Potencialize seus resultados com a automação de processos – RPA

Para muitos gestores, mensurar o valor produtivo da empresa correspondente é sempre uma tarefa desafiadora. Para tornar esse trabalho mais simples e efetivo, uma excelente saída é buscar métodos que permitam quantificar os esforços dos colaboradores. A forma mais indicada para chegar nesse resultado é a utilização do conceito de FTE.

FTE (full-time equivalente ou traduzido, equivalente em tempo integral) é uma maneira utilizada para medir as horas úteis trabalhadas pelos colaboradores. Com base nessa metodologia, é possível estabelecer uma comparação dos níveis de envolvimento de cada integrante da equipe, mesmo que eles possuam cargas horárias distintas.

Mas, o que de fato é o conceito de FTE no meio corporativo? Nós vamos te explicar, continue a leitura!

O FTE é um cálculo que possibilita medir a quantidade de horas em que estão sendo efetivamente trabalhadas. Entendemos que, afinal das contas, é quase impossível que um colaborador seja produtivo ao longo da sua jornada de 8 horas de trabalho, existem pausas para conversar com seus colegas, tomar um cafezinho ou ir ao banheiro. E está tudo bem, faz parte do dia-a-dia. Contudo, a dificuldade de mensurar a produtividade dos colaboradores acaba existindo em função de todos esses fatores.

Olhando pelo ponto de visão de execução, o FTE permite que os gestores visualizem com mais clareza o tempo de produtividade mensal de cada integrante da equipe e analisem se o tempo da jornada de trabalho está sendo efetiva.

Para iniciar o entendimento do cálculo do FTE, é necessário antecipadamente levar em consideração alguns fatores importantes:

• Dias úteis
• Ociosidade (entre 10% a 15% da jornada de trabalho, normalmente)
• Férias
• Atrasos
• Feriados
• Atestados ou faltas justificadas

Analisando todos esses fatores, conseguiremos chegar muito próximo na quantidade de horas produtivas. Outra informação importante, é entender qual seria o esforço (normalmente em minutos) para executar cada item do trabalho que se executa (ex.: quanto tempo o colaborador demora para realizar um cadastro).

Para ficar mais claro, vamos utilizar um exemplo para explicar em detalhes o cálculo do FTE:

A atividade Cadastrar Itens consiste em inserir/atualizar dados no sistema a partir de uma planilha que contém uma lista de informações. São processados em média 250 cadastros por dia (aprox. 5000 cadastros por mês). Cada cadastro consome em média 5 minutos de trabalho de 1 assistente, executando os seguintes procedimentos: acessar o formulário de itens no sistema de cadastro, preencher o formulário copiando e colando campo a campo os dados que estão na planilha, salvar o cadastro, copiar o número de item cadastrado e incluir esta informação na planilha.

Se a jornada de trabalho integral de um colaborador é de 160 horas produtivas, para chegar no valor final do FTE, é a quantidade total de horas mensais para execução dividido pela quantidade de horas produtivas do colaborador:

A utilização do RPA para potencializar a produtividade!

Para que seja possível representar com mais clareza o valor agregado relacionado à otimização de performance em robotizar um processo, vamos utilizar novamente o exemplo anterior, substituindo as informações de uma pessoa por uma automação.

Para a mesma atividade de Cadastrar Itens, permanece a necessidade de processar em média 250 cadastros por dia (aprox. 5000 cadastros por mês). Foi verificado que cada robô consegue processar um cadastro em 30 segundos, executando os mesmos procedimentos do assistente para executar essa tarefa.

Sendo assim, os mesmos 5000 cadastros mensais irão consumir aproximadamente 41,6 horas (5000 cadastros * 0,5 horas / 60 minutos) de trabalho mensal utilizando robotização, ou seja, 10% do tempo que uma pessoa utilizaria para executar os mesmos passos.

Nesse exemplo, a jornada de execução de um robô é de 480 horas mensais (24h por dia x 5 dias na semana). Sendo assim, o cálculo do FTE de um robô será o seguinte:

Agora visando uma análise comparativa em valores financeiros:

Conclusão: O RPA ajudará a impulsionar resultados positivos na sua empresa.

A grande maioria das corporações que possui processos padronizados e formalizados, seja para qual setor ou departamento que estejamos nos referenciando, sempre encontrará grandes oportunidades para automatizar processos através do RPA. Através de números e exemplos, conseguimos afirmar que a tecnologia traz muitos benefícios, desde que seja implantada de forma correta e realizada a governança da estrutura que irá suportar as robotizações.

Segundo previsão do Gartner, 90% das grandes organizações em todo o mundo terão adotado o RPA de alguma forma até 2022, afinal muitas delas já estão buscando capacitar digitalmente processos de negócios críticos por meio de resiliência e escalabilidade, enquanto equilibram o trabalho humano e o esforço manual. É fato também que a pandemia e a recessão estão contribuindo para o aumento no interesse na tecnologia, no modo geral e global.

“A implementação do RPA no mundo corporativo vai além do aumento da produtividade e redução de erros na execução dos processos. Com certeza o maior valor adquirido é fazer com que as pessoas possam desbloquear o melhor dos seus potenciais: o ser humano”, segundo Andre Murilo Gomes, Gerente de Produtos RPA na Selbetti. Essa citação leva muito em consideração que a robotização de processos não está substituindo os humanos, mas sim as tarefas repetitivas e monótonas, deixando para as pessoas a dedicação por atividades mais analíticas e contextuais.

Para você que ainda não conhece os principais fundamentos do RPA, veja nosso post Por que investir em automação de processos com o RPA?