Cada empresa gera milhares – se não centenas de milhares – de documentos por ano. E sem um sistema de armazenamento de documentos eficiente, pode ser difícil manter um controle de dados.
Esses documentos contêm informações que vão desde dados vitais confidenciais de funcionários até relatórios, materiais de marketing e estratégias corporativas internas, entre várias outras situações.
Com o tempo, esses arquivos se acumulam e a organização se torna um passo ainda mais desafiador. É aí que um sistema de armazenamento de documentos pode ser muito útil, afinal, toda empresa precisa manter as informações em segurança e facilmente acessíveis.
O ECM da Selbetti é um sistema de armazenamento e gestão de documentos completo, intuitivo e seguro, reconhecido como uma das melhores ferramentas do mercado. Para conhecer mais sobre suas funcionalidades e como ele pode ajudar o seu negócio, confira o artigo que preparamos abaixo!
O que é o armazenamento de documentos?
O armazenamento de documentos refere-se às ferramentas e técnicas utilizadas para armazenar os documentos, incluindo regras de acesso, métodos de salvamento e período que deverão ser arquivados, este também chamado de “controle de temporalidade”.
O armazenamento de documentos também contempla processos para repositórios de documentos — o local onde você realmente os armazena, ou as várias maneiras de acessar as informações contidas neles.
Ao contar com um sistema de armazenamento de documentos eficiente, torna-se mais fácil localizar as informações que sua empresa precisa, sem necessitar ficar revirando pastas e mais pastas, físicas ou digitais, com milhares de arquivos. Ou seja, ter um software de gestão documental, ou ECM, é sinônimo de mais produtividade, rapidez e segurança no dia a dia.
Leia também::: O que é Gestão de Documentos e como funciona?
O que é um ECM?
ECM é o acrônimo de Enterprise Content Management (Gestão de Conteúdo Empresarial). É um conjunto de tecnologia que facilita a geração, controle, armazenamento, gerenciamento, compartilhamento e recuperação de informações existentes em documentos.
Sistemas ECM permitem que os usuários acessem documentos de forma ágil e segura, via web.
Nesse sentido, o ECM permite preservar esse conteúdo e organizar eletronicamente qualquer tipo de documentação, para disponibilizar a informação necessária na hora exata, para a pessoa certa.
Conheça o ECM da Selbetti
O ECM da Selbetti é um dos melhores sistemas de armazenamento e gestão de documentos do mercado, organizando os arquivos do seu negócio de forma muito mais ágil e eficiente.
Trata-se de um sistema 100% na nuvem, que pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar e equipamento (do desktop ao smartphone), sempre seguindo à risca todas as regras de segurança.
Com o ECM Selbetti, cria-se um banco de dados eletrônico, com arquivos facilmente pesquisáveis para potencializar a organização documental e atribuir maior agilidade às rotinas.
Como funciona o software de gestão de documentos ECM?
O ECM Selbetti funciona a partir da classificação e indexação automática dos documentos, realizando a organização por conteúdo, formas visuais, tipos (por exemplo, carteira de motorista, extrato bancário, faturas, diploma etc) e até subcategorias personalizadas (faturas do fornecedor A, faturas do fornecedor B etc).
Basta o profissional lançar as informações no ECM, que o sistema fará a integração de todos os documentos relacionados, inserindo-os nos locais adequados automaticamente.
Assim, a busca de informações será facilitada, uma vez que a equipe não precisará perder tempo procurando documentos armazenados em gavetas ou planilhas.
Além disso, o ECM da Selbetti tem como principais características:
- Padronização e organização dos documentos;
- Tipificação, extração e organização automática de conteúdo de documentos;
- Distribuição da informação de forma simples e efetiva;
- Estrutura 100% web;
- Facilidade de integração com outros sistemas, APIs nativas prontas para uso;
- Controle de edições e personalização de acessos;
- Simplicidade e facilidade para captura de documentos;
- Controle de temporalidade de conteúdo;
Integrado à Plataforma Satelitti
O ECM da Selbetti está integrado à plataforma cloud Satelitti. Essa é a primeira e única plataforma lançada com o objetivo de levar a inovação ao processo de gestão e à automatização de documentos, acompanhando a transformação digital na busca de melhorias e com o uso das mais atuais tecnologias.
O Satelitti é uma plataforma cloud que reúne todos os serviços da Selbetti, desde os smartsoftwares e as soluções de sistemas de impressão até a Fábrica de softwares.
Essa inovação favorece o aumento da produtividade e agilidade dos processos, com módulos que trazem uma melhor experiência de uso em uma plataforma one stop shop, além de novos sistemas que foram criados juntos com a plataforma Satelitti, como o S-Sign (Assinatura Digital e Eletrônica de Documentos) e o RPA (Robotic Process Automation), que integra tecnologia de automatização de tarefas.
Leia também::: Conheça o software para Gestão de Documentos – ECM da Selbetti
Tenha o melhor sistema de gestão de documentos do mercado
Como você acompanhou até aqui, um sistema de armazenamento de documentos é essencial em qualquer empresa nos dias atuais. E, diante disso, o ideal é contar com o melhor!
Portanto, se você precisa de um sistema de armazenamento e gestão de documentos completo para o seu negócio, conte com o ECM da Selbetti. Para saber mais, clique aqui e converse com nossos consultores!
Deixe um comentário