4 erros que você não pode cometer na implantação do RPA

4 erros que você não pode cometer na implantação do RPA

Robotic Process Automation (RPA) é uma tecnologia revolucionária que já foi implementada em empresas de diversos setores. Os negócios que implantaram o RPA falarão sobre seus inúmeros benefícios, como economia de custos, maior eficiência operacional, menor erro humano e melhor conformidade. 

Mas uma coisa que ninguém lhe dirá é que a implementação de RPA também pode dar errado se for implantada às pressas e de forma não sistemática. 

Se você está pensando em implantar o RPA ou está pensando em ampliá-lo, há certas armadilhas que você precisa ter em mente para aproveitar ao máximo seus esforços de automação. 

No artigo que preparamos abaixo, apresentamos a você uma lista dos 4 erros mais comuns de RPA com base em nossa análise de inúmeros projetos que entregamos. Siga a leitura e evite também cometê-los.

1. Automatizando os processos errados

Só porque você pode automatizar isso não significa que você deva. O RPA é conhecido por produzir um ROI impressionante, mas esse potencial desaparece rapidamente se você automatizar os processos errados. 

Um erro comum é aplicar RPA a processos incrivelmente complexos, não padronizados e com mais de 40% de exceções. Esses processos geralmente precisam de julgamento humano e são inconsistentes em seus requisitos de trabalho.

Como evitar

Alguns processos criam casos de uso de RPA melhores do que outros, portanto, é importante examinar cuidadosamente seus processos para aproveitar ao máximo seu investimento em RPA. 

Em seguida, para identificar suas melhores oportunidades de RPA, envolva sua equipe de TI e analistas de negócios. Sugerimos que você pesquise processos que tenham vários dos seguintes traços:

• Processo manual;
• Propenso a erros;
• Não requer julgamento humano;
• Demorado;
• Sensível ao tempo;
• Volume alto;
• Repetitivo e tedioso;
• Baseado em regras;
• Constante ao longo do tempo;
• Lida com um alto volume de transações;
• Possui dados de teste facilmente acessíveis;
• Baixas taxas de exceção;
• Envolvido com dados confidenciais;
• Impacta o resultado final.

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2. Expectativas irreais e cronogramas

É crucial abordar o RPA com expectativas realistas. Definir metas irreais pode fazer com que você conclua prematuramente que sua iniciativa falhou. 

Além disso, se você apressar seu projeto de RPA, não terá tempo para projetar, testar e ajustar estrategicamente seu ambiente de RPA, uma receita para o desapontamento.

Como evitar

Durante as fases de planejamento e implementação, não se apresse. Comece com um conjunto de objetivos claramente definidos. 

Antes de executar uma prova de conceito, faça uma avaliação completa de como a automação pode ajudá-lo a enfrentar seus desafios de negócios. 

Considere suas prioridades de negócios para garantir que você esteja aplicando RPA ao que mais importa. Dê a si mesmo tempo suficiente para criar metas realistas e implementar medidas para alcançá-las. 

Construir sua infraestrutura com cuidado permitirá que você alinhe sua solução com seus objetivos, aumentando suas chances de alcançá-los.

Às vezes, é melhor começar sua jornada de RPA com um caso de uso que provavelmente produzirá resultados tangíveis. Começar pequeno não apenas oferece uma experiência inicial valiosa para ajudá-lo a enfrentar iniciativas maiores, mas também pode gerar impulso e aumentar a adesão.

3. Falta de um plano de longo prazo 

Não deixe que seu investimento em RPA seja um investimento único. Sem planejamento suficiente no futuro, você pode perder muitos dos benefícios do RPA, e o dimensionamento será quase impossível. 

Outro erro comum de RPA é não implementar uma governança forte, uma equipe de pessoas de toda a sua empresa dedicada ao sucesso de seu investimento em RPA. 

Esse erro pode ser especialmente prejudicial,e esse ponto, inclusive, é nomeado como o maior impulsionador de agregação de valor em RPA. Sem uma forte equipe de gerenciamento de projetos por trás de você, será difícil permanecer no caminho certo e alcançar seus objetivos.

Como evitar

Para garantir que sua solução de RPA o beneficie no futuro, você precisa de uma estratégia claramente definida que descreva o desdobramento e a evolução do processo ao longo do tempo. 

Considere os efeitos potenciais que a solução terá em todos os níveis de sua organização. Em seguida, construa um plano realista que considere meses e anos após a implementação inicial.

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4. Deixar de produzir um design estratégico

Seu projeto de RPA é tão bom quanto você o configura. Infelizmente, outro erro comum de RPA é não criar um design estratégico. 

Muitas implementações se concentram em tirar o projeto do papel o mais rápido possível, fazendo com que elas saltem para a configuração do software sem um design bem desenvolvido.

Muitas organizações também não conseguem obter as informações certas das partes certas. Alguns se concentram estritamente no lado técnico das coisas. 

Essa exclusão é prejudicial ao sucesso do RPA porque a implementação do RPA não é apenas um projeto de tecnologia. É uma iniciativa de negócios que afeta toda a empresa. 

Outras se inclinam na direção oposta, deixando a equipe de TI no escuro durante a maior parte do processo de planejamento e implementação. Esse desequilíbrio impede a implementação de conhecimentos técnicos críticos em segurança de dados, a infraestrutura de TI atual e muito mais.

Como evitar

Um design completo e cuidadoso é vital para uma implantação de RPA forte, por isso vale a pena investir muito tempo e recursos para acertar. Conforme discutido anteriormente, reserve um tempo para priorizar e identificar os processos mais adequados para automação.

Considerar o efeito cascata da automação é outro componente frequentemente negligenciado do planejamento do projeto. A maioria de seus processos afeta e é afetada por outros processos. 

Cada etapa responde aos processos que os acionam e sua saída afeta as etapas a seguir. Como resultado, ao automatizar uma tarefa com RPA, você deve considerar todos os resultados possíveis que ela possa ter em outras etapas do processo geral e em outros processos.

Além disso, ao construir sua equipe de RPA, é importante encontrar um equilíbrio entre o técnico e o não técnico. As perspectivas de ambos os lados são essenciais para formar um design limpo e ponderado que leve em consideração os objetivos de negócios mais amplos da sua empresa e a visão de transformação digital de longo prazo.

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Conte com o RPA da Selbetti

Como viu, muitos dos erros podem ser facilmente evitados, principalmente se por trás da implantação do RPA estiver uma equipe altamente qualificada, como você encontra aqui na Selbetti.

Nosso sistema inicialmente mapeia e valida todos os processos que serão automatizados por meio da plataforma RPA (Robotic Process Automation). Em seguida, é desenvolvido um bot (robô de software), capaz de adaptar-se às circunstâncias de mudanças, exceções e entender interações e regras de negócio.

Esse robô vai desenvolver todas as tarefas do fluxo de automação, buscando no seu sistema as informações necessárias para cada etapa.

Portanto, se deseja um sistema RPA robusto e adaptável às suas necessidades, clique aqui e conheça a solução completa que a Selbetti pode entregar à sua empresa.