Implementar metodologias de organização e segurança das informações é essencial para manter a eficiência dos processos de uma empresa. Esse é o princípio básico da gestão de documentos. 

Quando a gestão é feita de forma eficiente, torna-se possível preservar documentos, controlar a temporalidade, fazer consultas com muito mais facilidade e, de quebra, alavancar a produtividade da equipe. 

Considerando tudo isso, a Gestão de Documentos deveria ser um mantra dentro das organizações, não é? Neste artigo, vamos aprofundar mais a importância de fazer a gestão dos seus documentos empresariais e como um sistema pode otimizar essa atividade. Acompanhe a leitura!

Afinal, por que é importante fazer a Gestão de Documentos em uma empresa?

Todos os dias as empresas produzem um grande volume de documentos, que precisam ser armazenados em locais seguros e estar disponíveis para eventuais consultas.

Entre os documentos guardados podemos ter:

• comprovantes de pagamentos;
• extratos bancários;
• escrituras de imóveis;
• dados cadastrais;
• contratos com fornecedores e clientes;
• registros de processos internos;
• estatísticas da empresa;

Esses arquivos podem conter informações importantes que influenciam na performance das operações e até no posicionamento da empresa no mercado. Nessa perspectiva, quando não é feita uma Gestão de Documentos eficiente, o negócio poderá enfrentar problemas como:

• lentidão processual por dificuldade de localização;
• falta de espaço físico;
• perdas de informações;
• exposição de dados;
• não cumprimento da legislação;

Logo, fazer a Gestão de Documentos se torna cada vez mais necessário nas organizações. Isso porque essa atividade se concentra em estabelecer metodologias para realizar o armazenamento correto de cada arquivo, levando em conta aspectos como natureza da informação, regras de descarte, personalização de acesso, frequência de uso e muito mais. 

Mas, vamos combinar que nem sempre é possível fazer todo esse gerenciamento de forma manual, certo? Daí que muitos gestores estão investindo em tecnologia, implementando rotinas de digitalização e softwares de gestão documental. Assim, é possível agilizar esse processo, melhorar o fluxo de trabalho e garantir plena segurança de todas as informações.

No próximo tópico, você poderá acompanhar algumas vantagens de investir em um sistema de gestão eletrônica de documentos.

7 motivos para adotar um sistema de Gestão de Documentos na empresa

1- Otimiza o fluxo de informações do negócio

Um dos grandes diferenciais de adotar um sistema de gestão de documentos é que, a partir dele, é possível gerar relatórios, planilhas e listas de todos os documentos da empresa. 

E o melhor: todas essas informações são facilmente acessíveis pelos colaboradores autorizados. Além disso, qualquer adição ou exclusão de dados fica registrada, melhorando a qualidade da gestão interna e potencializando a produtividade. 

2- Garante a preservação de documentos e evita danos ou perdas

As consequências de extraviar ou danificar documentos podem ser muito duras para uma empresa. Mas é um fato muito comum quando os registros são realizados em papel ou quando a equipe não entende como fazer uma boa organização documental. 

Mas, felizmente, a utilização de um sistema de gestão eletrônica de documentos pode garantir a plena preservação dos documentos armazenados. Com essa ferramenta, você pode acompanhar em tempo real todos os movimentos e ainda resgatar as versões antigas dos arquivos. 

3- Facilita procedimentos de auditoria

Além de garantir mais produtividade e preservar os dados, a organização de documentos também facilita bastante o processo de auditoria. 

Na auditoria, é realizada uma ampla revisão das informações da empresa para garantir que tudo está em ordem e não há nenhuma ação ilegal sendo praticada. O papel do sistema de gestão documental será atribuir mais eficiência e agilidade ao acesso desses documentos, potencializando os procedimentos de análise. 

4- Reduz custos operacionais

Organizar os documentos geralmente pode ter um alto custo para as empresas. Isso porque muitos negócios precisam investir mais em controle de informações para prestar contas, além de fazer tudo manualmente, gastando muito com impressões e outros materiais.

Nesse sentido, implementar um sistema de gestão é capaz de acelerar todo o monitoramento e ainda trazer redução de custos, já que o valor do software de gestão é muito inferior se comparado com os valores gastos com a gestão manual. 

5- Libera o espaço físico

Não há cenário mais comum do que salas e armários lotados de documentos. O problema é que os documentos físicos podem ocupar muito espaço na empresa, tornando a organização mais difícil e demandando mais atenção por parte da equipe.

Uma ferramenta de gestão documental fará total diferença, uma vez que não apenas poderá facilitar as consultas como também irá liberar alguns espaços. 

Conheça o ECM da Selbetti

O módulo de Gestão de Documentos ECM da Selbetti foi desenvolvido para atender todas as demandas de gerenciamento de dados das empresas.

Com tecnologia de ponta e estrutura 100% web, o ECM irá potencializar as suas rotinas com muito mais controle, agilidade e segurança. 

Confira alguns recursos do nosso ECM que o diferenciam dos demais sistemas do mercado:

• Padronização e organização dos documentos e fluxos de trabalho;
• Simplicidade e facilidade para captura de documentos;
• Controle de temporalidade de conteúdo;
• Tipificação, extração e organização automática de conteúdo de documentos;
• Distribuição da informação de forma simples e efetiva;
• Plataforma low code (ou solução amigável) para criação de documentos e processos – (ECM + BPM);
• Captura e indexação de documentos integrada a equipamentos multifuncionais e smartphones;
• Total conformidade com assinatura digital ICP do Brasil;
• Facilidade de integração com outros sistemas, APIs nativas prontas para uso;
• Manual e knowledge base online;
• Estrutura de cursos online do básico ao avançado tanto para uso quanto administração da solução;
• Assinatura eletrônica e digital de documentos.

Assim, ao contar com um bom sistema de Gestão de Documentos, como o ECM, as suas rotinas empresariais serão muito mais práticas e produtivas, sem riscos de perdas de documentos ou vazamento de informações importantes.

Agora que você entende por que a Gestão de Documentos é importante, que tal investir no melhor sistema de gestão documental? Entre em contato e agende uma conversa conosco!
E se quiser continuar se aprofundando no tema, confira nosso post Como fazer uma boa gestão de documentos!