Gestão de processos na educação: qual é a importância e como realizar?

Fazer uma boa gestão de processos na educação é fundamental para assegurar a eficácia, qualidade e custos no dia a dia. Afinal, o cotidiano de uma instituição de ensino engloba uma série de atividades que vão desde a gestão pedagógica e administrativa até recursos humanos.

Com uma metodologia de BPM e o uso de tecnologia voltada à gestão, por exemplo, o gestor passa a controlar os processos e obter vantagens competitivas, além de visualizar oportunidades de melhoria nos serviços prestados aos alunos e à comunidade escolar como um todo.

Se você quer saber qual a importância do gerenciamento de processos no setor educacional e como realizá-lo, confira o artigo abaixo. Boa leitura!

O que é gestão de processos na educação?

Em linhas gerais, a gestão de processos na educação refere-se a um conjunto de práticas que visam a melhoria contínua dos processos de uma instituição. Para isso, a abordagem contempla monitoramento contínuo, utilização de tecnologias e otimização da sequência de tarefas que precisam ser executadas para atingir uma meta específica.

Assim como empresas, as escolas, faculdades e universidades possuem uma série de processos que precisam ser colocados em prática de forma assertiva para assegurar o pleno funcionamento. Entre algumas dessas atividades podemos citar:

  • Admissão;
  • Matrícula e registro de estudantes;
  • Processamento de solicitações de bolsas;
  • Aprovações de currículos;
  • Agendamentos;
  • Negociação com fornecedores;
  • Entre dezenas de outros procedimentos administrativos.

Ou seja, há um fluxo de trabalho enorme que, se feito de forma manual, apresenta grandes riscos de erros, perdas e até retrabalho. Mas, felizmente, hoje existem diversas tecnologias para facilitar no gerenciamento de atividades na educação e em muitas outras áreas. 

Esse é o caso do software de gestão de processos, chamado também de BPMS, que é a ferramenta que aplica a metodologia BPM (Business Process Management). 

Com essas tecnologias, muitos processos podem ser automatizados, economizando milhares de horas antes gastas em tarefas administrativas manuais.

Leia também::: O que é BPM e BPMS? Entenda como funciona na prática e conheça o iBPMS

A importância da gestão de processos educacionais

A gestão de processos educacionais pode ajudar a simplificar as rotinas, aumentando a performance da equipe e melhorando a satisfação de toda a comunidade escolar. 

Isso significa que as operações se tornarão mais eficientes, o que, por sua vez, permite maior economia de tempo e dinheiro, além de garantir funcionários mais engajados e alunos mais felizes. 

De forma prática, podemos usar o exemplo de um estudante aprovado no vestibular de uma instituição de ensino. Nesse caso, apesar de toda a comunicação prévia ter sido feita por meio digital, a sua efetivação da matrícula pode ser apenas presencial.

Como este estudante trabalha durante o dia, ele precisa conseguir uma folga para então se deslocar até a unidade, torcendo para que ao chegar lá possa ser rapidamente atendido sem enfrentar filas.

Em contrapartida, em outro vestibular que fez e no qual também foi aprovado, todo o processo de matrícula, pagamentos, entre outros, pode ser feito por meio de uma plataforma digital. No mesmo dia, ele separa a documentação e faz sua inscrição, já gerando o boleto da matrícula e o pagando no mesmo instante.

Ou seja, na primeira opção o estudante não conseguiu ter a mesma agilidade por conta da necessidade de realizar uma atividade na modalidade presencial. Já na segunda, essas etapas foram facilitadas e integralmente realizadas pela internet, garantindo mais agilidade e satisfação. Em suma, gerenciar e revisar processos é essencial. E utilizar a tecnologia para isso é um dos melhores caminhos.

Ferramentas para gestão de processos

A gestão de processos na educação é uma necessidade dentro do ambiente de qualquer instituição de ensino. Afinal, os fluxos de trabalho se assemelham e quanto mais ágeis e práticos forem, melhores resultados apresentarão.

É aí que entra em cena a tecnologia, principalmente por meio de ferramentas como o BPMS. O BPMS é um software de gestão de processos (no inglês, “Business Process Management Software”), que aplica os conceitos do BPM. 

Trata-se de uma plataforma que tem como principal função automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento dos processos do ambiente escolar.

O objetivo de um sistema BPMS é garantir maior eficiência operacional e ganho de performance para a equipe, facilitando a busca de informações, a mensuração de resultados, a identificação de falhas, a configuração de regras de negócios e muito mais. 

Usualmente, esse sistema permite acompanhar os processos em tempo real, centralizando as informações da escola em um só ambiente. 

Leia também::: Transformação digital na educação: tendências para o setor

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Como você pôde acompanhar até aqui, a gestão de processos na educação é de fato uma necessidade em qualquer instituição que deseja se destacar no mercado, atrair mais alunos e se tornar referência no setor.

Com a Selbetti, isso pode ser ainda mais fácil! Afinal, contamos com o software de gestão de processos iBPMS, que contribuirá significativamente para a organização e padronização das suas rotinas. 

Além disso, nosso sistema é personalizado de acordo com as necessidades específicas de cada instituição. Dessa forma, garantimos que alunos, professores e toda a comunidade acadêmica estejam em sintonia e possam acessar ou realizar outras ações de forma totalmente online e de qualquer lugar. 

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