O que é OCR e para que serve essa tecnologia?

Talvez você já tenha ouvido falar em OCR, mas pode não ter certeza de como essa tecnologia pode agregar valor ao seu negócio, certo?

Em termos simples, OCR é conhecido como reconhecimento de texto. As empresas costumam usar o OCR para capturar dados de recibos e notas fiscais, extrair dados de documentos e ler placas de carros.

Mas em empresas, ela pode ajudar no processo de gestão de documentos, já que todo documento escaneado pode ser lido pela tecnologia, facilitando a localização das informações e tornando todo processo mais rápido e prático.

Quer saber mais sobre como funciona essa tecnologia, e como ela pode ajudar sua empresa? Então confira o artigo que compartilhamos logo abaixo, e como a Selbetti pode ajudar você a ter a tecnologia OCR no seu negócio!

O que é OCR?

O OCR é a sigla de Optical Character Recognition (Reconhecimento de Caracteres Óticos). Essa é uma tecnologia que ajuda os usuários a extrair texto de imagens ou documentos digitalizados e transforma esse texto em um formato que o computador possa ler.

Isso é útil quando você precisa digitalizar documentos e, por meio de um sistema de gestão de documentos, acessar facilmente os dados.

Em essência, você pode reduzir os processos manuais de documentos usando o software OCR para reconhecer letras, palavras, itens de linha, frases e padrões. A única exceção é o reconhecimento de textos manuscritos, devido à falta de padrão na escrita.

Muitas vezes vemos soluções de OCR acopladas à Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML) para automatizar determinados processos e aumentar a precisão da extração de dados.

Como funciona o OCR?

OCR funciona como a capacidade humana de ler um texto e reconhecer padrões e caracteres. Normalmente, os humanos leriam o texto e, em seguida, extrairiam as informações necessárias inserindo manualmente os dados em um sistema, arquivo ou banco de dados.

OCR faz isso de forma ágil e facilitada. A tecnologia melhora a qualidade de um texto ou imagem digitalizada e segue várias etapas para extrair os dados que foram capturados. A grande diferença é que o trabalho manual leva mais tempo e é mais propenso a erros humanos.

Para isso, segue as seguintes etapas:

Etapa 1: pré-processamento de imagem

Para que a extração de dados seja precisa, a qualidade da imagem deve ser aprimorada. O processo de aprimoramento de imagens também é conhecido como fase de pré-processamento de imagens. Quanto mais nítida e melhor for a imagem ou o documento digitalizado, mais precisa será a saída de dados.

Etapa 2: segmentação

A segmentação é o processo de reconhecer uma linha de texto por vez. A segmentação envolve etapas, como:

Detecção de palavras e linhas de texto – Refere-se à identificação das linhas de texto e das palavras que lhes pertencem.
Reconhecimento de script – O processo de identificação do script com base em documentos, páginas, linhas de texto, parágrafos, palavras e caracteres.

Etapa 3: reconhecimento de caracteres

Nesta etapa, uma imagem ou documento é dividido em partes, seções ou zonas. Após a separação, os caracteres dentro deles são reconhecidos.

Duas abordagens são invocadas na etapa de reconhecimento de caracteres:

Correspondência de matrizes – O processo no qual cada caractere é comparado com uma biblioteca de matrizes de caracteres. O modelo OCR completa uma comparação pixel a pixel para rotular uma imagem de um caractere para o caractere correspondente.
Reconhecimento de recursos – O processo de reconhecimento de padrões de texto e recursos de caracteres de imagens. Por exemplo, o tamanho, altura, forma, linhas e estrutura de um caractere são comparados com os da biblioteca existente.

Etapa 4: pós-processamento da saída

Esta etapa trata das técnicas e algoritmos que melhoram a precisão da extração de dados para obter o melhor resultado.

Diferença entre OCR e Inteligência Artificial

É importante compreender que OCR e Inteligência Artificial (IA) são tecnologias diferentes, mas que se complementam visando entregar a melhor solução para leitura de arquivos digitais.

Com a IA incorporada ao software OCR, a solução pode se adaptar constantemente e aprender a reconhecer os dados com mais precisão. Ele pode criar uma compreensão profunda da semântica e ampliar a variedade de idiomas, formatos, layouts e tipos de documentos suportados.

O que a IA faz é permitir que o software ou sistema OCR analise todos os dados disponíveis, encontre correlações e crie uma base de conhecimento rica em informações.

A base de conhecimento que a IA cria pode se adaptar ao longo do tempo, o que pode ajudar na progressão da precisão da extração de dados.

A melhor parte da IA é que ela replica as capacidades humanas para escanear e entender os principais insights com alta velocidade e precisão.

Seja qual for o seu caso de negócios, uma solução de OCR com tecnologia de IA pode ajudá-lo a fazer os dados trabalharem para você.

Vantagens de uma ferramenta OCR para sua empresa

Além do reconhecimento convencional de caracteres, as soluções de OCR podem fazer muito mais. Para dar uma ideia de como é vantajoso usar essa tecnologia em seu fluxo de trabalho de processamento de documentos, listamos a seguinte lista de benefícios abaixo:

Digitalize documentos em segundos

Com o software OCR, sua empresa elimina os arquivos de papel e passa a ter dados extraídos de documentos em formato digitalizado. Esse processo pode ser feito em alguns segundos.

Tempo de implementação mais rápido

As soluções de OCR mais avançadas não dependem apenas de regras e modelos. Assim, leva menos tempo para treinar o motor e implementar a tecnologia.

Tempo de resposta mais rápido

Os fluxos de trabalho de processamento de documentos tradicionais geralmente têm muitas tarefas lentas e complicadas que criam gargalos caros. A verificação e extração manual de dados pode levar de 10 a 20 minutos por documento, enquanto o OCR tradicional pode fazer isso em menos da metade do tempo.

Redução de custos

Como a IA alimentada por OCR permite tempos de resposta mais rápidos, automatiza tarefas tediosas e minimiza erros de entrada de dados, a sobrecarga é significativamente reduzida. Isso nos leva a um dos principais benefícios para as empresas: a redução de custos, já que não precisará que funcionários executem a tarefa.

Detecção de fraudes

As empresas perdem enormes quantias de dinheiro para documentar fraudes a cada ano. OCR pode ajudar a resolver esse problema com detecção de fraude por meio de análise de imagem e EXIF. Isso pode evitar que você perca capital por fraudes internas e externas.

Sua empresa já tem essa tecnologia?

Como foi possível acompanhar, a tecnologia OCR é uma poderosa aliada para as empresas que desejam otimizar seus processos de gestão de documentos e eliminar de vez os arquivos de papel.

A boa notícia é que você pode ter acesso a essa inovação por meio da Selbetti, que conta com esta tecnologia como uma de suas soluções. Seu funcionamento é muito simples: primeiro ele faz uma leitura do documento, identifica o tipo do documento, extrai os dados e, por fim, publica no ECM – sistema de gestão de documentos – automaticamente.

Esperamos que tenham compreendido o que é OCR e para que serve essa tecnologia. E para aprofundar ainda mais seu conhecimento no tema, confira também o artigo “Como o OCR e a inteligência artificial estão revolucionando a digitalização de documentos”.