O que é ECM (Enterprise Content Management)?

A transformação digital trouxe novas possibilidades para o gerenciamento de documentos e informações das empresas. Uma delas é o ECM, ou Enterprise Content Management. 

Com a Gestão de Conteúdos Empresariais ECM, tornou-se possível realizar de forma mais assertiva etapas de coleta, gerenciamento, armazenamento, segurança e distribuição das informações.

Esse fator deu evidência à importância de as empresas adotarem a tecnologia para potencializar as rotinas, além de evitar episódios de vazamento de dados, descumprimento de regulamentos, interrupções sérias das atividades por perda de documentos importantes e muito mais.

Neste post, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o ECM, desde o que é e como funciona até quais as vantagens e principais recursos. Acompanhe a leitura!

O que é ECM?

ECM (Enterprise Content Management) é um conjunto de métodos, ferramentas e estratégias usadas para gerenciar todo o ciclo de vida de documentos e informações organizacionais.

Ou seja, muito além de uma metodologia ou tecnologia, o ECM é uma combinação entre ambas que visa centralizar as informações e produzir conhecimentos úteis para auxiliar em cada etapa do processo de gerenciamento de conteúdo. 

As soluções ECM permitem capturar, gerenciar, armazenar, analisar, distribuir e automatizar rotinas de forma eficiente e dinâmica.

Além disso, trazem recursos interessantes para qualquer organização, como o controle de versionamento, personalização de acessos e buscas de documentos muito mais rápidas. 

Isso possibilita aumentar a produtividade da equipe, reduzir custos operacionais e ainda mitigar riscos, evitando episódios de exposição ou perda de dados essenciais.

De acordo com um estudo realizado pela AIIM (Association for Information and Image Management) em parceria com o CENADEM-IPC, 89% dos negócios do mundo acreditam que as ferramentas de ECM e GED são fundamentais para suas rotinas.

Embora não esteja inclusa dentro de um ECM, a assinatura digital é uma tecnologia comumente utilizada em conjunto com o software de gestão de documentos, já que auxilia na garantia da integridade, autenticidade e confiabilidade do negócio, na medida em que atribui validade jurídica aos documentos digitais, estes que são plenamente armazenados no ECM.

Importante destacar, também, que o ECM pode ser aplicado em qualquer empresa, independente do porte ou segmento, com ótimos resultados. 

A seguir, você confere um pouco sobre o funcionamento do ECM.

Como funciona o ECM?

O ECM realiza a gestão de documentos de forma automática com o objetivo de acelerar as rotinas da organização e facilitar o acesso às informações.

Nesse sentido, a gestão de documentos ECM funciona a partir de 5 etapas fundamentais: 

• Capturar
• Gerenciar
• Armazenar
• Preservar 
• Distribuir

Capturar

Esta etapa diz respeito à consolidação das informações, isto é, como são coletadas. O conteúdo pode ser transmitido para o sistema a partir da digitalização de documentos físicos por meio de multifuncionais, smartphones e scanners, ou via integração com um CRM, ERP ou BPMS.

Gerenciar

O gerenciamento ECM trabalha com base em três fatores:

• Conectar;
• Modificar;
• Empregar as informações;

É recomendado que esses pontos sejam gerenciados através de um sistema colaborativo na nuvem, que também permita acesso em dispositivos móveis.

Armazenar

O armazenamento dos documentos é feito em um ambiente seguro, com realização de backups regulares e disponibilização da última versão dos documentos para evitar perdas ou duplicidade. Além disso, o ECM se caracteriza por oferecer uma pesquisa inteligente a partir de filtros e motores de busca.

Preservar

A preservação dos dados da empresa é visto como essencial. Por isso, são utilizados meios como senhas, criptografia, autenticação de dois fatores, backups e outros mecanismos de proteção.

Distribuir

Além de manter os diretórios sempre organizados, o ECM pode ser integrado com outros sistemas como o BPM. Isso pode garantir que os documentos ou conteúdos empresariais sejam diretamente encaminhados às pessoas autorizadas, desde o momento em que essas informações são enviadas para a empresa.

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Quais são as funcionalidades do ECM?

Entre as principais funcionalidades do ECM estão:

Versionamento

Controle e rastreamento de todas as alterações nos documentos, desde a autoria até o momento da edição. O objetivo é evitar a duplicidade e garantir que os usuários tenham acesso a documentos corretos.

Captura de informações

Captura, classificação e validação de documentos (estruturados ou não estruturados) de forma inteligente e automática.

Gerenciamento de conteúdos

Organização e gerenciamento eficiente de conteúdos empresariais, com facilidade de acesso às informações e tomadas de decisão mais ágeis. 

Personalização de acesso

Configuração de acesso para determinar os departamentos e usuários autorizados a visualizar ou compartilhar a informação. Tudo em um ambiente que segue as regras da LGPD e as normas ISO. 

Automação de processos

Automatização de tarefas repetitivas (ex: aprovações, armazenamentos, transferências) para simplificar e potencializar as rotinas do negócio.

Análises e relatórios

Acesso a relatórios e análises sobre o andamento de todo o fluxo de trabalho, incluindo projetos, tarefas e processos. 

Gestão de cases e clientes

Visualização e rápida distribuição de informações sobre cada parceiro comercial, garantindo estabelecer estratégias para estreitar o relacionamento.

Full Text Search

Indexação automática dos textos dos documentos, com ampliação das capacidades de pesquisa que pode ser feita conforme o conteúdo e relevância. 

Vantagens de utilizar um software ECM

As vantagens de adotar um software de gestão de conteúdo empresarial são inúmeras. Confira a seguir algumas das vantagens do ECM:

Redução de custos operacionais

Fazer a gestão do conteúdo empresarial com um sistema ECM significa economia de recursos. Isso porque o gerenciamento inteligente das informações possibilita:

• Reduzir de forma significativa o uso do papel;
• Aumentar a produtividade da equipe;
• Otimizar espaço físico.

Todos esses fatores refletem na redução dos custos operacionais, garantindo uma rotina muito mais econômica e com melhores entregas.

Centralização de informações + alta produtividade

Um software ECM centraliza todas as informações empresariais e possibilita que elas sejam distribuídas automaticamente para as pessoas autorizadas. 

Esse fator garante alta produtividade às rotinas, já que os colaboradores terão toda a informação de que precisam para realizar as tarefas e, ainda, poderão localizá-la rapidamente no sistema.

Mitigação dos riscos

O ECM oferece uma plataforma centralizada e com recursos como versionamento e personalização de acessos para garantir que o conteúdo será armazenado e distribuído de forma adequada. 

Isso significa que ele atenderá os requisitos de conformidade legais e setoriais, além de estar protegido contra vazamentos, perdas ou duplicidade.

Processos mais organizados

Por fim, o ECM traz um grande valor para a otimização de processos do negócio, haja vista que sua funcionalidade de automação ajuda a eliminar atividades manuais como:

• Escaneamentos;
• Fotocópias; 
• Distribuição de documentos físicos.

Com isso, torna-se possível eliminar gargalos, acelerar processos, reduzir a necessidade do papel e ainda manter a integridade das informações.

Conclusão

Neste post, vimos o que é ECM e como ele pode contribuir significativamente para as rotinas empresariais com mais produtividade, otimização de recursos e alta eficiência nos processos.

A adesão ao sistema ECM não para de crescer no mundo corporativo, afinal, que organização não quer todas essas vantagens no dia a dia? 

Por isso, se você ainda faz o gerenciamento de informações e documentos de forma manual na sua empresa, está na hora de investir em um bom ECM para alavancar seus resultados. Conheça o software ECM da Selbetti e se surpreenda com tudo o que ele pode fazer por você. 

Esperamos que você tenha gostado do artigo e esteja muito mais seguro sobre o que é ECM e como ele funciona. 
Caso tenha alguma dúvida, deixe nos comentários que responderemos. E aproveite para continuar se aprofundando nos assuntos de tecnologia do nosso blog. Temos muito conteúdo interessante e personalizado sobre transformação digital no mundo dos negócios!