Controle de versão de documentos: saiba o que é e como fazer

Controle de versão de documentos: saiba o que é e como fazer

Você já pensou na importância de se ter um controle de versão de documentos? Isso é ainda mais importante onde várias pessoas podem acessar o mesmo arquivo e alterá-lo.

Graças à expansão do software colaborativo, o controle de versão experimentou um desenvolvimento na última década. Com várias pessoas trabalhando no mesmo documento, manter o controle de todas as alterações é crucial. 

No entanto, de acordo com um estudo da Perforce (Document Collaboration Report), 88% dos funcionários que trabalham em ambientes colaborativos com gerenciadores de documentos continuam tendo problemas com o controle de versão. 

Para alcançar ambientes de trabalho mais produtivos, as empresas buscam soluções para esses problemas. E para saber o que você pode fazer na sua empresa para evitar falhas no controle de versão de documentos, confira o artigo abaixo!

O que é controle de versão?

É improvável que qualquer documento seja definitivo na primeira redação. O usual é que sejam feitas correções e extensões que modificam o conteúdo original em várias ocasiões. Ainda mais nos casos em que não há um único autor, mas vários em conjunto.

O controle de versão é o gerenciamento das alterações feitas em um documento, programa, imagem, site e outros arquivos que contenham informações. 

As alterações são registradas automaticamente e podem ser identificadas facilmente, indicando o autor da alteração, o horário e quais mudanças foram feitas. 

O objetivo do controle de versão do documento é manter um registro do histórico de um arquivo, que, vinculado a outra ferramenta importante como o controle de alterações, permite comparar as modificações entre as versões e decidir qual versão é a que nos interessa como definitiva. 

Qual a importância de fazer o controle de versão?

O controle de versão permite que você salve as alterações feitas no mesmo documento ao longo do tempo. 

Isso é extremamente importante quando várias pessoas têm acesso aos arquivos e podem modificá-los, e também quando ocorrem erros ou perdas de informações.

Afinal, um programa de gestão de documentos, com a funcionalidade de controle de versão, sempre permitirá que você volte a uma versão anterior para solucionar problemas ou recuperar dados que já existem, que você deu por perdido.

Além disso, se você tiver um gerenciador de documentos eficaz em mãos, poderá obter ambientes mais produtivos em seu ambiente de trabalho e melhores resultados.

Entre os principais benefícios do controle de versão, estão:

• Economia de tempo: chega de procurar a versão correta de um documento;
• Você sempre tem a versão atual mais recente à sua frente;
• Chega de trabalhar acidentalmente em uma versão antiga ou errada;
• Informações corretas são mais fáceis de compartilhar;
• Não é mais necessário comparar os documentos para detectar as diferenças;
• Você pode visualizar facilmente as versões anteriores do documento;
• Os números de versão são atualizados automaticamente, sem a necessidade de fazê-lo manualmente;
• E, claro, tudo isso torna o trabalho em conjunto mais fácil, mais eficiente e menos propenso a erros.

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Como o ECM Selbetti ajuda a fazer o controle de versão?

Aqui na Selbetti você encontra o ECM (Enterprise Content Management), que é um software completo para gestão de documentos. 

Ou seja, muito além de uma metodologia ou tecnologia, o ECM é uma combinação entre ambas que visa centralizar as informações e produzir conhecimentos úteis para auxiliar em cada etapa do processo de gerenciamento de conteúdo. 

As soluções ECM permitem capturar, gerenciar, armazenar, analisar, distribuir e automatizar rotinas de forma eficiente e dinâmica.

Além disso, conta com o controle e rastreamento de todas as alterações nos documentos, desde a autoria até o momento da edição. O objetivo é evitar a duplicidade e garantir que os usuários tenham acesso a documentos corretos.

Mas também tem outras funcionalidades, tais como:

Captura de informações

Captura, classificação e validação de documentos (estruturados ou não estruturados) de forma inteligente e automática.

Gerenciamento de conteúdos

Organização e gerenciamento eficiente de conteúdos empresariais, com facilidade de acesso às informações e tomadas de decisão mais ágeis. 

Personalização de acesso

Configuração de acesso para determinar os departamentos e usuários autorizados a visualizar ou compartilhar a informação. Tudo em um ambiente que segue as regras da LGPD e as normas ISO. 

Automação de processos

Automatização de tarefas (por exemplo, aprovações, armazenamentos, transferências) para simplificar e potencializar as rotinas do negócio.

Análises e relatórios

Acesso a relatórios e análises sobre o andamento de todo o fluxo de trabalho, incluindo projetos, tarefas e processos. 

Full Text Search

Indexação automática dos textos dos documentos, com ampliação das capacidades de pesquisa que pode ser feita conforme o conteúdo e relevância. 

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Tenha o controle de versão de documentos na sua empresa

Como viu, ter um sistema de gestão com controle de versão de documentos é essencial para qualquer negócio. Isso evita retrabalhos, garante que a versão sempre mais atualizada está sendo utilizada, e reduz o tempo gasto em atividades relacionadas às documentações.

E a solução ECM da Selbetti é completa quando se fala em gestão documental, permitindo além do controle de documentos, toda a gestão. O que para sua empresa é ótimo!

Por fim, esperamos que tenha compreendido o que é o controle de versão de documentos e seus benefícios. E para contar com a solução da Selbetti, basta clicar aqui e conversar com nossos consultores!