Gestão de processos: o que é e como implantar na indústria

Você conhece a importância da gestão de processos na indústria? O principal objetivo dessa prática é maximizar os recursos para cumprir os prazos de entrega, com a melhor qualidade possível no produto ou serviço. 

Muitas dessas melhorias contínuas são baseadas no Método Kaizen, cuja palavra japonesa se traduz como “mudança benéfica”. Essa metodologia consiste em aplicar pequenas alterações que melhoram o produto final. 

No artigo abaixo, explicamos de forma mais detalhada o que é a gestão de processos e como implantá-la na sua indústria. Confira!

O que é gestão de processos?

A primeira coisa que você precisa saber sobre gestão de processos é que se trata de uma disciplina que tem como objetivo melhorar o desempenho dos processos de uma organização em termos de eficiência, eficácia e flexibilidade.

Embora as duas primeiras características (eficiência, eficácia) tenham sido e continuem sendo fundamentais, a terceira — flexibilidade — ganhou impulso significativo nos últimos anos (e especialmente em tempos de pandemia).

Afinal, as mudanças aceleradas no ambiente obrigaram as empresas a reverem e modificarem a forma como faziam as coisas, tornando seus processos mais ágeis e com menor custo.

A segunda é que a gestão de processos responde à necessidade de atender aos requisitos do cliente, com pleno alinhamento às suas necessidades. 

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Como implantar a gestão de processos na indústria?

Afinal, como fazer a gestão de processos na indústria? É para isso que servem as metodologias e ferramentas de gestão de processos industriais. 

E uma delas é o BPM. Do inglês “Business Process Management” (ou Gerenciamento de Processos de Negócio), BPM é uma disciplina de gestão que contribui com conhecimentos, práticas e ferramentas para projetar, mapear, executar, avaliar e otimizar os processos de uma empresa.

A metodologia BPM visa implementar melhorias contínuas nos processos organizacionais e aponta novas maneiras de realizar determinadas tarefas para alcançar resultados com maior agilidade.

É aí que também surge o BPMS, Business Process Management Software, a plataforma tecnológica utilizada para aplicar os conceitos do BPM. Trata-se, basicamente, de um software que tem como principal função automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento dos processos da empresa.

O objetivo de um sistema BPMS é garantir maior eficiência operacional e ganho de performance para a equipe, facilitando a busca de informações, a mensuração de resultados, a identificação de falhas, a configuração de regras de negócios e muito mais. 

Importante enfatizar que, para o BPMS gerar benefícios, é fundamental que o negócio promova uma integração entre os departamentos e tenha uma rotina orientada por processos. 

4 etapas do gerenciamento de processos

A gestão de processos possui quatro etapas principais, como veremos a seguir:

1. Mapa de processo

A primeira etapa refere-se à identificação dos macroprocessos do negócio e das relações entre eles. O resultado desse trabalho se reflete no chamado “mapa de processos”. 

Em linhas gerais, o mapa de processos é a representação gráfica da estrutura dos macroprocessos da indústria. Nesse esquema, o cliente tem papel preponderante, pois suas necessidades são consideradas como entrada e sua satisfação como saída. 

2. Descrição de cada um dos processos

O segundo passo é investigar dentro de cada um dos macroprocessos e identificar os processos específicos que os compõem. Isso é semelhante a colocar uma “lupa” e analisar cada etapa e suas inter-relações.

O trabalho de verificar os processos específicos costuma ser conhecido como levantamento do processo. Nesta denominação, a palavra “levantar” é usada com o significado de “elevar”, ou seja, colocar algo em um nível mais alto para que fique visível. E também o de “estabelecer” ou ordenar e instituir o modo de fazer as coisas.

O resultado do levantamento de um processo normalmente é refletido em procedimentos e fluxogramas. Os últimos são uma representação gráfica dos fluxos de trabalho (atividades, decisões, eventos, etc.) que são executados para atingir o objetivo.

Normalmente, o fluxograma é acompanhado de um arquivo de processo, que pode ser considerado como um suporte de informação onde são registradas todas aquelas características relevantes para o controle das atividades definidas no diagrama e sua gestão como:

  • Objetivos do processo;
  • Proprietário; 
  • Limites; 
  • Escopo;
  • Indicadores; 
  • Variáveis ​​de controle;
  • Inspeções; 
  • Documentos e registros;
  • Recursos.

3. Levantamento de indicadores

Na terceira etapa, são definidos e aplicados os mecanismos pelos quais o monitoramento e a medição dos processos serão realizados. Seu objetivo é conhecer os resultados que estão sendo obtidos e se estão de acordo com os objetivos planejados. 

A mensuração de processos é realizada por meio do estabelecimento de indicadores, que são definidos como uma variável ou combinação de variáveis ​​específicas, estas também observáveis ​​e mensuráveis.

Elas são utilizadas para mostrar as mudanças, avanços ou andamento de um processo, visando o cumprimento de seus objetivos. Nesse sentido, os indicadores nos permitirão saber quão eficiente e eficaz é o processo. 

Entre alguns exemplos típicos de indicadores de processo temos: 

  • Tempos de ciclo;
  • Número de produtos/serviços executados;
  • Número de paradas por falhas; 

Esta etapa de monitoramento e medição do processo fornece as informações relevantes que alimentarão a próxima etapa: a melhoria do processo. Desta forma, cumpre-se uma máxima de qualidade que diz “para melhorar é aconselhável medir ou avaliar”.

4- Otimização do processo

Na quarta etapa, avaliamos os resultados obtidos no monitoramento e mensuração e planejamos melhorias no processo.

Essa fase é decisiva para garantir que eles estejam ainda mais alinhados aos objetivos planejados e, sobretudo, ao uso adequado dos recursos. 

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iBPMS Selbetti: conheça o melhor sistema de gestão de processos do mercado

Portanto, caso queira implantar a gestão de processos em sua indústria, o melhor caminho a seguir é por meio de uma plataforma de BPMS. De modo geral, é possível dizer que entre seus benefícios estão:

  • Melhorias na execução dos processos;
  • Diminuição de retrabalhos e falhas;
  • Maior eficiência no controle de tarefas;
  • Fácil rastreabilidade do processo;
  • Segurança e proteção das informações (criptografia);
  • Redução de custos e riscos operacionais;
  • Aumento da satisfação do cliente;
  • Automatização de processos em um só ambiente;
  • Colaboradores mais produtivos e focados nas atividades estratégicas;
  • Mais agilidade no alcance de resultados.

Além disso, um sistema de gestão de processos permite centralizar as informações empresariais, tornando as tomadas de decisões muito mais assertivas.

Se você está procurando por um bom sistema de gestão de processos, precisa conhecer o iBPMS da Selbetti. Nosso software foi idealizado para apoiar o seu negócio na gestão de processos de forma eficaz, personalizada e com inteligência artificial. 

O iBPMS é 100% cloud (em nuvem) e permite acompanhar os processos em tempo real, centralizando as informações da empresa em um só ambiente. Ele garante um controle efetivo de responsabilidades, prazos de SLA, documentos envolvidos no processo e de todo o ciclo da cadeia produtiva. 

Em suma, implementar o iBPMS Selbetti é crucial para a sua empresa reduzir custos, alavancar a performance e melhorar o desempenho operacional. Se é este o caminho de gestão de processos que deseja para sua indústria, entre em contato e agende uma conversa com o consultor para saber mais!

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