4 passos de como fazer uma gestão segura de documentos fiscais

São muitos os desafios que as empresas enfrentam para cumprir suas obrigações fiscais. Portanto, é fundamental ter uma gestão segura de documentos fiscais para realmente atender todas as diretrizes e isso só é possível através da tecnologia. 

Ao ter sistemas que auxiliam sua organização, é possível gerenciar com maior eficácia e evitar violações ou falta de transparência que levem a multas, auditorias e até implicações legais com o sistema tributário do Brasil.

Pensando nesse problema, neste artigo você aprenderá quais os passos deve seguir para fazer uma gestão segura de documentos fiscais. Siga a leitura e também conheça a solução da Selbetti para a sua empresa!

A importância da gestão de documentos fiscais

Há um grande número de regulamentações nacionais e internacionais que as empresas devem cumprir em termos de impostos. 

Esse cenário exige que as organizações forneçam informações precisas relacionadas à destinação de seus rendimentos, impostos pagos, indicadores de localização da atividade econômica, entre outros aspectos. 

Hoje é imprescindível reportar ao Tesouro algumas atividades que as empresas pretendem realizar para cumprir suas obrigações fiscais. Um erro ou omissão no cálculo do imposto pode levar ao pagamento de juros, sobre taxas ou multas. 

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Como fazer uma gestão segura de documentos fiscais?

A gestão de documentos fiscais é uma tarefa ampla e fundamental para todas as empresas.

Para começar, é importante entender que esses dados são muito amplos e diversificados. Aqui encontramos desde as notas fiscais emitidas até informações do cliente. Em geral, são todos os dados que possuem interesses fiscais e contábeis.

Para gerenciá-los com sucesso e melhorar a organização interna, recomendamos que você leve em consideração esses 4 passos que daremos a seguir.

1. Crie um departamento de gestão tributária

Os empreendedores de pequenas e médias empresas geralmente assumem mais tarefas do que o tempo permite.  

Muitas vezes, isso é feito para economizar custos e manter o controle direto de todas as operações, embora, no final, seja contraproducente.

O ideal é que você crie um departamento de gestão fiscal, que, além da auditoria, seja responsável pela gestão de documentos e dados fiscais, garantindo que todas as informações estejam atualizadas e em ordem.

2. Salve e faça backup de tudo digitalmente

O papel saiu de moda, e não por um simples capricho desta era tecnológica. Na verdade, ele é a forma menos eficiente e prática de gerenciar dados e documentações, inclusive os relacionados à área tributária.

Por outro lado, no plano digital, as informações estão muito mais seguras, pois correm menos riscos de serem perdidas ou danificadas.

Além disso, um banco de dados digital permitirá que você tenha a documentação mais organizada e lhe dará maior agilidade no acesso, pois você só precisará fazer uma busca por data ou digitar um determinado código para encontrar, em questão de segundos, o arquivo que precisa.

3. Tenha tudo em um só lugar

Imagine ter alguns documentos em um determinado computador, outros em uma memória física e removível e o restante em um aplicativo ou sistema de gerenciamento.

Isso representaria um custo maior de armazenamento de dados, além de menor velocidade para encontrar os recibos e gerenciá-los.

Se você centralizar todas as informações fiscais, o processo se tornará muito mais eficiente, além de econômico e lucrativo.

Além disso, realizar esse gerenciamento no ambiente digital ecomizará tempo, quando você precisar buscar alguma informação. 

4. Invista em um sistema de gestão de documentos

A automação é uma grande amiga dos processos de gestão de documentos fiscais. Por meio de software, você poderá sistematizar diferentes processos de geração e gestão de informações fiscais.

Leia também::: Conheça o software para Gestão de Documentos – ECM da Selbetti

Gerencie seus documentos fiscais com o software de gestão de documentos ECM Selbetti

De acordo com uma pesquisa da Emburse, apenas 60% das empresas haviam implementado algum tipo de software automatizado para gestão de documentos fiscais, e nem sempre de forma integral, mas no início ou no final do processo. 

A falta de automação afeta o custo que pode ser até 10 vezes maior do que gerenciá-lo digitalmente. Como resolvemos este problema? Com um sistema de gestão segura de documentos fiscais ECM da Selbetti.

O ECM (Enterprise Content Management) é uma solução desenvolvida especificamente para automatizar e agilizar o processo de gerenciamento de documentos. Com o ECM da Selbetti você finalmente abandona as montanhas de papel e dá as boas-vindas à  otimização do processo. 

As soluções ECM permitem capturar, gerenciar, armazenar, analisar, distribuir e automatizar rotinas de forma eficiente e dinâmica. Além disso, trazem recursos interessantes para qualquer organização, como o controle de versionamento, personalização de acessos e buscas de documentos muito mais rápidas. 

Isso possibilita aumentar a produtividade da equipe, reduzir custos operacionais e ainda mitigar riscos, evitando episódios de exposição ou perda de dados essenciais.

Por isso, se você ainda faz o gerenciamento de informações e documentos de forma manual na sua empresa, está na hora de investir em um bom ECM para alavancar seus resultados. 

Conheça o software ECM da Selbetti e tenha uma gestão segura de documentos fiscais! Para saber mais sobre esta solução, converse com nossos consultores!

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