4 dicas para fazer um bom gerenciamento de impressão no seu negócio

4 dicas para fazer um bom gerenciamento de impressão no seu negócio

Uma das principais dificuldades que as empresas têm, em relação à produtividade, é saber o que é impresso. Mais do que isso, fazer o gerenciamento de impressão e controlar a alta demanda tornou-se essencial, já que envolve também a redução de custos.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Tufts University e pela organização não governamental Forest Ethics, estima-se que um funcionário de escritório nos EUA usa uma folha de papel a cada 12 minutos. 

Outro estudo, realizado nos Estados Unidos, Japão e Europa, revela que cada pessoa consome entre 250 e 300 quilos de papel por ano. 

É por isso que o gerenciamento de impressão nas empresas é algo vital, não só por questões de sustentabilidade, evitando o desperdício, mas também para redução de custos gerais do negócio. 

Para saber mais sobre o tema e conferir dicas para um bom gerenciamento, confira o artigo que preparamos a seguir.

O que é gerenciamento de impressão?

O gerenciamento de impressão pode ter muitas definições. É possível defini-lo como a atividade de controlar, manter e monitorar um ambiente de impressão e seus níveis de produtividade. 

Por meio do gerenciamento, é possível saber o quê, quanto e quem está imprimindo. Por meio de relatórios, é possível, ainda, acompanhar quem mais imprime e, com isso, diagnosticar possíveis pontos de economia.

Além disso, é possível saber o tipo de documento impresso, permitindo identificar se a impressão diz respeito à empresa, ou é algo particular de um funcionário. Ao se implantar um sistema eficiente de gerenciamento, tais práticas são coibidas.

Quais os benefícios do gerenciamento de impressão na empresa?

Embora essa opção seja melhor do que o gerenciamento de dispositivos individuais, há outros benefícios, que citamos abaixo:

1. Avaliação aprofundada

Uma avaliação detalhada fornece as informações necessárias para minimizar os custos de impressão e aumentar a produtividade. Essa avaliação ajudará a identificar os dispositivos a serem removidos, substituídos ou realocados. 

Isso ajudará a otimizar seus fluxos de trabalho, economizar dinheiro em consumíveis e aumentar a eficiência energética. A avaliação também ajudará a identificar riscos de segurança em seu ambiente de impressão.

2. Maior segurança 

Um estudo do Ponemon Institute descobriu que 60% dos 2.000 profissionais globais de segurança de TI que responderam à pesquisa acreditam ter sofrido uma violação de dados envolvendo uma impressora conectada à rede. 

Uma estratégia de gerenciamento de impressão, que inclui liberação segura de documentos e impressão com acompanhamento, evita que dados confidenciais fiquem nas bandejas da impressora para que todos possam ver e elimina o desperdício de trabalhos de impressão abandonados.

3. Evita o desperdício

O gerenciamento de impressão funciona também para controlar os trabalhos de acordo com as políticas que incentivam e reforçam o bom comportamento e a economia de recursos. A filtragem de trabalhos é usada para implementar políticas e melhorar a utilização dos dispositivos de impressão.

Leia também::: O que é gerenciamento de impressão e qual sua importância?

Dicas para fazer um bom gerenciamento de impressão

Evitar o desperdício é um dos principais motivos pelos quais as empresas adotam o gerenciamento de impressão. E, para conseguir isso, separamos 4 dicas que você pode usar em seu negócio:

1. Configure a impressora para imprimir dos dois lados

Configure para a forma automática a impressão dos dois lados. Isso reduzirá instantaneamente pela metade o número de páginas impressas. Ao fazer isso, você também reduzirá o nível de desperdício de papel no local de trabalho. Caso algum documento tenha que ser impresso apenas de um lado, a mudança pode ser feita manualmente no momento de enviar o documento para a impressora.

2. Capture, compartilhe e armazene documentos digitais

Os dias dos arquivos físicos estão contados e o armazenamento de documentos em pastas está chegando ao fim. Além de ser um risco potencial de incêndio e dos perigos de segurança, o armazenamento de arquivos ocupa muito espaço!

Fornecer uma opção segura de “digitalização para armazenamento”, pela qual as pessoas podem acessar os arquivos, permite um melhor compartilhamento de documentos, trabalho móvel e segurança aprimorada.

Nesse sentido, o sistema de Gestão de Documentos (ECM) da Selbetti é uma excelente opção. Ele serve para organizar os arquivos do seu negócio de forma muito mais ágil e eficiente. 

Trata-se de um sistema 100% na nuvem, que pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar e equipamento (do desktop ao smartphone).  

Ele funciona a partir da classificação e indexação automática dos documentos, realizando a organização por conteúdo, formas visuais, tipos (por exemplo, carteira de motorista, extrato bancário, faturas, diploma  etc) e até subcategorias personalizadas (por exemplo, faturas do fornecedor A, faturas do fornecedor B etc). 

3. Reduza o DPI (pontos por polegada) em documentos internos

Nem todo documento precisa do acabamento profissional completo – às vezes, uma impressão é necessária apenas para fazer alterações e não é o produto final. As impressoras a laser oferecem a opção de alterar o DPI de, digamos, 1200 para 300, o que é ideal para cópias de prova. Ajustar a qualidade e/ou o DPI de um trabalho de impressão reduz a tinta usada e acelera o processo de impressão.

4. Tenha um software de gerenciamento de impressão

Uma das melhores formas de ter um gerenciamento de impressão eficiente na sua empresa é usar a tecnologia como aliada. Para isso, contrate um software que possa oferecer uma solução completa de gerenciamento, e no qual você possa verificar tudo o que foi impresso de forma individual.

Leia também::: Realize um gerenciamento de impressões eficiente com essas dicas

Faça o gerenciamento de impressão com a Selbetti 

A Selbetti é a Maior Integradora de Outsourcing em TI do Brasil e, além de referência na locação de impressoras e outros dispositivos, também conta com um moderno software de gerenciamento de impressão, o Tracker.

Com ele, você tem total controle e gestão das suas impressões e cópias. Com o Tracker, é possível identificar quem imprimiu determinado arquivo, quando foi impresso, em qual equipamento, a quantidade de documentos impressos e até o seu conteúdo. 

Tudo isso atrelado a relatórios semanais, além do nosso recurso follow you print para retenção e liberação da impressão via crachá, senha e/ou pin.

Esperamos que tenha gostado do artigo sobre como fazer um bom gerenciamento de impressão e, para conhecer a solução completa da Selbetti, acesse nossa Página e converse com nossos consultores!