5 dicas de como fazer a gestão de documentos em instituições de ensino

5 dicas de como fazer a gestão de documentos em instituições de ensino

Quem atua na área educacional, sabe que os papéis são uma parte importante do dia a dia das instituições. E essa gestão de documentos pode ser um grande desafio.

Cada aluno gera toda uma série de papéis — requerimentos, registros, documentos de ajuda financeira. Isso sem levar em consideração os documentos acionados por professores e funcionários.

Quantos documentos sua instituição processa diariamente? Sem dúvida, o número é alto. Alguns deles chegam em papel e acabam armazenados em armários. Outros podem se originar como documentos eletrônicos.

Como resultado, localizar o documento certo pode ser uma tarefa demorada para funcionários de escolas e universidades.

É por isso que preparamos este artigo, onde apresentamos algumas dicas de como fazer a gestão de documentos em instituições de ensino de forma eficiente. Siga a leitura e confira!

A importância da gestão de documentos

O tempo é o bem mais importante que todos temos. Uma vez desaparecido, você nunca irá recuperá-lo, e é por isso que aproveitá-lo ao máximo é importante. 

É por isso que muitos de nós tentamos ser produtivos todos os dias, tentamos fazer o máximo que podemos no tempo limitado que temos.

No entanto, em nossa busca por ser hiper produtivo, negligenciamos pequenas coisas que estão nos custando nosso tempo. Uma dessas coisas que é procurar arquivos e documentos.

De acordo com uma pesquisa feita pela McKinsey, os funcionários passam 1,8 horas todos os dias – 9,3 horas por semana, em média – pesquisando e coletando informações.

Ou seja, dos cinco dias da semana, um deles é dedicado exclusivamente a procurar documentos que poderiam ser encontrados mais facilmente com um sistema eficiente de gestão.

E em instituições de ensino, onde há maior volume de papel, esse tempo gasto pode ser muito maior.

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Dicas para gerenciar seus documentos com eficiência

Quanto mais dependemos de documentos para nosso trabalho diário na área educacional, mais importante se torna ter sistemas fortes para gerenciá-los.

Embora os documentos sejam vitais para o nosso trabalho, eles são responsáveis ​​por muitas ineficiências em nosso fluxo de trabalho. 

Todos nós passamos horas procurando um documento em nossos notebooks ou desktops, pen drives ou discos rígidos, caixas de entradas, mensagens do WhatsApp, aplicativos na nuvem e muito mais.

E, com alunos também enviando documentos, tudo isso se torna ainda mais difícil de organizar. Por isso, para melhorar a gestão de documentos em instituições de ensino, siga essas dicas:

1. Pré-estabeleça os padrões 

A primeira coisa que você precisa fazer para criar uma estrutura organizacional infalível para seus documentos é estabelecer os padrões. 

Se você tiver determinados modelos para os documentos comerciais, como faturas, relatórios, históricos escolares, documentos pessoais dos alunos, torne-os acessíveis a todas as partes interessadas e funcionários.

Treine seus funcionários sobre os procedimentos que eles precisam seguir para compartilhar e revisar documentos. Isso é especialmente importante se a criação do seu documento envolver a colaboração de vários funcionários ou se você tiver uma equipe remota.

2. Implante a convenção de nomenclatura padrão

Estabeleça as regras básicas de nomeação de documentos e arquivos para que eles possam ser pesquisados ​​facilmente. 

Os nomes dos arquivos podem envolver coisas como datas, status, formatos, etc, para descrever o arquivo em detalhes. 

Esses nomes tornam os arquivos facilmente escaneáveis. Certifique-se de passar essas convenções de nomenclatura para os membros de sua equipe para que tudo fique organizado.

3. Atribua um único destino para todos os documentos

Coloque todos os documentos em uma pasta “Raiz”. Ao trabalhar em um ambiente de compartilhamento de arquivos, tente criar uma única pasta raiz e armazene todos os documentos em subpastas dentro dessa pasta raiz.

Além disso, em documentos eletrônicos, quando você tem um único local, é muito conveniente localizar os arquivos quando necessário e executar backups e arquivamentos.

4. Crie uma política de uso dos documentos

É indispensável estabelecer regras específicas para que os documentos sejam usados corretamente. Essa é uma forma de garantir a padronização e de obter um nível maior de controle e de eficiência.

Comece conhecendo quais são as principais necessidades e os usos em relação aos documentos. Entenda como é a rotina de cada setor e qual é o comportamento esperado para cada setor ou funcionário.

A partir disso, desenvolva uma política de uso, segurança e organização. Defina como as pessoas devem acessar, quais informações estão disponíveis a cada colaborador e quais são as boas práticas, por exemplo.

5. Use um sistema de gestão de documentos

Ao adotar um sistema de gestão de documentos, você profissionaliza a forma como organiza os documentos em sua instituição de ensino, e permite que eles possam ser localizados mais facilmente.

Além disso, um sistema permite que os documentos sejam reunidos em uma só plataforma, que realizará classificação automática e ainda permitirá controlar as versões das informações. Assim, eliminam-se erros e as rotinas ganham eficiência.

Tenha o melhor software de gestão de documentos para a área de educação 

Se você está procurando uma solução tecnológica para gerenciar seus documentos, precisa conhecer o ECM, sistema de Gestão de Documentos da Selbetti. 

Nosso software oferece um amplo catálogo de funcionalidades, incluindo controle de versão, classificação automática e distribuição de informações.

Trata-se de um sistema 100% na nuvem, que pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar e equipamento (do desktop ao smartphone).  

Ele funciona a partir da classificação e indexação automática dos documentos, realizando a organização por conteúdo, formas visuais, tipos (por exemplo, carteira de motorista, extrato bancário, faturas, diploma etc) e até subcategorias personalizadas (por exemplo, faturas do fornecedor A, faturas do fornecedor B etc). 

Esse software é capaz de trabalhar junto a um scanner para digitalizar documentos físicos. O foco é criar um banco de dados eletrônico com arquivos facilmente pesquisáveis para potencializar a organização documental e atribuir maior agilidade às rotinas. 

Para que isso tudo seja possível, basta o profissional lançar as informações na ferramenta, que ela irá fazer a integração de todos os documentos relacionados, inserindo-os nos locais adequados automaticamente. 

Assim, a busca de informações será facilitada, uma vez que a equipe não precisará perder tempo procurando documentos armazenados em gavetas ou planilhas.

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Tenha o ECM da Selbetti

Como você viu, a gestão de documentos em instituições de ensino é uma parte importante para o bom funcionamento da entidade educacional. E diante de um enorme volume de documentos, é vital um sistema de organização.

Com o ECM da Selbetti você terá um robusto sistema de gestão de documentos, agilizando os processos e otimizando o tempo de seus funcionários.

Esperamos que tenham gostado das dicas de como fazer a gestão de documentos em instituições de ensino e, para conhecer mais sobre o ECM da Selbetti, confira nossa página completa de soluções educacionais.