Os desafios e benefícios para uma boa gestão documental na sua empresa

Os desafios e benefícios para uma boa gestão documental na sua empresa

Você sabe qual é a importância da gestão documental?

Empresas lidam com vários tipos de documentos todos os dias. Aquelas que realizam a gestão desses arquivos conseguem facilitar o acesso e o uso deles. Porém, as empresas que negligenciam a prática podem enfrentar uma série de problemas, como extravio de informações, atrasos e não conformidades. 

Veja no artigo de hoje o que é gestão documental, qual a sua importância e como aplicá-la em poucos passos!

O que é gestão documental? 

A gestão documental é uma prática administrativa que consiste em controlar todos os documentos recebidos ou gerados por uma empresa. Esses documentos podem ser notas fiscais, contratos de prestação de serviços, relatórios financeiros, entre outros. 

O objetivo da gestão documental é manter todos os documentos empresariais em ordem. No entanto, a prática também pode ser aplicada, caso a empresa deseje:

• Garantir a legibilidade e o bom estado de conservação de seus documentos;
• Simplificar o acesso à informação;
• Formalizar o descarte dos arquivos considerados desnecessários.

Qual a importância da gestão de documentos?

Imagine que em uma empresa todos os documentos ainda são armazenados em um local físico. Nesse ambiente, o responsável precisa separar todas as notas fiscais de entrada e saída — emitidas nos últimos cinco anos —, e manter arquivados os contratos, recibos de pagamentos e relatórios para conferência financeira, como DRE e balanço patrimonial.

Como esse profissional vai conseguir manter todos esses documentos em ordem se a empresa não tiver um procedimento padrão para arquivamento? Ou identificar os arquivos que já cumpriram o seu prazo de validade e podem ser descartados? Ou, ainda, localizar uma nota fiscal específica para Receita Federal ou cliente?

Conseguir realizar essas operações passa a ser uma tarefa complexa e desafiadora, e o tempo de demora para executar cada uma dessas ações é capaz de desencadear problemas graves, como: 

• Atraso na tomada de decisão;
• Construção ineficiente de estratégias;
• Recebimento de multas e penalidades;
• Extravio de dados e informações.  

Fazer a gestão documental é a única forma de uma empresa garantir que os documentos em sua posse fiquem seguros, bem conservados e sejam de fácil acesso.   

LEIA TAMBÉM | 5 erros na gestão de documentos que você deve evitar 

Dicas simples para uma boa gestão documental

Por se tratar de documentos, é comum as empresas negligenciarem a gestão documental por acreditarem que jamais precisarão acessar os arquivos no futuro. Esse pensamento pode resultar nos problemas mencionados acima, além de prejudicar o gerenciamento empresarial como um todo. 

Se você quer evitar que isso ocorra no seu negócio, confira algumas dicas simples que preparamos, e que ajudam a simplificar o controle e acesso de documentos.

1- Implemente uma política de gestão de documentos

• Como os documentos devem ser recebidos/gerados?
• Onde devem ser armazenados? 
• De que forma serão organizados? 
• Como vai funcionar o acesso a eles? 
• Quem ficará encarregado de revisar os documentos? 
• A partir de que momento eles devem ser descartados?

A primeira dica para fazer um bom controle de documentos é implementar uma política de gestão que responde às questões acima, e em seguida certificar que todos os envolvidos compreendam e sigam essa política.

2- Assegure de armazenar os documentos em um local protegido

O local que vai ser usado para o arquivo possui algum tipo de risco, como acesso indevido, incêndios, ataques hackers ou inundações? Se sim, o que a empresa deve fazer para minimizar os riscos?

Para assegurar que os documentos ficarão protegidos por longos períodos de tempo, é necessário que a empresa selecione um ambiente físico ou digital livre de ameaças. E caso isso seja inviável de momento, busque formas de aumentar a segurança do local. 

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3- Mantenha um backup das informações

Mesmo implementando uma boa política de gestão e armazenando os arquivos em um local protegido, a empresa não está livre de sofrer problemas relacionados à perda e extravio de documentos. 

Por isso, outra dica importante para a gestão documental é manter um backup das informações, dando preferência ao formato digital. Esse backup pode ser realizado em um ambiente em nuvem, como Google Drive, por exemplo, ou em um dispositivo de armazenamento.

4- Conscientize a todos sobre a importância de gerenciar os documentos

É bem provável que muitas pessoas diferentes terão acesso ao local de arquivamento dos documentos. Por isso é de extrema importância que a empresa conscientize todos sobre o papel da gestão documental e eduque os colaboradores sobre como receber, gerar, manusear, arquivar e acessar as informações.

5- Defina como os documentos que já cumpriram seu prazo de validade podem ser descartados

Assim que o prazo de validade dos documentos terminar, a empresa estará livre para eliminar esses arquivos e abrir espaço para que novos documentos sejam armazenados. 

Portanto, além das dicas anteriores, é necessário que ela também defina como as informações serão descartadas após seu prazo de vencimento, e quem serão encarregados de fazer esse descarte.

• Os documentos são físicos? Nesse caso, é interessante recorrer às trituradoras de papel para que os dados fiquem irreconhecíveis e os restos sejam encaminhados para reciclagem. 
• Os documentos estão no formato digital? Nesse caso, o ideal é fazer a exclusão manual dos arquivos ou recorrer a ferramentas que garantem a eliminação completa e permanente dos documentos.

Conte com parceiros e soluções adequadas

A Selbetti é a maior integradora de tecnologia e inovação do Brasil, e oferece diferentes tipos de soluções para a empresa se desenvolver sustentavelmente e ganhar autoridade.  

Uma dessas soluções é o sistema de gestão de documentos ECM, desenvolvido para organizar os arquivos de forma ágil e eficiente. 

A partir do software, que é 100% na nuvem, a empresa pode:

• Fazer a classificação e indexação automática dos documentos;
• Digitalizar documentos físicos em poucos cliques;
• Criar um banco de dados eletrônico com arquivos facilmente pesquisáveis;
• Assinar documentos;
• Reforçar a segurança das informações, a partir de backups diários, integração com Microsoft AD, criptografia, controle de versões e personalização de acessos.

Não corra o risco de perder documentos e isso prejudicar seus negócios. Realize uma gestão documental de sucesso com o sistema de gestão de documentos ECM. Fale com nossos consultores e saiba mais!