Como funciona a assinatura digital de contratos?
A assinatura digital de contratos é uma revolução que vem concedendo agilidade aos processos das empresas que já adotaram esse sistema.
Afinal, não se perde mais tempo com o envio de documentos físicos a serem assinados pelas partes envolvidas, ao mesmo tempo que reduz custos com Correios ou mesmo deslocamentos. E, em um momento pós-pandemia, se percebeu, mais do que nunca, que resolver as coisas remotamente é algo essencial.
Internamente para as empresas, a assinatura digital de contratos e outros documentos também significa redução de custos. Uma pesquisa realizada pelo IDC (International Data Corporation) descobriu que os colaboradores perdem, em média, 4 horas por semana assinando documentos de forma manual (o que dá 208 horas por ano focadas na assinatura manuscrita!).
Ou seja, a assinatura digital de contratos é algo que você precisa adotar urgentemente em seu negócio. E se ainda não sabe como ela funciona, confira o artigo que preparamos abaixo, e como a Selbetti pode lhe ajudar nesse processo.
O que é assinatura digital de contratos?
A assinatura eletrônica de contratos é o meio para se identificar pela Internet e outros meios eletrônicos e dar legalidade a documentos.
Pela sua natureza, este tipo de assinatura pode ser utilizado como substituto da tradicional assinatura física na condução dos negócios.
Esta assinatura é gerada com elementos de tecnologia para identificação dos utilizadores e autenticação da subscrição de qualquer documento ou ficheiro digital.
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Como funciona a assinatura digital de contratos?
Se você tiver dúvidas sobre o uso da assinatura digital para seus documentos oficiais, lembre-se de que a assinatura eletrônica e a assinatura manuscrita possuem o mesmo valor jurídico.
Afinal, no Brasil, a assinatura eletrônica e digital é regulamentada pela Medida Provisória n° 2.200-2/2001, de 24 de agosto de 2001.
Essa medida regulamenta a certificação digital no país e institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, instituição conhecida como ICP Brasil. Além disso, em 2020 foi aprovada a Lei nº 14.063, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos.
Portanto, você pode assinar digitalmente, e legalmente, seus contratos. Em caso de litígio, estes constituirão prova irrefutável, bem como qualquer documento que seja assinado à mão.
Assim, qualquer contrato pode ser assinado eletronicamente, seja um contrato de trabalho, um contrato de aluguel ou mesmo um contrato entre empresas.
Passo a passo
A assinatura digital de contratos começa, naturalmente, com a redação do documento eletrônico. Posteriormente, o mesmo será carregado na plataforma de assinatura eletrônica, antes de ser enviado aos diferentes signatários. Os destinatários receberão um e-mail com um link que os direcionará para o contrato online.
O signatário deve, então, dar o seu consentimento para garantir que leu o documento e as obrigações que o vinculam.
Uma vez que todas as partes tenham assinado o contrato, os documentos são enviados por e-mail ou disponibilizados na área do cliente. Cada signatário também recebe um certificado de assinatura eletrônica que atesta o ato de assinar.
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Benefícios de assinar contratos digitalmente
Ainda está em dúvidas sobre os benefícios da assinatura digital de contratos? Separamos mais alguns benefícios para você:
1. Não perca tempo valioso
Se você introduzir a opção de assinar eletronicamente seus documentos, economizará muito tempo. Como em muitas outras áreas, os métodos tradicionais consomem muito tempo.
O envio de documentos por correio ou e-mail não se encaixa mais nos tempos voláteis e mutáveis em que vivemos. Ou você quer passar pelo incômodo de imprimir, assinar, datar, digitalizar e enviar por e-mail seus documentos assinados?
Ao usar uma solução de assinatura digital para lidar com seus documentos, você pode concluir transações em minutos, em vez de dias ou até mesmo semanas.
2. Economize dinheiro
Você não apenas economizará tempo, mas também muito dinheiro se introduzir a assinatura digital de contratos no seu negócio. Você poderá investir cada centavo que gastaria em remessas, deslocamentos, impressão ou correspondência em tarefas mais produtivas.
Em vez de imprimir resmas de documentos e guardá-los fisicamente em um armário para referência futura, você pode compartilhá-los, armazená-los e arquivá-los eletronicamente.
Você economizará espaço físico e eliminará o custo de manutenção de impressoras e papel. É o que consideramos uma situação ganha-ganha.
3. Melhora a experiência do usuário
As empresas que se preocupam em oferecer a melhor experiência aos seus clientes ganharão uma vantagem competitiva duradoura.
Os clientes são o ativo mais importante de uma empresa e, portanto, devem ser tratados como tal. Eles esperam uma experiência orientada por tecnologia que seja rápida, confortável e moderna.
Uma solução de assinatura digital pode ser exatamente a alternativa que seus clientes procuram. Ofereça a eles uma solução amigável e simples para assinar seus documentos. Não os force a usar impressoras, scanners ou outros dispositivos.
4. Garanta a integridade
Para garantir o processamento correto e seguro de um documento assinado, uma série de aspectos fundamentais devem ser levados em consideração. Garantir a integridade dos documentos assinados é provavelmente o requisito mais importante quando se trata de otimizar os procedimentos administrativos da sua empresa.
Embora frequentemente usadas, as assinaturas manuscritas não são tão seguras quanto se poderia pensar. Elas não incluem nenhum relatório indicando o que aconteceu com um documento antes, durante e depois de sua assinatura. Não há possibilidade de rastrear diretamente a assinatura para saber onde foi colocada e por quem.
As assinaturas eletrônicas, por outro lado, oferecem uma resposta adequada a essas perguntas: a trilha de auditoria. Ela contribui muito para o aspecto de integridade e pode fornecer a garantia e prova se houver alguma disputa sobre a validade de uma assinatura ou documento.
5. Segurança
Você já perdeu documentos importantes? Não consegue se lembrar onde salvou seus contratos?
Elimine a desordem administrativa com uma solução de assinatura digital e sistema de arquivamento integrado. Você não corre mais o risco de perder ou corromper documentos físicos com assinatura manuscrita quando eles são assinados e arquivados digitalmente.
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S-SIGN Selbetti: conheça o melhor sistema de assinatura digital de contratos
Assinaturas manuscritas têm muitas desvantagens inerentes. Cada pessoa que assina um documento deve estar presente fisicamente, por exemplo.
Em nosso mundo globalizado, caracterizado pelo desaparecimento das fronteiras e da economia internacional, é claro que é uma bagunça e nem sempre fácil.
E, como apresentamos acima, com a assinatura digital de contratos, isso deixa de existir, ao mesmo tempo que se economiza tempo e recursos, e oferece uma experiência melhor aos seus clientes.
Mas ainda temos uma boa notícia para você: implantar a assinatura digital de contratos na sua empresa é mais fácil do que imagina, por meio do S-Sign da Selbetti! Nosso sistema é bastante prático, rápido e intuitivo, e tem como diferenciais:
100% Cloud
A plataforma está disponível no formato cloud, sem necessidade de instalações e infraestrutura.
Multi Dispositivos
O sistema pode ser acessado pela web através de qualquer dispositivo.
Carimbo do Tempo
Todas as assinaturas recebem um carimbo do tempo padrão ICP-Brasil, aumentando a segurança.
API de Integração
Enviar documento, definir assinantes e ser notificado da realização de uma assinatura, tudo isso é possível no S-SIGN.
Portanto, não perca mais tempo e dinheiro e dê um passo em direção ao futuro com a assinatura digital de contratos. Para conhecer o sistema completo S-Sign da Selbetti, clique aqui e conheça nossa página completa dessa solução!
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