A transformação digital trouxe novas possibilidades para o gerenciamento de documentos e informações das empresas. Uma delas é o ECM, ou Enterprise Content Management.
Com a Gestão de Conteúdos Empresariais ECM, tornou-se possível realizar de forma mais assertiva etapas de coleta, gerenciamento, armazenamento, segurança e distribuição das informações.
Esse fator deu evidência à importância de as empresas adotarem a tecnologia para potencializar as rotinas, além de evitar episódios de vazamento de dados, descumprimento de regulamentos, interrupções sérias das atividades por perda de documentos importantes e muito mais.
Neste post, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o ECM, desde o que é e como funciona até quais as vantagens e principais recursos. Acompanhe a leitura!
O que é ECM?
ECM (Enterprise Content Management) é um conjunto de métodos, ferramentas e estratégias usadas para gerenciar todo o ciclo de vida de documentos e informações organizacionais.
Ou seja, muito além de uma metodologia ou tecnologia, o ECM é uma combinação entre ambas que visa centralizar as informações e produzir conhecimentos úteis para auxiliar em cada etapa do processo de gerenciamento de conteúdo.
As soluções ECM permitem capturar, gerenciar, armazenar, analisar, distribuir e automatizar rotinas de forma eficiente e dinâmica.
Além disso, trazem recursos interessantes para qualquer organização, como o controle de versionamento, personalização de acessos e buscas de documentos muito mais rápidas.
Isso possibilita aumentar a produtividade da equipe, reduzir custos operacionais e ainda mitigar riscos, evitando episódios de exposição ou perda de dados essenciais.
De acordo com um estudo realizado pela AIIM (Association for Information and Image Management) em parceria com o CENADEM-IPC, 89% dos negócios do mundo acreditam que as ferramentas de ECM e GED são fundamentais para suas rotinas.
Embora não esteja inclusa dentro de um ECM, a assinatura digital é uma tecnologia comumente utilizada em conjunto com o software de gestão de documentos, já que auxilia na garantia da integridade, autenticidade e confiabilidade do negócio, na medida em que atribui validade jurídica aos documentos digitais, estes que são plenamente armazenados no ECM.
Importante destacar, também, que o ECM pode ser aplicado em qualquer empresa, independente do porte ou segmento, com ótimos resultados.
A seguir, você confere um pouco sobre o funcionamento do ECM.
Como funciona o ECM?
O ECM realiza a gestão de documentos de forma automática com o objetivo de acelerar as rotinas da organização e facilitar o acesso às informações.
Nesse sentido, a gestão de documentos ECM funciona a partir de 5 etapas fundamentais:
- Capturar
- Gerenciar
- Armazenar
- Preservar
- Distribuir
Capturar
Esta etapa diz respeito à consolidação das informações, isto é, como são coletadas. O conteúdo pode ser transmitido para o sistema a partir da digitalização de documentos físicos por meio de multifuncionais, smartphones e scanners, ou via integração com um CRM, ERP ou BPMS.
Gerenciar
O gerenciamento ECM trabalha com base em três fatores:
- Conectar;
- Modificar;
- Empregar as informações;
É recomendado que esses pontos sejam gerenciados através de um sistema colaborativo na nuvem, que também permita acesso em dispositivos móveis.
Armazenar
O armazenamento dos documentos é feito em um ambiente seguro, com realização de backups regulares e disponibilização da última versão dos documentos para evitar perdas ou duplicidade. Além disso, o ECM se caracteriza por oferecer uma pesquisa inteligente a partir de filtros e motores de busca.
Preservar
A preservação dos dados da empresa é visto como essencial. Por isso, são utilizados meios como senhas, criptografia, autenticação de dois fatores, backups e outros mecanismos de proteção.
Distribuir
Além de manter os diretórios sempre organizados, o ECM pode ser integrado com outros sistemas como o BPM. Isso pode garantir que os documentos ou conteúdos empresariais sejam diretamente encaminhados às pessoas autorizadas, desde o momento em que essas informações são enviadas para a empresa.
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Quais são as funcionalidades do ECM?
Entre as principais funcionalidades do ECM estão:
Versionamento
Controle e rastreamento de todas as alterações nos documentos, desde a autoria até o momento da edição. O objetivo é evitar a duplicidade e garantir que os usuários tenham acesso a documentos corretos.
Captura de informações
Captura, classificação e validação de documentos (estruturados ou não estruturados) de forma inteligente e automática.
Gerenciamento de conteúdos
Organização e gerenciamento eficiente de conteúdos empresariais, com facilidade de acesso às informações e tomadas de decisão mais ágeis.
Personalização de acesso
Configuração de acesso para determinar os departamentos e usuários autorizados a visualizar ou compartilhar a informação. Tudo em um ambiente que segue as regras da LGPD e as normas ISO.
Automação de processos
Automatização de tarefas repetitivas (ex: aprovações, armazenamentos, transferências) para simplificar e potencializar as rotinas do negócio.
Análises e relatórios
Acesso a relatórios e análises sobre o andamento de todo o fluxo de trabalho, incluindo projetos, tarefas e processos.
Gestão de cases e clientes
Visualização e rápida distribuição de informações sobre cada parceiro comercial, garantindo estabelecer estratégias para estreitar o relacionamento.
Full Text Search
Indexação automática dos textos dos documentos, com ampliação das capacidades de pesquisa que pode ser feita conforme o conteúdo e relevância.
Vantagens de utilizar um software ECM
As vantagens de adotar um software de gestão de conteúdo empresarial são inúmeras. Confira a seguir algumas das vantagens do ECM:
Redução de custos operacionais
Fazer a gestão do conteúdo empresarial com um sistema ECM significa economia de recursos. Isso porque o gerenciamento inteligente das informações possibilita:
- Reduzir de forma significativa o uso do papel;
- Aumentar a produtividade da equipe;
- Otimizar espaço físico.
Todos esses fatores refletem na redução dos custos operacionais, garantindo uma rotina muito mais econômica e com melhores entregas.
Centralização de informações + alta produtividade
Um software ECM centraliza todas as informações empresariais e possibilita que elas sejam distribuídas automaticamente para as pessoas autorizadas.
Esse fator garante alta produtividade às rotinas, já que os colaboradores terão toda a informação de que precisam para realizar as tarefas e, ainda, poderão localizá-la rapidamente no sistema.
Mitigação dos riscos
O ECM oferece uma plataforma centralizada e com recursos como versionamento e personalização de acessos para garantir que o conteúdo será armazenado e distribuído de forma adequada.
Isso significa que ele atenderá os requisitos de conformidade legais e setoriais, além de estar protegido contra vazamentos, perdas ou duplicidade.
Processos mais organizados
Por fim, o ECM traz um grande valor para a otimização de processos do negócio, haja vista que sua funcionalidade de automação ajuda a eliminar atividades manuais como:
- Escaneamentos;
- Fotocópias;
- Distribuição de documentos físicos.
Com isso, torna-se possível eliminar gargalos, acelerar processos, reduzir a necessidade do papel e ainda manter a integridade das informações.
Conclusão
Neste post, vimos o que é ECM e como ele pode contribuir significativamente para as rotinas empresariais com mais produtividade, otimização de recursos e alta eficiência nos processos.
A adesão ao sistema ECM não para de crescer no mundo corporativo, afinal, que organização não quer todas essas vantagens no dia a dia?
Por isso, se você ainda faz o gerenciamento de informações e documentos de forma manual na sua empresa, está na hora de investir em um bom ECM para alavancar seus resultados. Conheça o software ECM da Selbetti e se surpreenda com tudo o que ele pode fazer por você.
Esperamos que você tenha gostado do artigo e esteja muito mais seguro sobre o que é ECM e como ele funciona.
Caso tenha alguma dúvida, deixe nos comentários que responderemos. E aproveite para continuar se aprofundando nos assuntos de tecnologia do nosso blog. Temos muito conteúdo interessante e personalizado sobre transformação digital no mundo dos negócios!
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