Fazer uma boa gestão de documentos no RH é fundamental para garantir plena organização e segurança jurídica para as empresas.
Afinal, essa área lida com uma grande quantidade de documentos, que vão desde currículos e formulários até contratos e comprovantes.
Geralmente, esses documentos contêm informações importantes e não podem ser extraviados ou acessados por qualquer pessoa.
Por isso, neste artigo vamos explicar a importância e como fazer a gestão de documentos na área de Recursos Humanos. Acompanhe a leitura!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é a prática de organizar e armazenar os documentos de forma eficiente, desde sua criação até o seu arquivamento ou descarte. O objetivo é garantir a integridade, disponibilidade, acessibilidade e segurança dos arquivos.
Esse gerenciamento é essencial para qualquer empresa que esteja em busca de implantar uma rotina segura e produtiva. Sobretudo, porque as consequências que a falta ou má gestão de documentos podem causar não são positivas.
Confira abaixo possíveis transtornos:
- demora para encontrar informações e baixa produtividade dos colaboradores;
- perda ou vazamento de informações confidenciais;
- riscos de multas ou sanções fiscais;
- fomento de imagem negativa entre os stakeholders.
Essas situações apresentadas reforçam a importância de começar a adotar as boas práticas de gestão de documentos para manter a empresa em conformidade com as leis e evitar possíveis contratempos.
Qual a importância da gestão de documentos no RH?
Como mencionamos, o departamento de Recursos Humanos tem acesso a informações relevantes dos colaboradores e até da própria organização. São documentos como:
- holerites;
- contratos;
- atestados;
- cálculos de pagamentos;
- guias de impostos;
- recibos;
- informações ligadas à PIS, CTPS e CFPs;
- entre outros.
Agora imagine que esses arquivos são extraviados ou, então, são acessados por pessoas não autorizadas, que divulgam as informações indevidamente.
Com a existência e vigência da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), por exemplo, a empresa pode enfrentar grandes prejuízos financeiros e até ter a reputação abalada.
Nenhuma empresa quer isso, não é mesmo? Por isso, a importância de adotar boas práticas de gestão de documentos. Entre algumas vantagens de fazer a gestão de documentos no RH temos:
- redução de custos;
- potencialização da produtividade;
- segurança de armazenamento;
- conformidade com leis e regulamentações trabalhistas.
Por isso, se você ainda não faz o gerenciamento de documentos no RH da sua empresa, está na hora de começar. Essa prática é vital para manter todos os processos organizados e em segurança.
5 dicas para gerenciar documentos na área de RH
Agora que você já sabe qual é a importância da gestão de documentos em RH, que tal saber por onde começar? Confira a seguir algumas dicas para iniciar o gerenciamento no seu negócio!
1- Adote um padrão de organização
Não adianta armazenar os documentos de qualquer forma. É importante estabelecer padrões de organização para que eles sejam facilmente encontrados quando preciso.
Portanto, adote classificações na hora de armazenar os documentos, como nomenclatura, formato e datas previstas para descarte. Isso vale tanto para documentos físicos, quanto digitais.
Para que a padronização seja realizada com sucesso, vale envolver todos os colaboradores do setor nessa atividade, já que são eles que vão manusear os documentos no dia a dia.
2- Considere a temporalidade dos documentos
O controle de temporalidade é uma das atividades da gestão de documentos. O foco é garantir que um arquivo seja armazenado pelo prazo necessário, para evitar riscos legais ou o acúmulo de documentos que já podiam ter sido descartados.
No RH, por exemplo, alguns documentos devem ser guardados por um período de tempo até serem destruídos:
- termo de rescisão do contrato de trabalho – 2 anos;
- pedido de demissão – 2 anos;
- cadastro de empregados – 3 anos;
- recibos de pagamento – 5 anos;
- atestado médico – 5 anos;
- comprovantes de pagamento PIS/PASEP – 10 anos;
Então, procure monitorar o ciclo de vida dos documentos, conhecendo todos esses prazos. Vale adotar um software de gestão documental para automatizar essa etapa.
3- Crie uma rotina de backup
Para proteger os documentos digitais armazenados pelo RH, é essencial adotar uma rotina de backups regulares. Os backups ajudam a recuperar dados em caso de problemas no equipamento ou, mesmo, um ataque cibernético.
Aqui, também é recomendado manter os documentos sempre atualizados e dentro das pastas certas. Assim, o backup irá fazer o armazenamento das versões corretas.
4- Digitalize os documentos e use o armazenamento na nuvem
Nossa quarta dica para fazer a gestão de documentos no RH é apostar na digitalização e no armazenamento na nuvem. Além de otimizar espaço físico, a digitalização de documentos vai aumentar a organização e a segurança em backups.
Vale lembrar que os documentos digitalizados podem ter os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Para isso, é importante que eles contem com uma assinatura eletrônica que comprove sua autoria, conforme o decreto nº 10.278/2020.
Após a digitalização, recomenda-se armazenar esses documentos em uma plataforma na nuvem para que seja possível garantir a preservação dos mesmos.
5- Utilize um bom sistema de gestão de documentos
Em uma área como o RH, que precisa lidar com um grande volume de informações, o gerenciamento manual pode ser um desafio. Por isso, nossa última dica é investir em um sistema de gestão de documentos.
Um bom software de gestão documental vai ajudar a potencializar a organização e o armazenamento, centralizando documentos em um só ambiente.
Além disso, essa tecnologia pode automatizar algumas etapas complexas como o controle de acesso, o monitoramento de prazos de temporalidade e a padronização.
Potencialize o seu RH com o melhor sistema de gestão de documentos do mercado
Como vimos, a gestão de documentos no RH é vital para garantir o funcionamento dessa área tão importante para as empresas. Nesse sentido, vale considerar a implementação de uma tecnologia própria para esse gerenciamento.
O sistema de gestão de documentos (ECM) da Selbetti é 100% na nuvem e reúne tudo o que uma empresa precisa para ter excelência no gerenciamento de arquivos, desde classificação e indexação automática e personalização de acessos até controle de temporalidade e de versões.
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