GED: o que é, como funciona e quando usar?

GED: o que é, como funciona e quando usar?

Já ouviu falar em Gestão Eletrônica de Documentos (GED)? Então clique e veja como essa tecnologia pode ser útil para sua empresa!

Em nossa era digital, os métodos tradicionais de armazenamento e recuperação de informações estão se tornando rapidamente desatualizado. No cenário corporativo atual, cerca de 2,5 quintilhões de bytes de dados são gerados todos os dias, segundo dados da IBM. 

No meio deste oceano de informação, como as empresas podem gerir eficientemente seus documentos e garantir acesso rápido e seguro a eles? A resposta é o GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

O GED não é apenas uma tendência tecnológica, mas uma revolução na maneira como as organizações gerenciam, armazenam e acessam seus dados. Ele é capaz de transformar pilhas de papéis em arquivos digitais organizados, economizando tempo, espaço e recursos. 

Mas, o que exatamente é a organização inteligente de documentos? Como ele funciona, e em que circunstâncias é mais benéfico utilizá-lo?

No artigo que preparamos abaixo, iremos desvendar os segredos por trás da Gestão Eletrônica de Documentos, demonstrando seu potencial transformador e como ele pode ser o aliado que sua empresa precisa para entrar de vez na era digital. 

Convidamos você a se aprofundar neste tema conosco e descobrir as inúmeras possibilidades que o GED oferece. Prepare-se para uma jornada de conhecimento que poderá revolucionar a forma como sua organização lida com documentos.

O que é GED?

GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é um sistema integrado que se destina a criar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações contidas em documentos de uma organização de forma digital. 

Esta abordagem, que faz parte do módulo Satelitti, abrange desde documentos que nascem digitais até aqueles que são convertidos do formato físico para o digital, por meio de processos como digitalização e OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).

A essência do GED é transformar a maneira como as empresas lidam com a informação. Em vez de depender de arquivos físicos, que podem ser danificados, perdidos ou de difícil acesso, a organização inteligente de documentos proporciona um sistema centralizado e digitalizado que torna a recuperação de informações uma tarefa imediata e simples.

Além da digitalização, o GED também se preocupa com a estruturação e categorização dos documentos. Isso significa que, ao invés de ter pilhas de papéis ou arquivos digitais espalhados sem qualquer ordem, as informações são organizadas de maneira lógica, geralmente seguindo metadados (informações sobre os próprios documentos) que facilitam buscas precisas.

A implementação do GED traz benefícios palpáveis, como:

• Redução de custos: Menor necessidade de espaços físicos para armazenamento e redução no uso de papel.
• Acesso facilitado: Informações podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja autorização e conectividade.
• Segurança: Sistemas GED geralmente contêm medidas de segurança avançadas, protegendo documentos contra acessos não autorizados, perdas ou danos.
• Sustentabilidade: Ao reduzir a dependência de papel, contribui-se para práticas de negócios mais sustentáveis e amigáveis ao meio ambiente.

Entender a organização inteligente de documentos é reconhecer a importância de adaptar-se às exigências da era digital, tornando as operações de uma organização mais ágeis, eficientes e sustentáveis. 

Com a crescente onda de transformação digital, o GED não é apenas uma opção, mas uma necessidade para empresas que desejam permanecer competitivas e relevantes no mercado atual.

Como funciona?

O GED opera através de um conjunto de tecnologias e processos que garantem a eficácia na organização, segurança e recuperação de documentos digitais. A seguir, detalhamos os principais componentes e etapas desse processo, ilustrando com exemplos práticos para melhor compreensão.

Digitalização de Documentos

Primeiramente, os documentos físicos são convertidos para o formato digital. Imagine uma empresa que tem 10 anos de faturas impressas. Em vez de manter salas repletas dessas faturas, elas são escaneadas e transformadas em arquivos digitais.

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

Uma vez digitalizados, os documentos passam pelo OCR, uma tecnologia que identifica e converte imagens de textos (por exemplo, escaneados) em texto editável. Pense na mesma fatura: com o OCR, em vez de ser apenas uma imagem, cada linha e valor se torna pesquisável e indexável.

Indexação e Metadados

Uma vez digitalizados e processados, os documentos são indexados com base em metadados. Estes são tags ou descrições que detalham o conteúdo do documento. Utilizando novamente o exemplo da fatura, metadados como “data da fatura”, “valor total” e “fornecedor” podem ser atribuídos, tornando a busca futura extremamente eficiente.

Armazenamento Seguro

Os documentos são armazenados em sistemas digitais, que podem ser na nuvem ou em servidores locais. Considerando a importância desses documentos, é vital garantir a segurança. Por isso, sistemas GED utilizam criptografia, backups regulares e protocolos de segurança avançados para proteger a integridade e confidencialidade dos dados.

Recuperação e Acesso

Quando um usuário precisa acessar um documento, ele pode facilmente pesquisar no sistema usando palavras-chave, metadados ou outros critérios de filtragem. Voltando ao exemplo da fatura: se um departamento financeiro quiser visualizar todas as faturas de um fornecedor específico em um determinado mês, pode fazer isso em segundos, em vez de horas ou dias revirando arquivos físicos.

Compartilhamento e Colaboração

Em muitos sistemas GED, os documentos podem ser compartilhados entre usuários autorizados. Por exemplo, um departamento jurídico pode compartilhar um contrato específico com o departamento de vendas para revisão, sem a necessidade de enviar cópias físicas ou e-mails com grandes anexos.

Auditoria e Rastreabilidade

Por fim, é importante mencionar que os sistemas GED frequentemente possuem recursos de auditoria, onde todas as interações com um documento (quem viu, quem editou, quem compartilhou) são registradas. Isso é crucial para a conformidade e transparência em muitas indústrias.

Ao compreender como o GED opera, percebemos sua capacidade de transformar processos tradicionais, lentos e manuais em fluxos de trabalho digitais, rápidos e otimizados. Este é o cerne da eficiência que a Gestão Eletrônica de Documentos oferece às organizações modernas.

Quais as principais vantagens

A adoção da Organização inteligente de documentos traz uma série de benefícios inerentes que podem remodelar a maneira como as empresas lidam com a informação. Aqui estão as principais vantagens de se integrar esta tecnologia:

Redução de Custos

O armazenamento físico requer espaço, manutenção e recursos para gestão. Com o GED, os custos associados a arquivos físicos, como locação de espaço, móveis de arquivamento e manutenção de papéis, são drasticamente reduzidos.

Sustentabilidade

Ao reduzir a necessidade de impressão e armazenamento de documentos em papel, as empresas não só economizam dinheiro, como também diminuem seu impacto ambiental. Isso ajuda na redução da pegada de carbono e contribui para práticas de negócios mais verdes.

Aumento da Produtividade

Os funcionários gastam menos tempo procurando e manuseando documentos, permitindo que se concentrem em tarefas mais estratégicas e produtivas.

Integração com Outros Sistemas

O GED muitas vezes pode ser integrado com outros softwares de negócios, como sistemas de gestão empresarial (ERP) ou sistemas de gestão de relacionamento com clientes (CRM), proporcionando um fluxo de trabalho mais coeso e automatizado.

Acesso Remoto

Em um mundo cada vez mais conectado, ter a capacidade de acessar documentos de qualquer lugar é crucial. O GED permite que os funcionários acessem informações necessárias quando estão em trânsito ou trabalhando remotamente.

Melhoria na Tomada de Decisões

Com a informação correta ao alcance das mãos em questão de segundos, as decisões podem ser tomadas de forma mais informada e rápida, sem a necessidade de buscar fisicamente os documentos ou esperar por aprovações.

Segurança Aprimorada

Além dos protocolos de segurança mencionados anteriormente, muitos sistemas GED têm controles de acesso granulares, garantindo que apenas os usuários autorizados possam acessar, editar ou compartilhar documentos específicos.

Conformidade e Governança

Em setores regulamentados, manter a conformidade é crucial. O GED facilita a aderência a padrões e regulamentos, garantindo que os documentos sejam retidos pelo tempo necessário e estejam prontamente disponíveis para auditorias.

Ao considerar todas essas vantagens, fica evidente que o GED não é apenas uma ferramenta de organização – é uma solução estratégica que pode impulsionar a eficiência, a conformidade e a inovação em uma organização.

Quais as diferenças entre GED e ECM?

Quando se trata de gestão de informações e documentos, é comum que sejam mencionados dois termos notáveis: GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e ECM (Enterprise Content Management ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial). 

Enquanto estes conceitos possam parecer similares à primeira vista, eles possuem nuances e abrangências distintas. Entenda as principais diferenças:

Escopo e Abrangência

• GED: Foca essencialmente na captura, armazenamento, recuperação e gestão de documentos digitais ou digitalizados. É uma solução mais específica e voltada para as tarefas diárias de gerenciamento de documentos.
• ECM: É uma solução mais abrangente que envolve não apenas o gerenciamento de documentos, mas também outros tipos de conteúdo, como registros, informações da web, recursos multimídia, e-mails e integrações de sistemas. Ele considera todo o ciclo de vida da informação dentro de uma organização, da criação à disposição.

Funcionalidades

• GED: Limita-se predominantemente a funções como indexação, busca, versionamento e fluxo de trabalho associado aos documentos.
• ECM: Oferece todas as funcionalidades do GED, porém amplia a gama de ferramentas, incorporando gestão de registros, colaboração em tempo real, gerenciamento de ativos digitais, captura avançada e automação de processos de negócios.

Aplicação

• GED: Frequentemente é adotado por organizações que desejam transitar do armazenamento físico de documentos para o digital, focando na otimização e eficiência do gerenciamento de seus documentos.
• ECM: É escolhido por empresas que buscam uma abordagem holística para gerenciar todas as suas informações, independentemente do formato. Elas desejam melhorar processos, colaboração e acessibilidade em toda a organização.

Integração e Modularidade

• GED: Normalmente apresenta um conjunto limitado de módulos, focados na gestão de documentos.
• ECM: Como uma solução de gerenciamento de conteúdo mais extensiva, o ECM geralmente possui uma estrutura modular, permitindo que as empresas escolham e integrem componentes específicos com base em suas necessidades.

Em resumo, enquanto o GED pode ser visto como uma parte ou um subconjunto do ECM, o ECM é a visão mais ampla da gestão de conteúdo, abordando aspectos além dos documentos, considerando toda a gama de conteúdos e informações presentes em um ambiente empresarial. Escolher entre eles depende das necessidades específicas e da visão estratégica de cada organização.

Por que o ECM é a evolução do GED?

A evolução tecnológica sempre empurra as fronteiras do possível, nos levando a soluções mais sofisticadas e abrangentes. Neste contexto, o ECM surge como uma evolução natural do GED. Vamos explorar os motivos dessa progressão:

Atendendo a Novas Demandas

O cenário empresarial moderno gerou uma explosão de diferentes tipos de conteúdo: redes sociais, comunicações internas, conteúdo multimídia, interações com o cliente e muito mais. O GED, com sua ênfase nos documentos, encontrou-se limitado em sua capacidade de gerenciar essa diversidade crescente. O ECM, por outro lado, foi desenvolvido para abordar e gerenciar todos esses diferentes tipos de conteúdo.

Visão Holística do Conteúdo

Enquanto o GED se concentra majoritariamente no armazenamento e recuperação, o ECM vai além, integrando as várias etapas do ciclo de vida do conteúdo, desde a sua criação, colaboração, armazenamento, distribuição, até sua eventual eliminação ou arquivamento.

Automatização e Inteligência

O ECM incorpora a inteligência artificial e a aprendizagem automática, permitindo a automatização de processos, a categorização inteligente do conteúdo e a personalização da experiência do usuário. O GED, em sua concepção original, não foi projetado para incorporar tais avanços tecnológicos.

Escalabilidade e Flexibilidade

O ECM oferece soluções mais escaláveis, adaptando-se ao crescimento das organizações e às mudanças nas demandas de negócios. Sua arquitetura modular e flexível permite que as empresas escolham as funcionalidades que mais se alinham às suas necessidades, ao contrário do GED, que tem uma proposta mais rígida e focada.

Integração com Sistemas Existentes

O ECM é desenhado para se integrar harmoniosamente a outros sistemas empresariais, como CRMs, ERPs e plataformas de colaboração, criando um ecossistema unificado de informações. Esta capacidade de integração é fundamental na era digital, onde a fluidez da informação entre diferentes plataformas é essencial.

Em essência, enquanto o GED desempenhou um papel vital na transição das empresas da gestão de documentos físicos para digitais, o ECM nasceu da necessidade de uma abordagem mais integrada e abrangente para gerenciar a complexidade e diversidade da informação na era digital. É uma resposta evolutiva às demandas crescentes do ambiente empresarial contemporâneo.

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Conheça o ECM da Selbetti

Ao longo dos anos, o gerenciamento de documentos e informações passou por inúmeras mudanças, adaptando-se constantemente às novas demandas e desafios do cenário empresarial. Em meio a essa evolução, é crucial contar com parceiros confiáveis e especialistas no assunto, capazes de fornecer soluções à altura das necessidades das empresas modernas.

A Selbetti, reconhecida em sua expertise, tem estado na vanguarda dessa revolução informacional, dedicando-se intensamente ao estudo, desenvolvimento e implementação de soluções eficientes de gerenciamento de conteúdo. 

Com vasta experiência e profundo conhecimento técnico, a Selbetti compreende as nuances da transformação digital e como o ECM pode ser um motor potente para otimizar operações, promover inovação e impulsionar o crescimento.

Não deixe a sua empresa ficar para trás nesta corrida informacional. Escolha a expertise e a solidez de um líder na área. Conheça o ECM Selbetti e descubra como podemos ajudá-lo a navegar com confiança na era digital.