É difícil encontrar uma empresa que nunca tenha utilizado as planilhas do Excel para Gestão de Documentos. Mas com a evolução da tecnologia, torna-se necessário questionar até que ponto esse método ainda proporciona agilidade e eficiência na organização documental.
Hoje, temos diversos sistemas de gestão eletrônica de documentos no mercado. Eles possibilitam automatizar algumas tarefas, potencializar as consultas e ainda reduzir significativamente os erros na hora do armazenamento.
Neste artigo, vamos abordar alguns motivos para abandonar as planilhas Excel no controle de documentos e as vantagens de apostar em um bom software. Vamos lá? Acompanhe a leitura!
Planilha Excel para Gestão de Documentos
Não é novidade o quanto a gestão de documentos é importante para uma empresa. Afinal, é essa prática que vai garantir rotinas produtivas e segurança às informações, blindando a organização de episódios como perdas, vazamentos e descartes inadequados de documentos (antes do prazo de temporalidade).
Nesse sentido, as planilhas Excel continuam sendo muito utilizadas para fazer o controle de documentos de uma empresa, principalmente porque são ferramentas gratuitas e de fácil acesso.
Essa solução é editável e, por isso, se adapta a diversos contextos empresariais, oferecendo recursos que vão desde o cadastro de departamentos, permissões e usuários até atribuição de tarefas dos colaboradores, anexo de novas versões do documento e dashboards.
Por outro lado, as planilhas de Excel para Gestão de Documentos acabam apresentando alguns riscos de segurança e, se comparadas a outras opções disponíveis atualmente, elas podem deixar muito a desejar.
5 motivos para abandonar a planilha Excel na Gestão de Documentos
Confira a seguir alguns motivos para repensar a utilização das planilhas Excel como única metodologia de gestão de documentos no seu negócio.
1- Risco de perda de informações
As planilhas apresentam grande risco de perda de informações, uma vez que não são integráveis como outras ferramentas e centenas de documentos podem ficar “avulsos”.
Essa insegurança pode ser observada em caso de algum problema no computador ou arquivo corrompido. Como a planilha não tem backup automatizado, a empresa pode perder o documento permanentemente.
Além disso, é muito comum que cada departamento tenha cópias das planilhas. Logo, se os documentos não estiverem atualizados para todos os membros, pode ocorrer uma divergência de dados que impactará no andamento das operações como um todo.
2- Falta de eficiência
Outro motivo para substituir as planilhas é que elas não oferecem muita eficiência em termos de dados, em outras palavras, elas pecam quando o ponto é confiabilidade.
Isso ocorre porque os elementos da planilha podem fornecer informações insuficientes ou, mesmo, equivocadas, em virtude das planilhas estarem espalhadas e vulneráveis a situações como:
- Extravios;
- Confusão com dados de outra planilha (quando os assuntos são semelhantes);
- Erros na transferência de dados entre uma planilha e outra;
- Informações desatualizadas;
Assim, torna-se necessário pensar até que ponto elas auxiliam na operação do negócio.
3- Baixa produtividade da equipe
Por demandar atualizações constantes, as planilhas Excel acabam reduzindo a produtividade dos colaboradores.
Dessa forma, haverá um maior tempo gasto na realização das atividades de gestão documental. O fato de tudo ser feito manualmente também pode acabar causando demoras nas consultas de documentos no dia a dia.
4- Pouca usabilidade e funções limitadas
Muitas vezes, os usuários precisam de fórmulas mais avançadas para realizar algumas atividades no Excel, o que requer um bom conhecimento da ferramenta e saber como programá-la.
A este respeito, podemos dizer que as planilhas também não fornecem muita usabilidade, ou seja, não são tão fáceis de utilizar, nem contam com funções de caráter complexo em seu ambiente (situação em que não se precisaria de fórmulas para manejo).
5- Ausência de integração
A falta de integração com outros sistemas é um dos motivos mais importantes para deixar as planilhas Excel para gestão de documentos no passado.
Basta lembrar o quanto é fundamental que colaboradores e departamentos trabalhem de forma integrada para garantir o alcance das metas. E é aqui que as planilhas são inviáveis, já que é necessário criar uma planilha para cada necessidade da empresa, não tendo como integrar tudo em um só lugar.
Por que substituir a planilha por um bom software de Gestão de Documentos?
Com a transformação digital, surgiram novas opções para gerenciar os documentos da empresa e substituir as boas e velhas planilhas do Excel. Uma dessas alternativas é um software de Gestão de Documentos.
Ao utilizar um sistema de Gestão de Documentos – ECM, será possível simplificar o controle e centralizar as informações em um só ambiente com mais segurança, eficiência e economia de tempo e dinheiro.
Um software de gestão documental oferece recursos como acompanhamento em tempo real das alterações de documentos, personalização de acessos, digitalização em massa, automatização do processo de cadastramento de documentos no sistema e muito mais.
Quer conhecer mais sobre o assunto? Então confira nosso artigo O que é Gestão Eletrônica de Documentos e como fazer na prática.
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