Tudo sobre as principais fases da Gestão de Documentos

A Gestão de Documentos é um conjunto de procedimentos utilizados para garantir uma correta organização e armazenamento dos documentos da empresa.

Mas para que seja possível se beneficiar dessa prática, torna-se necessário conhecer as fases da Gestão de Documentos e o ciclo de vida das informações.

Neste post, vamos abordar um pouco sobre o assunto e apontar as principais etapas da gestão documental para que você consiga aplicar no seu negócio de forma bem sucedida. Boa leitura!

Como funciona a gestão documental?

A Gestão de Documentos requer planejamento, organização, controle e um espaço adequado, seja ele físico ou digital, para trazer benefícios à empresa.

Um dos focos da prática é permitir que os arquivos sejam localizados de forma rápida e estejam sempre armazenados em segurança. 

Para isso, são estabelecidas metodologias de organização, personalização de acesso, regras de descarte e uma política de uso dos documentos. 

Muitas empresas, também, contam com rotinas de digitalização e utilizam softwares de gestão de documentos para garantir maior segurança e inteligência ao processo.

Entre os principais objetivos da Gestão de Documentos, podemos destacar:

• Assegurar a produção, arquivamento, atualização e distribuição correta dos documentos;
• Garantir que a informação seja de fácil acesso e compartilhada somente com as pessoas autorizadas;
• Evitar situações de perda, vazamentos, desatualização ou danos das informações;
• Realizar o descarte  após o término do prazo de guarda dos documentos;
• Garantir a classificação/nomeação correta dos documentos;

Como uma empresa precisa lidar com um grande volume de informações no dia a dia, é muito importante gerenciar os documentos para ter operações mais seguras e eficientes.

Quais são as fases da Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos pode ser dividida em três fases:

1- Produção de documentos

Nessa primeira etapa, são definidas as normas para a criação de documentos, como as características e o local onde serão armazenados.

O propósito, aqui, é garantir a aplicação de boas práticas para classificar e armazenar o documento adequadamente, identificando os documentos mais utilizados e possibilitando uma digitalização assertiva, sem produzir documentos desnecessários.

2- Utilização dos documentos

A segunda parte das etapas da gestão de documentos diz respeito à utilização, ou seja, determina como será feito o controle, o uso e o armazenamento dos documentos da empresa.

Por isso, o foco deve ser criar planos de classificação que identifiquem a origem dos documentos e padronizem a forma de arquivá-los.

Essas medidas de utilização devem assegurar uma disponibilização rápida das informações e permitir que seja realizada uma seleção do material, do equipamento e do lugar para armazenamento.

3-Destinação dos documentos

A terceira fase da gestão documental é reconhecida como a mais crítica de todas, uma vez que estabelece o tempo de guarda dos documentos.

Isso porque há documentos que devem ser preservados de forma permanente e outros que, após o prazo de temporalidade, podem ser descartados.

Logo, na fase de destinação, é preciso:

• Identificar e descrever os documentos por séries ou classes;
• Registrar as classificações para retenção ou destinação;
• Avaliar e estabelecer quais documentos não têm valor permanente;
• Recolher os documentos de caráter permanente;

Mas, para além das etapas gestão de documentos, cada informação possui um ciclo de vida próprio, que é o que veremos a seguir.

Ciclo vital dos documentos

Os documentos passam por três fases de arquivamento para cumprirem seu ciclo vital: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. 

Essas fases são definidas conforme fatores como frequência de consulta, nível de importância e vigência administrativa.

Fase corrente

Um documento está na fase corrente quando é utilizado com muita frequência pelo negócio, já que auxilia diretamente na manutenção das atividades cotidianas.

Logo, se caracteriza por seu valor primário, acesso restrito e consulta frequente.

Fase intermediária

Os documentos da fase intermediária não são tão necessários às rotinas, mas continuam armazenados para aguardar sua destinação final. 

Apresentam pouca frequência de uso, mas isso não significa que devem ser esquecidas, pelo contrário: é necessário mantê-las organizadas para um rápido acesso em caso de consultas.

Fase permanente

Já os documentos na fase permanente são aqueles que, por terem valor probatório e informativo devem ser preservados de forma definitiva pela empresa.

Esse tipo de documento é considerado inalienável, não conta com restrição de acesso, não pode ser doado e nem perde o valor ou a validade. 

Os contratos e escrituras são exemplos de documentos permanentes. 

Agora que você já conhece quais são as principais fases da gestão de documentos, será possível realizar essa prática com muito mais propriedade no seu negócio.

Quer se aprofundar mais no assunto e descobrir como fazer uma boa gestão documental? Então confira também o post 7 dicas de como fazer Gestão de Documentos.