Assinatura eletrônica no RH: como simplificar a gestão de documentos? 

Assinatura eletrônica no RH: como simplificar a gestão de documentos? 

No cenário atual, a agilidade e a praticidade se tornaram essenciais em todos os setores.

Na gestão de documentos, o uso da assinatura eletrônica na área de Recursos Humanos é uma revolução que elimina a papelada, transporte e burocracia. Neste post, exploraremos as vantagens desse sistema, que otimiza a administração de documentos no RH, tornando os processos mais eficientes. Boa leitura! 

A assinatura eletrônica é uma solução eficaz que agiliza procedimentos, reduzindo o tempo de autenticação e garantindo segurança. Seu impacto se estende ao setor de Recursos Humanos, uma área vital para as empresas, que lida com a gestão de pessoal. A implantação da assinatura eletrônica proporciona praticidade e agilidade nos processos, beneficiando colaboradores, clientes e fornecedores. Confira mais sobre os benefícios de adotar um sistema de assinatura eletrônica no RH: 

• Funcionalidade e segurança  

A área de RH lida com muitos processos e documentos, agilizar de forma segura é necessário. Soluções como essa trazem funcionalidades e ganhos essenciais quando o assunto é firmar acordos e obter consentimentos de colaboradores em formulários de integração, contratos de trabalho, acordos de compensação, inscrição em benefícios e férias, por exemplo, ao mesmo tempo em que asseguram a integridade, autenticidade e validade jurídica da documentação, afinal precisam seguir rigorosamente os padrões exigidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.  

Cabe orientar que, uma vez efetivado as assinaturas, é criado uma chave única e criptografada de identificação do documento, inviabilizando qualquer alteração, pois se alterado, o sistema de validação vai identificar e alertar que o documento não possui validade.

• Economia de tempo e recursos  

A assinatura eletrônica permite que os documentos sejam assinados de forma rápida e segura, sem a necessidade de imprimir, se deslocar a outro setor, utilizar serviços de malote ou transportes para acessar profissionais que estão em filiais ou home office. Isso economiza tempo, dinheiro e recursos, tornando o processo mais sustentável, eficiente e produtivo para todos os envolvidos.   

• Seja Paperless! 

Viva a cultura Paperless! Diga adeus ao desperdício de papel, elimine custos de transporte e abrace uma abordagem mais sustentável com apenas alguns cliques. 

• Redução de erro humano  

Quando se assina documentos de maneira física, você depende muito mais de recursos humanos. Essa dependência abre brechas para violação de informações confidenciais ou extravio de documentos, afinal não há como garantir a segurança de toda a jornada do documento até sua efetivação. Já com soluções de assinatura eletrônica, todo o ciclo é autenticado, inviabilizando o acesso de terceiros e garantindo a integridade das informações. 

• Contratação e Onboarding:  

A assinatura eletrônica permite que os RHs enviem documentos, como contratos de trabalho, políticas da empresa e formulários de benefícios, aos funcionários para assinatura rápida e remota. Isso acelera o processo de contratação e integração de novos funcionários.  

• Flexibilidade e Mobilidade:  

A assinatura eletrônica permite que os funcionários assinem documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que tenham acesso à internet. Isso é particularmente útil para empresas com funcionários remotos ou que precisam viajar com frequência. 

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?  

A assinatura eletrônica é usada para acessar e aprovar informações no meio digital e tem sua validade garantida pelo acordo entre as partes. Além disso, esse tipo de assinatura utiliza algumas informações que atestam a sua veracidade como:  

• Login e Senha: Muitas vezes, a combinação de login (nome de usuário) e senha é usada para autenticar o usuário.  
• Token: Isso envolve a geração de um código único, geralmente de curta duração, que é fornecido ao usuário para verificação.  
• Desenho de Assinatura: Os usuários podem criar um desenho digital de sua assinatura, que é anexado ao documento eletronicamente.  
• IP e Geolocalização: O registro do endereço IP do usuário e sua localização geográfica pode ser usado como parte do processo de verificação. 

A assinatura digital também é uma forma de Assinatura Eletrônica, porém, é realizada utilizando um Certificado Digital emitido por uma agência certificadora credenciada pelo ICP-Brasil. Deste modo, tem a validade jurídica assegurada pela legislação brasileira.  

Logo, a grande diferença entre assinatura eletrônica e digital é que a assinatura digital utiliza criptografia para garantir a autenticidade e integridade dos documentos. E a assinatura eletrônica utiliza outros métodos eletrônicos para identificar a pessoa que assina o documento, como citamos acima. 

Dica de ouro: Uma garantia de integridade temporal  

A assinatura eletrônica não se limita apenas à autenticação de documentos. Ela também pode ser combinada com o poderoso conceito de “carimbo do tempo”.  

O carimbo do tempo é uma marcação temporal que atesta a data e a hora exatas em que um documento foi assinado. Isso desempenha um papel crítico em garantir a integridade temporal de documentos no contexto do Recursos Humanos. Com a aplicação de carimbos do tempo em documentos assinados eletronicamente, o RH pode ter certeza de que nenhuma alteração posterior foi feita no documento. Isso é crucial para manter a rastreabilidade e a conformidade legal em um ambiente onde o tempo é um fator essencial.  

Agora, o RH não só se beneficia da praticidade e segurança da assinatura eletrônica, mas também pode contar com a precisão temporal que o carimbo do tempo oferece, assegurando que os registros e documentos permaneçam inalterados ao longo do tempo. 

Tenha o melhor software para assinatura eletrônica de documentos do mercado, o S-SIGN! 

Como você pôde ver, o uso da assinatura eletrônica em documentos se tornou um diferencial para a área de Recursos Humanos e também para as organizações que desejam crescer e se destacar no mercado, podemos afirmar que a solução é uma protagonista no cenário corporativo moderno.  

Afinal, é impensável – nos dias atuais – perder tempo assinando pilhas de papéis manualmente, já que além do enorme tempo gasto, há um custo extra com papéis, impressão e armazenamento.  

Por isso, você pode contar com o S-SIGN da Selbetti, a melhor tecnologia de assinatura digital e eletrônica do mercado. Ficou interessado (a)? Então entre em contato e fale com nossos consultores para saber mais!