7 vantagens da assinatura eletrônica para a sua empresa

7 vantagens da assinatura eletrônica para a sua empresa

A transformação  digital nas empresas é um processo que está cada vez mais presente. E nesse sentido, é imprescindível ter, entre outras ferramentas, a assinatura eletrônica.

Afinal, a assinatura de documentos é um grande desafio para todos os tipos de empresas. A gestão documental é uma tarefa tediosa, difícil de coordenar, e que envolve trabalhadores, clientes, administradores, entre outros. Com tantos protagonistas que multiplicam a complexidade deste trabalho, ter agilidade na assinatura de documentos é fundamental.

É aí que entra em cena a assinatura eletrônica, que, além de agilizar processos, proporciona várias outras vantagens para a sua empresa, conforme apresentamos no artigo abaixo. Siga a leitura e veja também como a solução S-Sign da Selbetti pode lhe ajudar!

Para que serve a assinatura eletrônica?

Todas as empresas geram e recebem documentos diariamente. Esses documentos escritos e assinados à mão já são obsoletos para o mundo em que vivemos.

Por isso, é importante implementar um sistema de gestão documental eficiente, aliado a recursos tecnológicos e soluções digitais, para ter um efeito positivo no crescimento do negócio.

Com assinaturas eletrônicas eliminando a necessidade de passar por um processo de verificação ou comparecer a um local de assinatura, a empresa ganha tempo e melhora sua reputação junto aos clientes.

Afinal, tal procedimento economiza tempo para ambas as partes do contrato, permitindo que elas recebam informações remotamente. Apresentam também redução de gastos operacionais e ecológicos, já que não é necessário o uso de papel.

Há outras vantagens, que detalhamos abaixo:

1. Economia de tempo na gestão de documentos

Enviar e receber um documento assinado, sem depender de scanners, fotocopiadoras ou entrega dos correios, é possível com sistemas de assinatura eletrônica. 

Todas essas operações complexas são reduzidas a algo tão simples quanto enviar um e-mail. Além disso, o fato de dispensar a presença física do signatário significa que uma tarefa que poderia levar vários dias ou semanas, é realizada em minutos.

Acelerar todos esses procedimentos é um ponto de virada em qualquer empresa, o que significa economia de trabalho administrativo e de recursos.

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2. Economia de custos e recursos administrativos

Podemos dizer que vamos economizar com a assinatura eletrônica. E não se trata apenas de economizar recursos de impressora e na quantidade de papel, mas também os gastos decorrentes das horas trabalhadas pelos funcionários que realizam essas tarefas.

Além disso, um sistema de assinatura eletrônica de documentos não apenas economiza custos de gerenciamento interno, horas de pessoal ou material. É também uma vantagem que agiliza as relações comerciais.

3. Agiliza os procedimentos administrativos

É possível simplificar os procedimentos administrativos, agilizando o processo comercial com os clientes, simplificando as relações trabalhistas com os funcionários, ou gerenciando os procedimentos documentais com colaboradores ou distribuidores. 

Em suma, a assinatura eletrônica na empresa representa um aumento significativo de produtividade. Mais que isso, simplificar o processo reduz o risco de cair em um erro administrativo.

4. Eficiência no armazenamento e organização de documentos

Gerenciar e armazenar documentos na nuvem confortavelmente não apenas ajudará você a obter ordem, mas também a eficiência. 

Os serviços na nuvem são uma grande vantagem com a qual é possível acessar documentos de qualquer lugar e no horário escolhido. Além disso, facilita ter todos os documentos solicitados, em um só lugar e com segurança.

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5. Sustentabilidade ambiental

Sistemas ambientalmente sustentáveis ​​não apenas contribuem para melhorar o nosso entorno, mas também são um compromisso de longo prazo com o futuro. 

Ter este tipo de serviços passa a visão de uma empresa moderna e atenta à situação atual, pois contribuem diretamente para o cuidado com o meio ambiente, reduzindo recursos e reduzindo o uso de papel em até 90%.

Da mesma forma que o sistema de assinatura eletrônica na empresa economiza recursos, favorece a gestão eficiente da energia, reduzindo gastos desnecessários tanto para a empresa quanto para o meio ambiente.

6. Legalidade e transparência 

Ter todos os documentos das relações trabalhistas, jurídicas e comerciais é uma garantia legal que facilita a transparência. Também ajuda a gerenciar adequadamente os arquivos da empresa. 

A assinatura eletrônica é tão confiável e segura quanto uma assinatura manuscrita, pois permite ter todo o processo documentado, onde veremos cada etapa realizada até a assinatura e envio do documento.

7. Segurança na integridade

É muito importante verificar se o sistema é seguro. Por exemplo, se o sistema estiver online, devemos verificar se ele possui certificados SSL ou certificados de segurança. 

Além disso, é fundamental verificar se o sistema de entrega é totalmente seguro e se está em conformidade com a lei de assinatura eletrônica.

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Como o S-Sign da Selbetti pode lhe ajudar?

Como viu, a assinatura eletrônica proporciona inúmeras vantagens para as empresas, que vão muito além da redução de custos. E a boa notícia é que implementá-la em seu negócio é mais fácil do que imagina.

Por meio do S-Sign da Selbetti é possível ter um sistema completo de assinatura eletrônica, tudo de forma prática, rápida e segura. Por meio do nosso sistema, basta carregar os documentos a serem assinados na nossa plataforma e informar os dados dos signatários.

Eles receberão um e-mail por um link seguro, onde poderão visualizar e assinar o documento. Com isso, o documento é registrado e armazenado eletronicamente com total segurança.

Portanto, não perca mais tempo e implemente também a assinatura eletrônica no seu negócio. Para conhecer nossa solução S-Sign completa, e falar com nossos consultores, clique aqui!