de documentos ou uma estrutura de pastas organizada para armazenar os documentos digitalizados. Quando precisar acessar um documento, basta usar os critérios de indexação para localizá-lo facilmente.
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A digitalização de documentos representa inúmeras vantagens para as empresas, que vão muito além de acabar com documentos físicos e transferi-los para o meio digital.
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