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5 benefícios do gerenciamento de impressão para clínicas e hospitais
Sabemos que o setor de saúde exige a troca de informações entre médicos, enfermeiros e pacientes quase constantemente. E, sem um gerenciamento de impressões eficiente, pode haver grande desperdício de recursos.
Um estudo da IDC Brasil aponta que os custos com impressão nas organizações exigem entre 1% e 3% do orçamento. Isso poderia ser significativamente reduzido com um bom gerenciamento de impressões.
Ou seja, se você ainda não adotou um sistema de gerenciamento de impressão em sua clínica ou hospital, é hora de pensar nesta solução. E, para conhecer seus benefícios, confira o artigo que compartilhamos abaixo!
O que é o gerenciamento de impressão?
O gerenciamento de impressão foi desenvolvido para ajudar as empresas e instituições a simplificarem e centralizarem o gerenciamento de sua infraestrutura de impressões. Para isso, usa-se ferramentas que permitem monitorar, rastrear e controlar melhor os usuários, políticas e dispositivos de impressão.
Basicamente, um bom software de gerenciamento de impressão ajuda você a minimizar o desperdício, ao mesmo tempo em que cria uma experiência de impressão perfeita e segura.
O gerenciamento de impressão é útil para organizações de todos os tamanhos em diversos setores, incluindo saúde, educação, jurídico, financeiro, tanto em pequenas e médias empresas, quanto em grandes empresas e até mesmo organizações sem fins lucrativos.
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Os problemas da falta de gerenciamento de impressão
Muitos hospitais e clínicas operam frotas de impressoras e multifuncionais em ambientes clínicos e administrativos complexos. No entanto, a maioria não tem uma visão abrangente de onde os dispositivos estão localizados, como estão sendo usados e quanto custam para operar.
Essa falta de visibilidade pode resultar em má utilização do dispositivo, custos de fornecimento desnecessariamente altos e até mesmo manutenção reativa, levando a tempo de inatividade dos dispositivos.
A ausência de ferramentas adequadas de proteção e gerenciamento pode colocar em risco informações confidenciais do paciente, expondo os hospitais a possíveis violações de dados que podem levar a danos à reputação, multas ou até processos judiciais.
Além disso, hospitais e outras instituições de saúde enfrentam o desafio de implementar iniciativas verdes que exigem avaliações de estratégias e recursos adicionais.
Como o gerenciamento de impressão pode ser útil?
O gerenciamento de impressão é feito por programas que visam otimizar e gerenciar as impressões em empresas e instituições.
Eles permitem que as organizações melhorem sua eficiência, produtividade e segurança das informações, geralmente monitorando o uso, substituindo consumíveis e atendendo às necessidades de impressão.
Mas os benefícios vão além, e, entre os principais, podemos citar:
1. Economize tempo e melhore a eficiência
A quantidade de tempo que seus funcionários gastam em tarefas relacionadas à impressora pode ser frustrante.
O processo de impressão, digitalização, ou cópia de documentos em equipamentos antigos ou software mal configurado é apenas o começo. Há também o tempo gasto corrigindo o mau funcionamento do dispositivo e substituindo os cartuchos de tinta e toners.
Um serviço de gerenciamento de impressão deve identificar esses problemas e liberar tempo da equipe para se concentrar em outras atividades relacionadas aos cuidados com os pacientes.
2. Reduza custos e economize dinheiro
Manter e controlar dispositivos individuais um de cada vez é mais caro do que ter um sistema automatizado baseado em nuvem para fazer isso em escala.
Os serviços de gerenciamento de impressão conectam dispositivos a um sistema de monitoramento para agilizar a impressão e ter controle do que é impresso.
Além disso, ter muitas impressoras espalhadas pelo seu hospital ou clínica custará mais para manter, ao usar mais espaço e eletricidade. Ao adotar o gerenciamento de impressão, um especialista terá a capacidade de calcular o custo real de uma abordagem ad hoc e identificar maneiras de economizar.
3. Melhore a produtividade em sua clínica ou hospital
As necessidades de impressão de vários departamentos dentro de uma clínica ou hospital podem variar. Após uma avaliação inicial das necessidades atuais e futuras, é possível determinar quais são os equipamentos ideais.
Isso pode incluir a impressão de dispositivos móveis ou fora do local, por exemplo, ou a necessidade de imprimir tipos especiais de tamanhos e formatos de documentos que você usa regularmente.
4. Reduza sua pegada ambiental
Reduzir a quantidade de papel, eletricidade e consumíveis de impressão que você usa faz parte de ser um cidadão corporativo responsável.
Com um sistema de gerenciamento de impressão, você poderá identificar e rastrear os níveis de uso de impressão. Dessa forma, estará em melhor posição para intervir e reduzir sua pegada ambiental.
E uma vez feito isso, você pode mostrar os resultados de seus esforços de economia de papel em seu relatório de Responsabilidade Social Corporativa da sua clínica ou hospital.
5. Proteção de dados
Um ponto fraco para todas as empresas, quando se trata do material sensível e confidencial, são as impressoras. E, quando se fala na área da saúde, perder ou vazar um dado sensível pode ser um grande problema.
Essa é uma preocupação séria para qualquer organização. Por isso, é um dos principais motivos pelos quais a segurança da impressora deve estar ligada a um sistema de gerenciamento de impressão.
Uma estratégia que inclui liberação segura de documentos e impressão com acompanhamento, evita que dados confidenciais fiquem nas bandejas da impressora para que todos possam ver e elimina o desperdício de trabalhos de impressão abandonados.
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Conte com o software de gestão de impressão da Selbetti
Como viu, o gerenciamento de impressão para clínicas e hospitais é uma medida necessária para todas as instituições que desejam ter menos desperdício e mais agilidade e segurança em seus processos.
E a Selbetti se destaca no mercado brasileiro por ser referência em Outsourcing e Gerenciamento de Impressão. Com o software Tracker, ele é possível identificar quem imprimiu o quê, quando determinado arquivo foi impresso, em qual equipamento, a quantidade de documentos e até o seu conteúdo.
Tudo isso atrelado a relatórios semanais, além do nosso recurso follow you print, para retenção e liberação da impressão via crachá, senha e/ou pin.
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