Como fazer um controle de impressão eficiente?

Como fazer um controle de impressão eficiente?

Descubra como tornar o processo de impressão do seu negócio mais eficiente e sem desperdícios.

A falta de controle de impressões está entre os principais motivos de gastos não computados nas organizações. Afinal, sem saber o que ou quanto vem sendo impresso, é difícil entender com precisão o valor que isso ocupa no orçamento.

Por isso, adotar um sistema de gerenciamento de impressões eficiente possibilita aumentar o controle sobre as impressões, otimizar insumos e até reduzir o impacto ambiental.

Preparamos algumas dicas para você economizar adotando o gerenciamento de impressões certo para o seu negócio. Acompanhe a leitura!

1- Descubra o que você não sabe

Algo comum em muitos departamentos é que quase todo mundo tem uma impressora de mesa, mas ninguém parece saber quem é o responsável pela manutenção da máquina. 

E se você olhar no armário de suprimentos, é possível que haja uma pilha de toners e tintas, e ninguém sabe quem os encomenda ou mesmo para onde devem ir. Essa falta de controle pode ser terrível para as finanças.

Os serviços de gerenciamento de impressões são projetados para reduzir o custo de propriedade — já que você loca ao invés de comprar — e manutenção de impressoras, garantindo que as máquinas sejam bem mantidas e os clientes pagam apenas pelo que imprimem. 

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2- Observe suas necessidades

Para lançar uma estratégia de controle de impressão, uma empresa deve observar o comportamento humano, não apenas o número de impressoras que possui ou a quantidade de consumíveis desperdiçados. 

Uma ferramenta de gerenciamento pode manter um banco de dados de inventário de dispositivos, atividades de impressão e eventos da impressora. 

Mas o valor real está em identificar como as pessoas estão usando as máquinas, sabendo quanto cada colaborador imprime. Isso ajuda a limitar o desperdício.

3- Controle custos de impressão ocultos

Seus custos de impressão por página contam apenas parte da história. Os custos tangíveis representam apenas uma fração dos custos totais de impressão. Exemplos de custos tangíveis incluem:

• Equipamento de escritório comercial;
• Consumíveis como toner e cartuchos de tinta;
• Manutenção;
• Papel;
• Luz.

Considere os custos de tempo de inatividade da impressora, gerenciamento de dispositivo e rede e o tempo que o funcionário gasta interagindo com as impressoras do escritório. 

Além disso, leve em conta a preparação, coleta e acabamento dos documentos impressos, bem como o tempo potencial e as perdas de capital decorrentes de problemas, erros e equívocos da impressora. 

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4- Conte com um sistema de controle de impressão

Um sistema de gestão de impressão possibilita rastrear as impressões feitas em cada equipamento, para garantir mais controle sobre o assunto.

A Selbetti desenvolveu um dos melhores sistemas de gestão de impressões do mercado: o Tracker. Ele proporciona total controle e gestão das impressões e cópias no parque de impressões. 

Com o Tracker, é possível identificar quem imprimiu determinado arquivo, quando fez isso, em qual equipamento, a quantidade de documentos impressos e até seu conteúdo. Esse sistema também oferece segurança a partir do monitoramento de informações por usuários ou áreas para o controle de impressões.

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Atendemos todo o Brasil, com mais de 100 mil dispositivos. Contamos com modelos de equipamentos para diferentes fluxos de trabalho, sempre atualizados com o que há de mais inovador e eficiente no mercado.

Dessa forma, você pode locar sua impressora com a Selbetti de acordo com a necessidade do seu negócio, e ainda contar com o software para gestão de impressões e cópias no ambiente empresarial.

Tudo isso atrelado a relatórios semanais, além do nosso recurso follow you print para retenção e liberação da impressão via crachá, senha e/ou pin.

Portanto, se você deseja um gerenciamento de impressão eficiente na sua empresa, entre em contato e saiba como podemos lhe ajudar!