Os processos são a essência de um negócio, afinal, eles existem em todos os departamentos e equipes, definindo os caminhos e os fluxos de atividades. E é para tornar tudo mais fácil que temos o BPM (Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios).
A metodologia BPM visa implementar melhorias contínuas nos processos organizacionais e indica novas formas de realizar determinadas tarefas para alcançar resultados com maior agilidade.
Sua aplicação prática se dá por meio das ferramentas BPM ou BPMS. Esses sistemas permitem automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento das atividades.
Neste artigo, vamos abordar de forma mais aprofundada o que é BPM e qual é a importância de implementar uma ferramenta com esse conceito na sua empresa. Confira!
O que é BPM?
Business Process Management (BPM) é a prática de projetar, executar, monitorar e otimizar processos de negócios.
Trata-se de uma metodologia, aliada a um software BPMS, que pode transformar seu negócio com maior eficiência e agilidade. Feito corretamente, também proporciona melhoria contínua ao fluxo de processos.
Muitas pessoas confundem BPM simplesmente com automação de fluxo de trabalho. No entanto, o BPM deve ser centrado em resultados, como melhoria de processo ou ganhos de eficiência.
Deve-se também levar em conta o processo completo. Os processos podem ser estruturados – e ter um caminho previsível do início ao fim -, ou não estruturados, com um caminho menos previsível.
Naturalmente, os processos ou fluxos de trabalho estruturados e repetitivos são aqueles que são bons candidatos para automação.
Por que o BPM é importante?
O BPM trata de conduzir os negócios da maneira mais eficiente possível e com melhores resultados — sejam eles qualidade, serviço, tempo de resposta, experiência ou satisfação do cliente.
Isso pode significar otimizar a alocação de recursos, eliminar gargalos, reduzir a duplicação de processos, acelerar as transações, entre outros.
O emprego dessa metodologia orientada para resultados ajuda as organizações a melhorarem deliberadamente as operações, bem como seus resultados financeiros.
Ao fazer isso, elas podem se tornar mais fortes e mais preparadas para enfrentar eventuais problemas.
Benefícios do BPM
Se feito corretamente, o BPM pode trazer muitos benefícios para o seu negócio. Aqui estão alguns:
- Eficiência de custos: ao otimizar as operações e a colaboração e reduzir os esforços duplicados, as empresas podem diminuir os custos e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade;
- Aumento de produtividade: a prática de BPM geralmente leva à automação de tarefas repetitivas, removendo gargalos e reduzindo etapas desnecessárias;
- Melhor satisfação do funcionário e do cliente: em vez de perder tempo realizando tarefas enfadonhas e repetitivas, os funcionários podem dedicar mais tempo às atividades que agreguem maior valor ao negócio e ao cliente;
- Estratégia corporativa mais forte: Ao alinhar o BPM aos resultados de negócios, as organizações podem melhorar seu desempenho geral e otimizar recursos;
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Como aplicar na sua empresa?
O modelo BPM é sempre cíclico e “vivo”, ou seja, está em constante atualização.
Em todos os processos existem formas de melhorias, detectadas durante a execução de cada etapa.
Afinal, ao executar o fluxo de trabalho, existem falhas e obstáculos ocasionais, que podem ser corrigidos e medidos.
1. Planejamento estratégico
Para criar um modelo integrado, é necessário identificar os processos existentes na empresa.
Em seguida, deve-se verificar se estão alinhados com os seus objetivos estratégicos e com a sua cadeia de valor, definindo quais os processos mais críticos a serem otimizados.
Para isso, é feito um mapeamento inicial, para reconhecer como é realizado e qual a situação atual de cada processo. Esse é o próximo passo.
2. Modelagem: análise e desenho de processos
Aqui, partimos de uma análise mais aprofundada dos processos atuais, com o mapeamento de cada etapa. São avaliados os recursos disponíveis e os problemas existentes em cada um deles.
Uma das formas de realizar a modelagem é por meio da notação BPMN (Business Process Model and Notation), que é uma forma de representação gráfica compreensível para todos os envolvidos e traz símbolos para cada elemento do processo.
Os modelos devem representar os processos porque, na verdade, eles são feitos no dia a dia e devem ter uma visão de ponta a ponta.
De acordo com esse mapeamento, com o plano estratégico e com a avaliação de diferentes cenários, passamos à prototipagem de processos.
Pretende-se encontrar possíveis melhorias e evoluções dos processos existentes, criando atividades, regras, padrões e indicadores (KPIs) a seguir.
Isso permite chegar a um ideal do que a empresa pretende ser e qual a melhor entrega ao cliente.
Para isso, o comitê criado para a gestão deve utilizar diferentes técnicas até atingir os processos desejados, como benchmarking, reuniões de brainstorming, análise SWOT, entrevistas com o cliente e outros.
Essas melhorias podem ser:
- Integração de sistemas;
- Eficiência de tempo ou custo;
- Treinamento da equipe;
- Funções de terceirização, entre outras;
3. Implantação
Agora, é criado um workflow com cronogramas, gestores, preparação dos envolvidos no processo e metas para implantação dos novos processos.
Assim, se torna possível:
- Monitorar as atividades em tempo real, com controle do andamento por meio de gráficos e formulários de dados;
- Divulgar o andamento do processo com toda a equipe, de forma a manter todos atualizados;
- Priorizar os processos e atividades mais importantes;
- Identificar os responsáveis pela atividade e distribuir automaticamente as tarefas;
- Integrar todos os sistemas utilizados;
- Aplicar regras de negócios e outros recursos;
O resultado é uma empresa mais preparada para as incertezas, com redução de gastos e produtos e serviços que geram mais valor para o cliente.
Com os sistemas implantados e a equipe treinada, basta colocar em prática as melhorias do redesenho, executando as atividades.
4. Monitoramento e controle
De acordo com os KPIs (indicadores de desempenho) definidos no desenho do processo, os resultados são monitorados para verificação do sucesso.
Só é possível avaliar os resultados e gerenciar algo através de métricas. As principais métricas são:
Gerenciamento de tempo
Significa agilizar processos e melhorar o desempenho em determinadas atividades. Em geral, para produzir mais e mais rápido. Os indicadores de tempo mostram a duração do atendimento entre o pedido e a entrega.
Qualidade
Quem consome seu produto ou serviço espera sempre receber um resultado de qualidade e segurança, que, neste caso, pressupõe padronização de processos.
Os indicadores devem medir a taxa de defeitos por entrega, a previsibilidade, a confiabilidade do produto e a percepção do cliente sobre ele.
Custo
A gestão de processos também significa gerar mais valor, evitando desperdícios. Ou seja, é necessário utilizar indicadores de custos para que se possa despender menos materiais, recursos financeiros, estoques, esforços das pessoas, entre outros.
Capacidade
Também é necessário medir o quanto a empresa é capaz de produzir, em relação a um parâmetro de tempo pré-estabelecido. Desta forma, os indicadores de capacidade servem para medir o número de transações mínimas, máximas e temporais.
5. Refinamento
A partir do monitoramento, é feito um refinamento para melhorar possíveis falhas de processo.
Como dissemos, o BPM é sempre cíclico, visando a melhoria contínua, com profissionais cada vez mais engajados.
Ao final de um processo, os resultados são medidos e os problemas encontrados são corrigidos, em um círculo sem fim.
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Aplique no seu negócio
Agora que você já sabe o que é BPM e como ele é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, é hora de arregaçar as mangas e começar a aplicar na sua empresa.
Afinal, só podemos controlar o que podemos medir, e para medir é preciso conhecer cada processo e ter a gestão mais eficiente sobre cada um deles.
Esperamos que tenha compreendido o que é BPM e como aplicar em sua empresa. E caso queira aprofundar seu conhecimento e saber as diferenças entre BPM e BPMS, confira o artigo “O que é BPM e BPMS”.
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