Qual a diferença entre GED e ECM?

Qual a diferença entre GED e ECM?

O uso de soluções GED e ECM é fundamental para uma gestão estratégica de documentos. Entenda quais as diferenças entre elas. 

Quando se fala em gestão documental, é comum as pessoas confundirem GED e ECM, e acharem que ambos são a mesma coisa. Na verdade, apesar de serem parecidos, são tecnologias bastante diferentes.

Basicamente, o GED e ECM se complementam, com o segundo sendo uma ferramenta muito mais completa e que acaba usando as funcionalidades do GED em algumas de suas operações.

Para detalhar as diferenças, e explicar também quais as vantagens que um sistema ECM pode proporcionar para a sua empresa, confira o artigo que preparamos abaixo, onde também apresentamos a solução da Selbetti para a gestão documental do seu negócio!

O que é ECM?

O ECM (Enterprise Content Management, ou Gestão de Conteúdos Empresariais) é um conjunto de práticas para coletar, capturar, gerenciar, armazenar e distribuir documentos e conteúdos empresariais, ou seja, o ECM consiste em uma abordagem abrangente para a gestão de informações empresariais e busca centralizar e organizar todos os tipos de conteúdo em um único sistema.

Além disso, traz recursos interessantes para qualquer organização, como o controle de versionamento, personalização de acessos e buscas de documentos muito mais rápidas. 

O que é GED?

Um GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Document Management System) é um conjunto de práticas e tecnologias que envolvem a digitalização, armazenamento, organização e recuperação de documentos eletrônicos. 

Ele permite armazenar, arquivar, organizar e pesquisar rapidamente grandes quantidades de documentos. Além disso, esse tipo de software é capaz de registrar, em tempo real, as modificações feitas por diversos usuários em um ambiente colaborativo, mantendo um registro das diversas versões criadas e modificadas por diferentes usuários (history tracking) ao longo de seu ciclo de vida.

Arquivos digitais de texto, áudio, vídeo e imagens ou qualquer outro, são disponibilizados por meio de uma simples busca neste gerenciador de documentos, onde, entre outras funcionalidades, os e-mails podem ser perfeitamente integrados, tudo no mesmo ecossistema de arquivos e documentos. 

Quais as diferenças entre GED e ECM?

A diferença fundamental entre GED e ECM está no escopo e na abrangência das soluções. O GED se concentra especificamente na gestão de documentos, já o ECM vai além, abrangendo toda a gestão de documentos e de conteúdo corporativo, independentemente do formato ou origem. 

Enquanto o GED está mais relacionado à digitalização e organização de documentos, o ECM envolve a captura, armazenamento, indexação, busca, distribuição, colaboração e arquivamento de todo o conteúdo empresarial, além de incluir recursos avançados, como gestão de processos de negócios e fluxos de trabalho.

Embora o GED seja um conjunto de tecnologias desenvolvidas para facilitar e otimizar o processo de gerenciamento de documentos no ambiente digital, o ECM é o conjunto de tecnologias utilizadas para gerenciar o ciclo de vida de informações não estruturadas, passando pelas etapas de:

• criação ou captura;
• armazenamento;
• controle de versão;
• indexação;
• gestão;
• limpeza;
• distribuição;
• publicação;
• pesquisa e arquivo.

Também é importante observar que o ECM relaciona todo o conteúdo aos processos de negócios, integrado com o BPM. Portanto, é possível dizer que o ECM é a evolução do sistema GED.

Por que utilizar um software ECM na empresa?

Os sistemas ECM ajudam a otimizar o ciclo de vida das informações com gerenciamento de documentos. É fundamental para qualquer organização com grandes volumes de conteúdo ter um plano de ECM definido para eliminar ineficiências operacionais, reduzir custos e atender às exigências de conformidade. Outras vantagens são:

Gerenciamento de Contratos

​​Um sistema de ECM permitirá que os usuários colaborem digitalmente e garantam que os contratos sejam revisados, editados e aprovados no prazo, roteando e notificando automaticamente as pessoas certas quando os contratos precisam de atenção.

Automação de RH

Os sistemas de ECM podem eliminar a necessidade de documentos físicos de funcionários, Além disso, melhoram os processos de novas contratações, simplificam a organização das informações relacionadas ao RH e garantem a conformidade.

Automação de contas a pagar

Os sistemas ECM permitem que os usuários correspondam, distribuam e aprovem com precisão pedidos de compra, recibos de entrega e faturas, reduzindo atrasos e melhorando a eficiência.

Automação de contas a receber 

Os sistemas ECM dão aos usuários acesso imediato a pedidos de compra, faturas e recibos assinados, reduzindo o tempo de dias de vendas pendentes e acelerando a velocidade dos pagamentos dos clientes.

Tenha um software ECM na sua empresa

Como viu, o ECM é uma ferramenta fundamental para qualquer empresa que deseja ter melhor controle, organização e agilidade na gestão documental, principalmente quando vinculado ao BPM.

E a boa notícia é que você pode ter acesso a essas tecnologias por meio da Selbetti. Contamos com um ECM completo e robusto, e que pode ser implantado na sua empresa de acordo com suas necessidades particulares, bem como o nosso iBPMS.

Esperamos por fim que tenham compreendido as diferenças entre GED e ECM e, para saber mais sobre como funciona o sistema da Selbetti, confira o artigo Conheça o software para Gestão de Documentos – ECM da Selbetti.