As melhores práticas para gestão de documentos digitalizados

A digitalização é apenas o início do processo de organização documental, já que a próxima etapa é a gestão de documentos digitalizados.

Por isso, existem vários pontos a serem levados em conta ao considerar um projeto de digitalização, mas tudo começa com uma única pergunta: como você usará esses documentos?

Essa é provavelmente uma das considerações mais importantes, já que, dependendo do principal motivador por trás da iniciativa de digitalização e de qual será seu uso – se para reproduções reais ou consulta digital no sistema -, os documentos terão um gerenciamento distinto.

Ter isso em mente contribui, por exemplo, para saber qual será o formato e a qualidade em que os documentos serão digitalizados, além de impactar no tamanho dos arquivos.

Para compreender mais sobre esse processo de gestão de documentos digitalizados, preparamos o artigo abaixo. Acompanhe a leitura!

O que é a digitalização?

Embora existam muitas abordagens tecnológicas para a transformação digital, a primeira etapa geralmente é a digitalização. Esse processo de “captura” é caracterizado pela capacidade de digitalizar documentos em papel para armazená-los e utilizá-los em formato digital.

Desenvolvidos pela primeira vez há mais de 30 anos, os sistemas de captura evoluíram de soluções simples, de digitalização básica, para sistemas sofisticados para automação de documentos em toda a empresa.

Portanto, é fundamental entender e aproveitar a digitalização como uma ferramenta essencial para a otimização dos negócios, já que existem vários benefícios em digitalizar documentos.

Em primeiro lugar, como um documento é capturado eletronicamente, ele pode se tornar acessível por meio da infraestrutura de TI para outras pessoas em locais remotos.

As informações também são facilmente acessíveis na área de trabalho, em vez de precisar identificar manualmente e despender muito tempo até encontrar o documento de que precisa em um acervo físico.

Ademais, os controles de segurança e acesso podem ser aplicados para permitir o compartilhamento ou impedir a visualização das informações, a depender do usuário que acessa o sistema.

Por último, e certamente não menos importante, os documentos, uma vez digitalizados, ocupam muito menos espaço nos ambientes empresariais se compararmos com os documentos em papel, que podem ocupar desde gavetas e estantes até salas inteiras.

Quais as melhores práticas de gestão de documentos?

Em seu sentido mais básico, um sistema de gestão de documentos é uma forma de gerenciar e armazenar dados de negócios. Pode ser um método tradicional de arquivo e pasta ou pode ser uma solução de software como serviço (SaaS) baseada em nuvem.

Com os recursos tecnológicos de hoje — computadores rápidos, internet de banda larga, aprendizado de máquina e inteligência artificial —, a maioria das organizações está adotando um sistema de gerenciamento de documentos sem papel, mudando para uma solução online e economizando tempo e dinheiro.

Mudar para um sistema digital faz toda a diferença quando o objetivo é aumentar a produtividade de uma empresa. Essa medida também possibilita diminuir os custos de impressão e armazenamento e ajudar a melhorar a segurança, protegendo propriedade intelectual e informações sensíveis.

Além disso, para muitos setores, as práticas recomendadas do sistema de gestão de documentos desempenham um papel fundamental na conformidade e no gerenciamento de riscos.

Se você deseja evitar erros caros e preparar seu negócio para o sucesso, siga as práticas recomendadas de gestão de documentos digitalizados que listamos abaixo:

Estruturas de pasta e nomenclatura consistentes

Como os funcionários criam milhares de arquivos e pastas regularmente, é muito comum que utilizem seus próprios nomes em arquivos e estruturas de pastas.

Embora as intenções sejam boas, trata-se de um estilo de armazenamento que dificulta processos em um espaço compartilhado. Isso porque as pessoas podem esquecer sua estrutura de nomenclatura original ou podem não entender os protocolos de arquivamento adequados.

Logo, uma boa gestão de documentos começa com o treinamento da equipe sobre as convenções de nomenclatura e os padrões a serem utilizados. É claro que não existe uma maneira certa ou errada de nomear um arquivo, mas o ideal é padronizar essa etapa e informar todos os colaboradores.

A prática recomendada é criar um modelo que oriente a todos sobre como devem estruturar os nomes dos documentos. Isso fornece uniformidade e consistência em toda a empresa, uma vez que quando todos seguem o mesmo formato, é muito mais fácil encontrar as informações necessárias.

Evitando a confusão de versionamento

Uma questão muito comum para muitos funcionários em escritórios é o controle de versão. Algumas plataformas de compartilhamento de documentos não lidam muito bem com a colaboração e permitem que os colaboradores criem várias versões diferentes do mesmo documento enquanto fazem suas próprias atualizações e edições. Isso ocasiona informações descentralizadas e acesso a documentos desatualizados.

Uma prática recomendada é exercer a verdadeira colaboração de documentos, permitindo que várias pessoas trabalhem no mesmo documento, a partir de uma boa plataforma de gestão de documentos, como o ECM da Selbetti. Assim, conforme os itens são alterados, as alterações são refletidas para todos no mesmo documento e o histórico do documento é arquivado para referência futura, se necessário.

Rastreamento de documentos e assinaturas

Alguns documentos precisam ser rastreados em termos de quem os visualizou e reconheceu para fins de conformidade. Outros precisam ser confirmados como sendo as versões mais recentes e atualizadas.

Uma boa estratégia nesse sentido é rastrear seus documentos, gerenciar onde eles estão em seu ciclo de vida e identificar se estão ativos, arquivados ou prontos para serem descartados.

Finalmente, um sistema de gerenciamento de documentos permite que os funcionários reconheçam as novas alterações com uma assinatura digital. Isso pode melhorar a produtividade e resultar em uma economia nos gastos com documentação.

Configurar fluxos de trabalho de aprovação

Além de simplificar o controle de versão e reconhecer mudanças de política, um bom sistema de gestão de documentação agilizará o processo de criação, atualização e arquivamento de conteúdos essenciais.

Você deve ser capaz de criar um fluxo de trabalho de aprovação para garantir que as pessoas certas tenham lido e aprovado os documentos necessários. Em vez de encaminhar uma impressão para todas as partes interessadas e esperar semanas pelas assinaturas, você pode configurar um fluxo de trabalho de aprovação que não apenas pedirá às pessoas que leiam e assinem um novo documento, mas mostrará se e quando ele foi lido e assinado por cada usuário.

A configuração de fluxos de trabalho em um sistema de gestão documental também permite que você identifique os gargalos em um processo de aprovação para que possa lembrar de revisar e assinar o documento. Isso ajuda seus funcionários a permanecerem no caminho certo e fazer com que as etapas adequadas sejam seguidas todas as vezes.

Acesso móvel

Muitas pessoas estão trabalhando em seus telefones atualmente, mesmo que seja apenas para ler um documento, compartilhá-lo ou assiná-lo. Seja um vendedor fechando um negócio ou funcionários remotos que precisam acessar os arquivos, o fato é que poder visualizar e assinar um documento em um dispositivo móvel é uma economia de tempo.

Sem um sistema de gestão de documentos de fácil acesso, os funcionários geralmente precisam esperar até que estejam no escritório ou na frente do computador novamente. Isso desperdiça tempo e aumenta os tempos de aprovação.

As melhores práticas significam tornar a recuperação de documentos rápida e precisa e, ao mesmo tempo, atender às necessidades dos funcionários, onde quer que estejam trabalhando.

Com uma força de trabalho cada vez mais móvel, você precisa de um software que seja flexível o suficiente para atender às necessidades da equipe, possibilitando que cada colaborador possa acessar ou revisar um documento com um dispositivo que cabe na palma da mão.

As melhores práticas para gestão de documentos estão na Selbetti

Aqui na Selbetti, você encontra uma solução completa em gestão de documentos. Trata-se do Sistema de Gestão de Documentos ECM da Selbetti, um dos módulos do Satelitti, nossa plataforma cloud que leva inovação e transformação digital de ponta a ponta aos negócios.

Nosso sistema ECM veio para organizar os arquivos da sua empresa de forma muito mais ágil e eficiente. Ele funciona a partir da classificação e indexação automática dos documentos, fazendo a organização por conteúdo, formas visuais, tipos (por exemplo, carteira de motorista, extrato bancário, faturas, diploma etc) e até subcategorias personalizadas (como, por exemplo, faturas do fornecedor A, faturas do fornecedor B etc).

Nosso software é capaz de trabalhar junto a um scanner para digitalizar documentos físicos. O foco é criar um banco de dados eletrônico com arquivos facilmente pesquisáveis para potencializar a organização documental e atribuir maior agilidade às rotinas.

Com isso, você obtém otimização de tempo e na mesma medida consegue potencializar a segurança em um sistema baseado em nuvem e com rígidos protocolos de acesso, permitindo que só pessoas autorizadas possam acessar determinados arquivos.
Portanto, se deseja dar um passo adiante na gestão de documentos digitalizados, conte com a Selbetti. Para saber mais, entre em contato com nossos consultores!