Processo de automação: Quando iniciar na sua empresa?

O processo de automação está ganhando cada vez mais força nas empresas pelas diversas vantagens que proporciona às operações.

Segundo uma pesquisa feita pela Associação Brasileira de Automação (GS1 Brasil), com apoio da H2R Pesquisas, 95% das empresas ainda vão investir em tecnologia em 2021. E todas pelo mesmo motivo: aumentar a produtividade e reduzir custos.

A automação de processos não se trata de trocar pessoas por máquinas. Pelo contrário: ela visa usar soluções de software para uma melhor alocação de recursos, aproveitando a mão-de-obra disponível para desempenhar atividades mais estratégicas.

Para saber mais sobre o processo de automação, seus benefícios e como iniciá-lo na sua empresa, confira o artigo que preparamos abaixo!

Como funciona a automação de processos?

A automatização de processos visa transformar situações que eram realizadas de maneira manual em procedimentos que contam com o auxílio de tecnologia.

Vale lembrar que a automação não serve para substituir a atividade humana, mas para otimizar recursos e facilitar o trabalho dos profissionais de uma maneira geral.

Ela pode ser aplicada aos mais variados processos, desde trabalhos braçais até a análise de dados por meio da inteligência artificial, aperfeiçoando processos.

Benefícios da Automação de Processos de Negócios:

Aqui estão os 7 principais benefícios da automação de processos de negócios.

1) Melhor eficiência operacional

A automação melhora a eficiência operacional das empresas. Isso porque os processos repetitivos e demorados podem ser automatizados, garantindo alta produtividade para a equipe, que poderá focar em demandas estratégicas.

Além disso, a automação também facilita a identificação e correção de erros e gargalos nos fluxos de trabalho. Tal funcionalidade contribui para uma maior eficiência geral do processo.

2) Custos reduzidos

Quando os processos são executados manualmente, quase sempre há um desperdício significativo de recursos. Com a automação, o custo das operações é minimizado, aumentando assim as margens de lucro.

Nesse cenário, os recursos são utilizados de forma otimizada e desperdícios são eliminados. A automação também ajuda as organizações a gerenciarem os contratos com fornecedores de maneira eficiente e a renegociar os termos de maneira favorável.

3) Gestão de documentos

Ter um processo manual de armazenamento e gerenciamento de documentos pode consumir muito tempo e até aumentar as chances de erros.

Quando a automação é implementada, ela simplifica a gestão de documentos significativamente, atribuindo inteligência e rapidez ao processo. Isso significa que a organização e a recuperação de dados são potencializadas, conteúdos empresariais se tornam facilmente localizáveis e os dados confidenciais são protegidos com personalização de acessos.

4) Melhor atendimento ao cliente

Os processos de automação estão em uma posição única para impulsionar as experiências dos clientes. Primeiro, porque o uso da tecnologia permite entregar aos clientes informações e produtos em tempo hábil. Além disso, os níveis de qualidade são mantidos estáveis graças à padronização e eficiência proporcionados.

Em segundo lugar, a inovação na automação de processos, como os chatbots, permite que as empresas aproveitem a inteligência artificial para resolver casos com rapidez e precisão, potencializado a experiência do cliente de forma positiva.

5) Visibilidade e transparência

A automação melhora a visibilidade dos processos por meio de painéis personalizáveis. Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) estabelecidos podem ser rastreados rapidamente para vários processos em execução. Relatórios detalhados de desempenho de processos fornecem insights sobre áreas que precisam de melhorias.

A automação também facilita a transparência nos processos. Isso ajuda as equipes a se manterem informadas sobre as atribuições de tarefas e incentiva a responsabilidade.

6) Maior conformidade

A falta de conformidade com as regulamentações legais pode ser muito cara para as organizações. Por isso, um software de automação de processos pode ajudar as empresas a se manterem em conformidade com facilidade.

Cada vez que um processo automatizado é executado, o log registra os nomes dos executores das tarefas, os detalhes e a linha do tempo em que foram concluídas. Esses logs podem ser úteis durante trilhas de auditoria para demonstrar conformidade.

7) Maior engajamento dos funcionários

Uma vantagem significativa do processo de automação é o aumento do engajamento dos funcionários, que se tornam mais motivados, na medida em que suas tarefas são facilitadas/agilizadas com a tecnologia.

A automação ainda oferece um melhor ambiente para que os funcionários façam o trabalho com eficiência. As aprovações são mais rápidas, o que significa que as equipes não precisam perder tempo esperando e lembrando os gerentes. A transparência nos processos ajuda os profissionais de alto desempenho a obterem o reconhecimento que merecem.

Como e quando iniciar a automatização na sua empresa?

Como fica claro nos sete pontos listados acima, o processo de automação é uma necessidade do modelo atual de trabalho, que busca cada vez mais aumentar a produtividade, além de reduzir custos e otimizar processos.

Aqui na Selbetti, você encontra o RPA (Robotic Process Automation, ou em português, Automação Robótica de Processos). Esse inovador sistema permite que diversos processos da empresa sejam automatizados, gerando maior agilidade e menor custo ao seu negócio.

De forma simplificada, o RPA é um robô em forma de software que realiza tarefas administrativas, capturando e interpretando comandos, a fim de processar uma transação e se comunicar com outros sistemas, automatizando algumas atividades rotineiras e repetitivas. O objetivo é otimizar a execução das ações dentro de um processo.

As formas de usar o RPA são as mais variadas possíveis, desde algo simples como gerar uma resposta automática, até implantar milhares de bots programados para automatizar tarefas em um sistema, capturando e interpretando aplicativos para processar uma transação, manipular dados, disparar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais.

Essa implementação leva agilidade às operações, reduzindo custos com robôs que realizam atividades 24h por dia.

Além disso, o software RPA permite que os profissionais dediquem mais tempo às atividades estratégicas, como atendimento aos clientes e criação de novas soluções. Desta forma, torna-se possível valorizar e aproveitar mais o potencial dos colaboradores.

Entre algumas atividades que podem ser automatizadas com o RPA, temos:

Envio de cobranças e notificações;
Cálculos complexos;
Encerramento de contas;
Processamento de pedidos;
Monitoramento de tarefas automatizadas;
Geração de relatórios de conformidade;
Atualização de perfis de clientes e funcionários;
Gerenciamento do banco de talentos – departamento de RH;
Registro, modificação, validação e análise dos dados da empresa;

Portanto, se você pretende iniciar a implantação dos processos de automação, você pode contar com a Selbetti. Atuamos no mercado da tecnologia há 4 décadas e temos a expertise que seu negócio precisa para alavancar resultados. Entre em contato agora mesmo com nossa equipe técnica e saiba como podemos lhe ajudar!
E caso queira se aprofundar mais na tecnologia RPA, sugerimos a leitura do post Automação: Tudo sobre robotic process automation (RPA)