Como funciona a digitalização de documentos e quais as vantagens?

Como funciona a digitalização de documentos e quais as vantagens?

É comum ver que, à medida que uma empresa cresce, o fluxo de informações e a quantidade de documentos em papel aumentam consideravelmente, tornando mais complexo o armazenamento da documentação. Uma solução para isso é a digitalização de documentos.

Através dela você pode utilizar diversas ferramentas para transferir os documentos que são físicos para um meio totalmente digital. Dessa forma, poderá protegê-los localmente ou em um servidor na nuvem.

Além disso, as documentações poderão ser acessadas mais facilmente, ao mesmo tempo em que é possível deixá-las seguras, estabelecendo protocolos de acesso por senha. Ou seja, há inúmeras vantagens e a Selbetti conta com uma solução perfeita para você!

Para saber mais, confira o artigo que preparamos abaixo!

O que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é um processo que visa promover a mudança do formato físico para o digital. Ou seja, os documentos serão levados do formato analógico, ou “tradicional”, para armazená-los em uma plataforma que permita sua gestão por meio da digitalização.

Este processo mencionado anteriormente cria dados digitalizados, não afetando as informações dos documentos originais. Além disso, permite que esses documentos sejam melhor armazenados e gerenciados pela empresa. 

Escanear ou digitalizar?

Certamente você já ouviu o termo escanear e, claro, também o termo digitalizar. Os termos parecerem sinônimos, mas, na realidade, se referem a conceitos distintos.

Embora seja claro que ambos partem do mesmo princípio, é preciso entender que a finalidade é diferente. Pode-se dizer que o processo de escanear é apenas passar por um scanner folha por folha e, uma vez feito, obter essas informações em um arquivo genérico.

Por outro lado, o procedimento de digitalização refere-se à conversão da informação em papel em informação digital, com a respectiva classificação. Isso resulta em buscas simples e ágeis para o acesso e a gestão de informações.

Como funciona a digitalização de documentos?

As etapas de digitalização de documentos estão sujeitas ao sistema contratado, porém existem 4 fases gerais que envolvem o processo de digitalização de documentos. Eles são: 

Em primeiro lugar, deve-se reunir toda a documentação a ser digitalizada com a nova ferramenta contratada. Geralmente, esta é a fase que leva mais tempo. 

Na segunda fase temos que começar a transferir toda a informação para o formato digital.

Em muitos sistemas, por meio da ferramenta de reconhecimento de caracteres, a imagem é transformada em texto. Desta forma, são criados documentos de texto que podem ser editados e, assim, permitem a atualização do documento no futuro, caso necessário.

Por fim, é a etapa de armazenamento da informação para seu suporte, consulta ou busca do documento. Esta etapa é fundamental, pois visa melhorar o acesso à informação.

9 vantagens de digitalizar documentos na sua empresa

Como mencionamos no início, uma vez que digitalize documentos, você obterá uma série de benefícios que impactarão diretamente os procedimentos internos da empresa. As principais vantagens são:

1. Facilidade na localização de documentos

A busca e recuperação de informações é acelerada quando os documentos são digitalizados. Isso impulsiona a produtividade, pois não se perde tempo no manuseio de arquivos. 

2. Espaço ilimitado para armazenamento

Muitas vezes é um problema manter tanta documentação porque há falta de espaço. É impossível acumular tantos arquivos ano após ano. Esse problema é facilmente resolvido com a digitalização de documentos.

3. O risco de perda e deterioração é eliminado

Muitas vezes, os documentos são perdidos por não terem sido devidamente arquivados. Por isso, digitalizar documentos é a melhor forma de garantir que sempre os teremos à disposição. Além disso, evita-se a deterioração causada pelo uso do papel, que, com o tempo, pode se tornar ilegível.

4. Pode ser enviado facilmente

É muito prático ter os documentos digitalizados, pois podem ser facilmente enviados sempre que necessário, por email, por exemplo. Isso facilita o compartilhamento de informações.

5. Consultas simultâneas

Esses documentos podem ser consultados em diferentes computadores ao mesmo tempo. É uma forma muito eficaz de compartilhar informações entre vários colegas de uma empresa ou entre a empresa e outra organização. E tudo isso sem precisar imprimir cópias.

6. Cópias do original podem ser obtidas

Qualquer documento digitalizado pode ser impresso quantas vezes você quiser, quando necessário. Com isso garantimos que teremos uma cópia perfeita. O original permanecerá sempre intacto e sua nitidez não será afetada.

7. Limita o acesso à informação

Através desta forma de armazenamento de dados, é possível restringir o acesso aos documentos, com configurações de autorização de acesso. Além disso, é possível estabelecer diferentes níveis de privacidade, de acordo com os perfis de cada um dos usuários.

8. Documentos digitalizados são muito versáteis

Toda a informação digital tem uma vantagem muito útil: pode ser incorporada em qualquer tipo de documento eletrônico. Além disso, pode ser modificado e convertido para diferentes formatos, dependendo do que nos interessa. Algo impossível no caso de documentos em formato de papel.

9. Você economiza dinheiro e protege o meio ambiente

Nunca pensamos no dinheiro que as empresas gastam em tinta e papel para impressora. Mas a quantidade é realmente grande. Com a digitalização de documentos, você pode economizar muito sem esses gastos. Além disso, ao restringir o uso de papel, contribuímos para o cuidado com o meio ambiente.

Confira também::: Por que a Gestão de Documentos é importante?

A Selbetti tem a solução perfeita para você

Como viu, a digitalização de documentos representa inúmeras vantagens para as empresas, que vão muito além de acabar com documentos físicos e transferi-los para o meio digital.

E a Selbetti conta com uma solução completa chamada de ECM (Enterprise Content Management ou Gestão de Conteúdos Empresariais). Ela permite o gerenciamento, armazenamento, segurança e distribuição das informações.

Quer saber mais sobre digitalização de documentos? Então confira também nosso artigo “As melhores práticas para gestão de documentos digitalizados”.