Digitalização de documentos na empresa: como fazer e quais são as etapas

A digitalização de documentos é um processo importante e essencial que as empresas encaram com seriedade. Afinal, ela cumpre diversos objetivos, que vão desde a economia de espaço e de tempo e, sobretudo, a garantia de que os documentos não sejam acessados por pessoas não autorizadas.

Além disso, o conceito de escritório digital está, atualmente, totalmente integrado ao vocabulário de muitas empresas e trabalhadores em todo o mundo, para os quais a tarefa de digitalizar documentos está presente no seu dia-a-dia.

Basicamente, digitalizar documentos consiste em eliminar a documentação impressa para substituí-la por documentação digital. Inclusive, há inúmeros estudos que tratam dos custos consideráveis, e muitas vezes despercebidos, de um uso excessivo de papel que justificam essa transição do físico para o digital.

Por esse motivo, embora digitalizar toda a documentação de uma empresa seja uma tarefa árdua que não deve ser subestimada , isso resultará em uma economia significativa de custos, entre outras vantagens que explicamos no artigo abaixo! Siga a leitura e confira.

Para que serve a digitalização de documentos na empresa?

A digitalização de documentos proporciona diversos benefícios para as empresas. Entre os principais, podemos citar:

Economiza dinheiro

Com a digitalização de documentos, as empresas desfrutam de economias concretas e substanciais, pois não precisam mais fazer uso extensivo de tinta e papel, entre outros. Todos os custos relacionados à impressão, processamento e envio são drasticamente reduzidos ou até mesmo eliminados.

Economia de tempo

A digitalização simplifica e também reduz muito o tempo gasto no processamento e reinserção de dados. Em segundos, usando aplicativos profissionais de gerenciamento, os funcionários têm acesso a informações e/ou documentos arquivados e podem fazer anotações conforme necessário.

Monitorização documental 

Centraliza-se toda a informação dos documentos estratégicos e centrais, monitorando-se também o estado de processamento dos documentos, com melhor rastreabilidade e redução do nível de erros que ocorrem frequentemente quando uma empresa recorre a documentos em papel.

Imagem moderna da empresa

Com fenômenos digitais que afetam todos os setores de atividade, a digitalização permite às empresas projetar aos clientes uma imagem de modernidade, eficiência e capacidade de se adaptar às mais recentes tecnologias.

Meio Ambiente

A eliminação do papel reforça o compromisso social e ambiental da empresa e enquadra-se bem numa lógica de promoção do desenvolvimento sustentável ao nível adequado.

Leia também::: As melhores práticas para gestão de documentos digitalizados

Quais são as etapas da digitalização de documentos?

Para implementar um sistema de gestão de documentos digitais em uma empresa, é necessário planejar como todos os documentos dentro da organização serão armazenados, gerenciados e controlados.

Trata-se de transformar todos os documentos em papel em formato digital e arquivá-los em um local centralizado que os funcionários possam acessar de maneira fácil e simples onde quer que estejam, mesmo de seus dispositivos móveis.

1. Como capturamos os documentos?

A primeira etapa que o processo de digitalização exige é decidir quem fará a digitalização, em que formato e usando qual tecnologia. 

Nesse sentido, é aconselhável optar por resoluções de 300 dpi, digitalizar em preto e branco e que os arquivos de destino estejam no formato PDF. Nesse processo, pode ser necessário escanear documentos antigos já impressos, ao mesmo tempo que novos já são salvos neste formato, ao invés de serem impressos.

Quando se trata de tecnologia, é importante optar por uma solução de software, especialmente aquelas que contam com a tecnologia OCR, que realiza a classificação de documentos na hora da digitalização.

Essa solução permite passar de um texto impresso para um digital através da interpretação de caracteres, o que oferecerá a possibilidade de realizar pesquisas de hipertexto dentro dos documentos digitalizados.

2. Como armazenamos os documentos digitalizados?

Essa decisão gira essencialmente em torno de escolher uma solução de armazenamento em nuvem e determinar se ela precisa ou não ser complementada com um backup físico.

Entre os principais recursos a serem considerados na hora de escolher a forma de armazenamento, podemos citar: 

  • A possibilidade de criar diferentes níveis de acesso, para que alguns usuários possam ler e editar os documentos e outros visualizá-los em modo ‘somente leitura’;
  • Compatibilidade multiplataforma, que permite que os documentos sejam acessados ​​de notebooks, desktops e smartphones;
  • O seu nível de segurança, de forma a garantir a integridade dos documentos e a confidencialidade do seu acesso.

3. Como são acessados os documentos digitalizados?

Uma vez decidido o sistema de armazenamento dos arquivos digitalizados, deve-se acordar uma estrutura de pastas simplificada, autoexplicativa e flexível, na qual é importante distinguir dois tipos de documentos:

  • Aqueles que digitalizamos apenas para fins de arquivo e que, portanto, consultaremos com pouca frequência.
  • Os documentos mais utilizados, como contratos, faturas etc, que devem ser de fácil localização e, portanto, idealmente, não devem exigir mais de três ou quatro cliques para acessá-los.

Leia também::: Como assinar digitalmente um documento?

A tecnologia como aliada

Como mencionamos acima, ter a tecnologia OCR (Optical Character Recognition, em português, Reconhecimento Óptico de Caracteres) como aliada pode ser um grande diferencial no processo de digitalização de documentos. 

O OCR é um módulo utilizado para a classificação dos documentos estruturados e não estruturados na hora da digitalização. No dia a dia, essa tarefa é feita manualmente e toma muito tempo, daí a importância de ter a inteligência artificial como aliada. 

Outra solução da Selbetti é o ECM, ou Enterprise Content Management, tecnologia que tem o objetivo de gerenciar todo o ciclo de vida de documentos e informações organizacionais.

As soluções ECM permitem capturar, gerenciar, armazenar, analisar, distribuir e automatizar rotinas de forma eficiente e dinâmica.

Estas são duas das soluções que a Selbetti oferece para a digitalização de documentos, na qual o OCR fará uma leitura do documento, identificará o tipo, extrairá os dados e publicará no ECM automaticamente.

Isso proporciona um ganho de performance, já que com a classificação automática, o usuário não perde tempo escrevendo as informações e ganha produtividade, além de reduzir erros.

Facilita, ainda, a leitura da imagem, já que um dos grandes diferenciais do OCR da Selbetti é que ele extrai dados a partir da imagem, atribuindo mais agilidade aos processos empresariais.

Ou seja, o processo de digitalização de documentos é fundamental em qualquer empresa moderna, ao mesmo tempo que o uso de uma tecnologia como o OCR da Selbetti pode tornar o processo ainda mais prático, rápido e seguro. 

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