Saiba como fazer o descarte de documentos na sua empresa

No mundo empresarial moderno, o descarte de documentos se tornou uma necessidade tanto para a otimização dos processos quanto para a manutenção da organização e confidencialidade.

Imagine: um documento mal descartado pode cair em mãos erradas, e as consequências podem ser desastrosas. De acordo com um estudo, empresas ao redor do mundo gastam bilhões anualmente em consequência de informações mal administradas. Isso ressalta a urgência de abordar este tópico com a seriedade que ele merece.

Desde as primeiras civilizações, a humanidade reconheceu a importância de registrar informações. Contudo, no âmbito empresarial, com a chegada das tecnologias digitais, a demanda por espaço físico para armazenamento de documentos vem diminuindo.

Mas isso não significa que os documentos físicos se tornaram obsoletos ou que podemos simplesmente nos desfazer deles sem qualquer critério.

No artigo a seguir, exploraremos as melhores práticas para realizar o descarte de documentos de maneira eficaz e segura. Confira!

Entendendo a importância do descarte correto

Falar sobre o descarte de documentos é tocar num tema vital para as operações de qualquer empresa. A gestão de documentos é muito mais do que apenas manter registros ordenados em arquivos.

Ela se trata de garantir que informações valiosas sejam protegidas, acessadas quando necessário, e descartadas de maneira adequada quando não são mais requeridas. Aqui estão os principais pontos sobre a relevância de um descarte bem planejado:

Preservação da confidencialidade: Muitos documentos empresariais contêm informações confidenciais, seja sobre funcionários, clientes, parceiros comerciais ou mesmo sobre a própria operação da empresa. Descartá-los incorretamente pode resultar em vazamentos de dados, levando a prejuízos financeiros, danos à reputação e possíveis ações legais.
Cumprimento da legislação: Existem várias leis e regulamentações que estabelecem prazos específicos para a guarda de documentos. Além disso, o descarte incorreto pode acarretar em multas e sanções legais. Manter-se atualizado sobre essas leis e garantir o descarte no tempo correto é essencial.
Gestão eficiente de espaço: Documentos acumulados sem critério podem ocupar um espaço valioso em escritórios e armazéns. Ao efetuar um descarte sistemático, a empresa otimiza o uso do espaço, resultando em ambientes mais organizados e eficientes.
Redução de custos: A manutenção de documentos antigos e desnecessários implica em gastos contínuos com armazenamento, além de possível necessidade de restauração ou digitalização em caso de deterioração. Um sistema eficaz de descarte reduz esses custos.
Sustentabilidade ambiental: O descarte responsável não somente atende às exigências legais, mas também reflete o compromisso de uma empresa com a sustentabilidade. Ao reduzir a quantidade de papel utilizado e promover o descarte e reciclagem corretos, a empresa contribui para a preservação do meio ambiente.
Melhoria no acesso à informação: Com menos documentos obsoletos entulhando o sistema, fica mais fácil e rápido encontrar e acessar os registros necessários. Isso pode melhorar significativamente a eficiência operacional.

Identificando os prazos de guarda

No contexto brasileiro, identificar os prazos de guarda de documentos é uma tarefa crucial para garantir a conformidade legal e uma gestão documental eficiente. Estes prazos, estabelecidos pela legislação, determinam o período pelo qual um documento deve ser preservado antes de ser descartado.

Vamos abordar a relevância desse processo e alguns dos principais prazos a serem observados:

Importância da Identificação de Prazos

Responsabilidade Legal: Cumprir os prazos estabelecidos é uma obrigatoriedade legal. O descumprimento pode resultar em penalidades, multas e, em alguns casos, processos judiciais.
Eficiência na Organização: Conhecer e respeitar os prazos facilita o processo de arquivamento e o planejamento do descarte, contribuindo para uma melhor gestão do espaço físico e digital.

Principais prazos de guarda de documentos:

Trabalhistas: A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), por exemplo, deve ser guardada por 48 anos. Já os documentos relacionados ao FGTS devem ser preservados por 30 anos.

Fiscais: Notas fiscais, declarações de imposto de renda e documentos relacionados a tributos federais devem ser guardados por um período de 5 anos.

Contábeis: Livros contábeis e balanços, por exemplo, devem ser mantidos por um período mínimo de 6 anos.

Societários: Atas de assembleias, contratos sociais e alterações devem ser guardados por tempo indeterminado ou enquanto a empresa estiver ativa.

De Consumo: Recomenda-se guardar recibos, contratos e garantias pelo prazo de 5 anos, que é o período em que o consumidor pode reclamar de vícios ou defeitos do produto ou serviço.

Revisão e atualização

É fundamental revisar periodicamente os prazos de guarda, considerando mudanças na legislação e nas atividades e necessidades da empresa. Também é recomendado manter o controle rígido e registro atualizado de todos os documentos, para que se saiba exatamente quando eles podem ser descartados.

Digitalização e backup

Com a crescente digitalização, muitas empresas optam por guardar documentos em formato eletrônico. Isso pode facilitar o acesso e reduzir a necessidade de espaço físico. No entanto, é vital garantir a integridade, autenticidade e segurança desses documentos digitais, além de realizar backups regulares.

Métodos seguros de descarte

Uma vez identificados os prazos de guarda e chegada a hora de descartar documentos, é imprescindível garantir que este processo seja feito de maneira segura,para proteger informações confidenciais e diminuir impactos ambientais.

A seguir, apresentamos métodos seguros para realizar esse descarte:

Trituração

Documentos de Papel: Utilizar trituradoras é uma maneira eficaz de garantir que documentos em papel não possam ser reconstituídos. Para documentos extremamente sensíveis, é recomendável uma trituração de nível P-4 ou superior, que transforma o papel em partículas muito pequenas.
Mídias Eletrônicas: CDs, DVDs, pen drives e discos rígidos também podem ser triturados. Existem máquinas específicas para essa finalidade.

Desmagnetização

Equipamentos especializados, chamados desmagnetizadores ou degaussers, são usados para apagar permanentemente dados de mídias magnéticas, como fitas de backup ou discos rígidos. Este processo torna a recuperação dos dados virtualmente impossível.

Incineração

Embora a incineração produza emissões de carbono, pode ser uma opção segura para a destruição total de documentos sensíveis ou mídias de armazenamento. Existem incineradoras industriais que atendem aos padrões ambientais e reduzem a poluição.

Descarte Ecológico

Ao descartar eletrônicos, é crucial encaminhá-los para locais que possam tratar adequadamente esses resíduos, evitando a contaminação do meio ambiente com substâncias tóxicas.

Reciclagem Segura

Documentos triturados podem ser encaminhados para reciclagem. Para garantir a segurança, opte por empresas de reciclagem certificadas que sigam práticas rigorosas para proteger as informações.

Serviços de Descarte Profissional

Existem empresas especializadas no descarte de documentos e mídias eletrônicas. Essas empresas, geralmente, oferecem certificados de destruição, assegurando que o processo foi realizado conforme padrões de segurança.

Gerenciamento de Resíduos

Ao descartar grandes volumes, como em uma limpeza de arquivo, é importante garantir a segregação adequada de materiais recicláveis e não recicláveis e encaminhar corretamente cada tipo de resíduo.

Considerando a digitalização

À medida que avançamos na era digital, a digitalização de documentos tornou-se não apenas uma opção conveniente, mas uma necessidade estratégica para muitas organizações.

A transição de documentos físicos para formatos digitais traz uma série de benefícios, desafios e considerações. A seguir, exploramos os aspectos mais relevantes deste processo:

Benefícios da digitalização

Otimização de Espaço: A redução do uso de espaço físico para armazenamento é uma das vantagens mais evidentes. Documentos que ocupariam várias prateleiras ou arquivos podem ser armazenados em dispositivos de armazenamento compactos.
Acesso Rápido e Fácil: A capacidade de pesquisar, acessar e compartilhar informações em segundos facilita a colaboração e a eficiência operacional.
Preservação: Documentos físicos são suscetíveis ao desgaste, danos por água, fogo e outros acidentes. Digitalizados, esses materiais têm sua integridade e acessibilidade garantidas por mais tempo.
Redução de Custos: A longo prazo, economiza-se em custos associados à impressão, armazenamento e transporte de documentos físicos.

Desafios

Qualidade da Digitalização: A legibilidade e a fidelidade ao documento original são cruciais. Investir em equipamentos de boa qualidade e software de digitalização apropriados é essencial.

Organização de Arquivos: A estruturação de diretórios, nomenclatura de arquivos e metadados facilitam a recuperação e a gestão de documentos digitais.

Segurança Digital: Uma vez digitalizados, os documentos estão sujeitos a ameaças cibernéticas. Portanto, medidas de segurança, como criptografia e backups regulares, são indispensáveis.

Legislação e Conformidade: Em algumas jurisdições ou para certos tipos de documentos, pode haver exigências legais específicas sobre a digitalização, armazenamento e acesso.

Softwares e Plataformas

Existem diversas soluções no mercado que auxiliam na gestão de documentos digitalizados, desde sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) até plataformas em nuvem especializadas. Importante frisar que a Selbetti é referência na área, com tecnologia de ponta e soluções completas para as empresas.

Faça o descarte de documentos da forma correta

O descarte de documentos é uma prática essencial para toda empresa que deseja proteger suas informações, manter-se em conformidade com regulamentações e otimizar seus processos. No entanto, deve ser abordado com responsabilidade e estratégia.

Quer entender como a tecnologia pode ser sua aliada nesse processo? Veja como um sistema de gestão de documentos pode ajudar no controle de temporalidade dos seus arquivos empresariais. Leia o artigo “Sistema de gestão de documentos: tudo o que você precisa saber” para aprofundar seus conhecimentos”.