Saiba como um software ECM aumenta a produtividade da empresa

Saiba como um software ECM aumenta a produtividade da empresa

Independentemente do tipo de negócio que você administra, você provavelmente tem muitas informações e dados para acompanhar. Isso será muito mais fácil de fazer quando você investir em um software de ECM, que hoje oferece muitos benefícios.

Primeiro, faça uma reflexão interna: você está pronto para mudar as coisas na sua empresa? Para testar os processos organizacionais e otimizá-los? Nesse caso, você já deu um primeiro passo importante. 

Não se trata de abrir mão de processos estabelecidos ou reduzir pessoal. Trata-se realmente de repensar sua estratégia, especialmente quando se trata dos processos analógicos recorrentes que impedem você e seus funcionários de se concentrarem no que é mais importante: o sucesso da empresa.

Aqui reside o valor de um sistema ECM. Ele se integra facilmente ao seu ambiente de TI existente e permite o gerenciamento de informações digitais, além de garantir segurança e proteção de dados. 

Ficou curioso e quer saber mais sobre como um software ECM aumenta a produtividade da empresa? Então confira o artigo que compartilhamos abaixo!

O que é ECM?

O termo ECM – sigla para Enterprise Content Management – é um conceito que se refere tanto aos métodos e estratégias quanto aos softwares e ferramentas necessárias para gerenciar conteúdos e documentos relacionados aos processos organizacionais. 

Inclui a captura de dados, bem como seu arquivamento, centralização, armazenamento, entrega; e, em geral, tudo relacionado à administração de dados e documentação. 

Trata-se, portanto, de um termo global que passou por uma importante evolução. Historicamente, refere-se à gestão de documentos em papel. Mais tarde, com o desenvolvimento da tecnologia da informação, tornou-se mais focada na gestão de conteúdos digitais: conteúdos web, workflows documentais, ficheiros multimídia, entre outras soluções tecnológicas. 

A partir de 2010, o termo ECM passou a ser utilizado em um sentido muito mais amplo, englobando todos aqueles conteúdos, de qualquer formato, associados aos processos de uma empresa ou organização.

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Como ele funciona?

Um software de gestão documental é uma ferramenta que é utilizada para todo o ciclo de vida de documentos com uma determinada estrutura e com formatos mais ou menos definidos, incluindo a sua captura, armazenamento, partilha de informação, publicação noutros canais, entre outros. 

O ECM realiza a gestão de documentos de forma automática com o objetivo de acelerar as rotinas da organização e facilitar o acesso às informações.

Nesse sentido, a gestão de documentos ECM funciona a partir de 5 etapas fundamentais: 

Capturar

Esta etapa diz respeito à consolidação das informações, isto é, como são coletadas. O conteúdo pode ser transmitido para o sistema a partir da digitalização de documentos físicos por meio de multifuncionais, smartphones e scanners, ou via integração com um CRM, ERP ou BPMS.

Gerenciar

O gerenciamento ECM trabalha com base em três fatores:

• Conectar
• Modificar
• Empregar as informações

É recomendado que esses pontos sejam gerenciados através de um sistema colaborativo na nuvem, que também permita acesso em dispositivos móveis.

Armazenar

O armazenamento dos documentos é feito em um ambiente seguro, com realização de backups regulares e disponibilização da última versão dos documentos para evitar perdas ou duplicidade. Além disso, o ECM se caracteriza por oferecer uma pesquisa inteligente a partir de filtros e motores de busca.

Preservar

A preservação dos dados da empresa é vista como essencial. Por isso, são utilizados meios como senhas, criptografia, autenticação de dois fatores, backups e outros mecanismos de proteção.

Distribuir

Além de manter os diretórios sempre organizados, o ECM pode ser integrado com outros sistemas como o BPMS. Isso pode garantir que os documentos ou conteúdos empresariais sejam diretamente encaminhados às pessoas autorizadas, desde o momento em que essas informações são enviadas para a empresa.

Quais as vantagens que o ECM proporciona para a empresa?

O uso do software ECM pode contribuir muito para uma empresa, pois permite a digitalização das informações em qualquer formato, o que proporciona vantagens como:

Gerenciamento de tempo mais fácil

Provavelmente, há muitos documentos e informações que você precisa acompanhar, incluindo relatórios financeiros e informações de clientes. Ter que passar fisicamente pela papelada pode ser demorado e estressante.

Você pode aliviar esse problema com o software ECM. Ele permite que você mantenha todas essas informações em uma plataforma. Você pode dizer adeus aos armários de arquivo da velha escola e dizer olá para uma maneira mais fácil de organizar as informações. 

Também será mais fácil encontrar dados importantes porque eles serão organizados de acordo com uma categoria.

Melhor atendimento ao cliente

Quando os clientes ligam com uma pergunta, sua equipe deve procurar rapidamente para encontrar seu perfil e documentação relevante. É por isso que é tão importante investir em software de ECM.

As informações do cliente serão armazenadas e organizadas em uma única plataforma. Existem barras de pesquisa que também permitem que sua equipe encontre rapidamente os dados dos clientes. 

Melhore a comunicação entre os departamentos

Se você tem uma grande empresa com vários departamentos, pode haver muita confusão quando se trata de gerenciamento de documentos. 

Isso não precisa mais ser o caso quando sua empresa usa software ECM. Você pode melhorar a comunicação entre cada departamento, seja ele financeiro ou de marketing.

Cada vez que um documento é armazenado no sistema, cada departamento pode ver a atividade recente. 

Essa usabilidade em tempo real ajuda a esclarecer a confusão, pois cada departamento terá acesso às mesmas informações o tempo todo. Isso é importante para evitar erros que custam muito dinheiro à sua empresa.

Pense no futuro

Ao implementar um sistema de ECM, pense no futuro: como serão seus processos de negócios em cinco ou dez anos? Um processo mudará fundamentalmente em algum momento? Que outras áreas e processos de negócios podem se beneficiar da solução ECM?

Depois de pesar todos esses fatores, escolha uma solução de ECM que seja flexível e expansível para garantir que você esteja bem preparado para o futuro.

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Conheça o melhor ECM do mercado

Como vimos até aqui, implantar um software ECM na sua empresa é fundamental para melhorar os processos atuais, além de se preparar melhor para o futuro.

Por isso, se você ainda faz o gerenciamento de informações e documentos de forma manual na sua empresa, está na hora de investir em um bom ECM para alavancar seus resultados. 

E, nesse sentido, o ECM da Selbetti é uma dos softwares mais completos do mercado, permitindo aumentar a produtividade da sua empresa ao mesmo tempo que conta com uma equipe técnica altamente qualificada para lhe dar o suporte necessário. 

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