Por que adotar a Assinatura Digital e Eletrônica na sua empresa

Desde quando o papel foi criado, ele se tornou o meio mais usado para assegurar legitimidade a documentos. Essa prática, apesar de secular, se mantém até hoje, em meio a transformação digital.

Mas você já ouviu aquela frase “não sentimos falta daquilo que não conhecemos”? Pois bem, a maioria dos gestores não faz ideia das despesas mensais necessárias para manter os processos de uma empresa analógica.

A assinatura de documentos é um desses processos. É necessário imprimir, assinar, autenticar e enviar o documento para as outras partes, que também precisam analisar, assinar e devolver para a empresa. O processo é demorado, burocrático e acaba gerando um custo elevado.

Pensando em uma grande demanda, esse sistema de validação se torna praticamente impossível. Porém, com a transformação digital e o movimento de digitalização crescente, a chegada da assinatura digital e eletrônica, está trazendo consigo uma nova era, pautada em facilidade, agilidade, economia, segurança das informações e preocupação com o meio ambiente.

O que é a Assinatura Digital e a Assinatura Eletrônica?

Para exemplificar, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

A Assinatura Eletrônica é o gênero referente a todos os métodos utilizados para assinar um documento de forma online. É exatamente igual a assinatura no papel, porém, de forma eletrônica. Toda assinatura que necessita do reconhecimento jurídico, como por exemplo em contratos, planos de saúde, compra e venda, seguros, transações bancarias e muitas outras.

Já a Assinatura Digital utiliza operações matemáticas com algoritmos e criptografia para garantir um alto nível de segurança no reconhecimento de documentos e transações em meio digital. Ela é a forma mais segura de validar e reconhecer documentos. Usada em documentações especificas, como a emissão de uma nota fiscal eletrônica, por exemplo.

Vale lembrar que para realizar a Assinatura Digital, é necessário possuir a certificação digital, a identidade de pessoa física ou jurídica no meio eletrônico para garantir sua autenticidade e validar a firma.

Usar esse formato de autenticação agiliza significativamente a finalização de procedimentos e etapas, ao mesmo tempo em que garante a integridade e a autenticidade das partes.

Vale lembrar também que ambas as assinaturas possuem a garantia de rastreabilidade, registrando todas as movimentações, com dados sobre quem acessou, com data e horário. O que fez com o arquivo, se apenas abriu, modificou, moveu de lugar e etc.

Benefícios da Assinatura Digital e Eletrônica

Além da segurança de dados garantida, a solução cloud realiza backups automáticos, reduz custos administrativos, agiliza e flexibiliza processos internos, libera espaço físico, anula adulteração, extravios e acesso de pessoas não autorizadas e ainda ganha vantagem competitiva, fortalecendo a imagem da empresa perante ao

mercado.

As pessoas estão cada vez mais fazendo suas escolhas pautadas em empresas que geram impactos positivos, seja na forma como buscam se atualizar para trazer uma melhor experiencia ao consumidor ou quando se mostram interessadas em proteger o meio ambiente, se tornando uma empresa “paperless”. Para saber mais sobre Assinatura Digital e Eletrônica de documentos, clique aqui!