Empresas de Outsourcing de Impressão, como escolher a melhor?

Atualmente, existem muitas empresas de Outsourcing de Impressão no mercado e para garantir que a contratação do serviço vai trazer benefícios para o seu negócio, é necessário analisar o perfil de cada uma delas.

Fazer essa avaliação é importante, uma vez que o outsourcing vai muito além de locação de impressoras e pode oferecer soluções integradas, como um sistema para gestão de impressões e cópias, manutenções e muito mais.

Neste artigo, trouxemos algumas dicas de como escolher a melhor empresa de Outsourcing de Impressão e alguns pontos que devem ser avaliados para entender se o seu empreendimento precisa do serviço. Acompanhe a leitura!

Como escolher a melhor empresa de Outsourcing de Impressão

Como você já deve saber, o Outsourcing de Impressão é a terceirização dos processos relacionados à impressão dentro de um negócio. 

Por se tratar de um serviço que tem em seu DNA proporcionar redução de custos e maior eficiência à empresa contratante, é recomendado fazer uma avaliação apurada do perfil da fornecedora, bem como o catálogo de soluções que ela oferece.

Partindo desse princípio, listamos algumas dicas que podem te ajudar a escolher o melhor serviço de outsourcing de impressão:

Experiência no mercado 

Procure empresas que já estejam consolidadas no mercado, assim você terá mais segurança para fechar negócio e ainda poderá obter feedbacks de clientes de como é o serviço. 

Lembre-se: quanto mais bem estruturada a fornecedora, maiores serão as chances de ter frutos com essa parceria.

Integração de soluções

Já pensou em locar impressoras e ter opções de gerenciamento no mesmo lugar? Em teoria, essa é a proposta do outsourcing. 

Portanto, analise se além de garantir a locação de equipamentos, a empresa fornecedora conta com softwares de Gestão de Impressões. Desse modo, será possível controlar tudo o que está sendo impresso e otimizar as rotinas.

Suporte técnico

Outro ponto que faz toda a diferença é encontrar uma empresa de outsourcing que ofereça suporte técnico qualificado, pois isso é fundamental nas situações em que você precisar de auxílio para resolver algum problema. 

Para isso, é possível analisar as certificações da fornecedora e até conversar com alguns clientes. Também vale perguntar se a empresa tem plantão de atendimento, caso alguma demanda surja após o horário comercial.

Transporte de suprimentos  

Contrate uma empresa que realize com antecedência a reposição de peças que excederam a vida útil e conte, também, com suprimentos originais. 

Dessa forma, será possível manter a qualidade de impressão, além de diminuir as chances de algum equipamento apresentar problemas.

Manutenção, atualização e treinamentos

É importante considerar que os equipamentos e outras soluções contratadas precisarão de ajustes de tempos em tempos. 

Por isso, opte por uma empresa de outsourcing que ofereça manutenção e atualização para ter maior tranquilidade no dia a dia das atividades.

Outra característica a ser levada em conta é se ela disponibiliza treinamento aos usuários, assim você evita que seus colaboradores fiquem perdidos no manejo dos equipamentos ou sistemas de impressão contratados.

Transparência na elaboração do projeto

Por fim, o último ponto-chave para a contratação de um bom serviço de outsourcing é a transparência do projeto. Dê prioridade a um fornecedor que demonstre interesse em entender as necessidades do seu negócio, que faça análises, explique todas as condições do contrato e ofereça as soluções mais adequadas.

Essa transparência é essencial em um contrato de Outsourcing de Impressão, uma vez que a expectativa é o pleno aproveitamento, evitando desajustes e excessos.

Quando devo contratar Outsourcing de Impressão? 

Não é novidade o quanto o outsourcing pode trazer benefícios significativos para um negócio, mas e como saber se sua empresa deve optar pela contratação do serviço? Essa pergunta pode ser respondida a partir de algumas análises.

O primeiro passo é identificar seus custos e dificuldades atuais em termos de impressão e equipamentos. Se for observado que é utilizado mais de um toner por mês, se os gastos com manutenção são elevados ou se foi detectado também que houve perda de desempenho da equipe em virtude de dificuldades de manuseio ou eventuais problemas, vale considerar o Outsourcing de Impressão.

O ideal é colocar na balança e buscar uma empresa de outsourcing que possa suprir as necessidades internas identificadas.

E agora que você já conhece alguns pontos para escolher a melhor empresa de Outsourcing de Impressão, apostamos que será muito mais fácil tomar uma decisão certeira.
Gostou do post? Leia também nosso artigo sobre Outsourcing de TI  e descubra quais são os principais tipos.

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