Inventário de ativos TI: o que é e qual sua importância?

Inventário de ativos TI: o que é e qual sua importância?

O inventário de ativos de TI é cada vez mais importante para auxiliar na gestão dos equipamentos usados no meio corporativo. Sobretudo, porque uma empresa possui uma grande variedade de máquinas, ferramentas e softwares, e precisa ter controle sobre eles.

Dessa forma, um inventário de TI possibilita que o gestor tenha controle sobre a infraestrutura tecnológica e tome decisões assertivas para que se faça um uso estratégico e sustentável.

Neste post, abordamos os principais aspectos que você precisa saber sobre o assunto, desde o que é inventário de ativos de TI até como implementá-lo. Boa leitura!

O que é inventário de ativos de TI?

O inventário de ativos de TI, ou simplesmente inventário de TI, é uma lista detalhada com informações sobre todos os recursos tecnológicos de uma empresa. 

O objetivo principal é registrar e catalogar os diversos itens relacionados à infraestrutura e tecnologia da informação da organização, fornecendo uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas.

Para isso, é importante que o inventário seja completo, reunindo todos os ativos de TI que compõe o acervo tecnológico do negócio, como: 

• ferramentas;
• equipamentos;
• dispositivos;
• programas;
• entre outros ativos de TI existentes.

Desse modo, será possível ter uma visão geral sobre todos os hardwares e softwares presentes na companhia, maximizando seus benefícios e funcionalidades.

Quais informações devem ser incluídas em um inventário de TI?

Um inventário de TI abrangente deve incluir uma variedade de informações relevantes sobre os ativos tecnológicos de uma empresa. Afinal, quanto mais detalhado for, melhor será a visão do gestor sobre esse aspecto.

Nesse cenário, entre algumas informações que devem constar em um inventário completo estão:

• Identificação do Ativo: nome, número de série, código de identificação ou outra forma de identificá-lo;
• Descrição e especificações: detalhes sobre o ativo, como marca, modelo, tipo, capacidade, configurações técnicas e outras características relevantes;
• Proprietário: nome ou departamento responsável pelo ativo;
• Localização física: onde o ativo está localizado fisicamente, seja um endereço específico, sala, prédio ou área;
• Status do ativo: indicação se o ativo está em uso, em estoque, fora de serviço, em manutenção ou qualquer outro status relevante;
• Histórico de manutenção ou atualização: registro das manutenções e atualizações realizadas no ativo, incluindo datas, tipo de serviço, fornecedor, custos envolvidos e demais observações;
• Contratos e licenças: dados sobre contratos de suporte, garantia, manutenção ou licenças de software relacionados ao ativo;
• Informações de aquisição: data de aquisição, fornecedor, valor de compra, número da fatura e outros detalhes pertinentes à compra do ativo;
• Vida útil e garantia: datas de início e término da garantia, além da estimativa de vida útil do ativo;
• Informações de Segurança: informações relevantes para a segurança do ativo, como senhas, chaves de criptografia ou restrições de acesso.

Vale lembrar que, dependendo das necessidades específicas da organização, outros detalhes podem ser adicionados, como informações de seguro, datas de desativação planejada, informações de configuração de rede, entre outros. 

A importância de fazer um inventário de ativos de TI

Fazer um inventário de TI permite uma gestão mais eficiente dos ativos da empresa, facilitando a alocação adequada de recursos, planejamento de atualizações, substituições e manutenção preventiva.

Além disso, o inventário de ativos de TI promove a segurança cibernética, pois possibilita a identificação e o monitoramento dos ativos presentes na rede. Isso ajuda a garantir que todas as medidas de segurança sejam aplicadas corretamente, como atualizações de software, controle de acesso e detecção de dispositivos não autorizados.

Portanto, ter um inventário de TI completo e detalhado é fundamental para que a empresa tenha controle total sobre seus recursos tecnológicos. Essa prática traz benefícios como tomada de decisões embasadas, gestão eficiente de ativos, melhorias na segurança e otimização dos investimentos em TI.

Como fazer um inventário de ativos de TI?

Agora que você já viu o que é inventário de TI e qual sua importância, chegou a hora de saber como implementá-lo na sua empresa. Confira, a seguir, algumas dicas para criar um inventário estruturado e consistente:

1- Faça uma classificação dos ativos

O primeiro passo para fazer um inventário de TI é classificar os ativos. Isso envolve a criação de subgrupos dentro das divisões principais, como hardware, software e usuários.

Como se tratam de categorias muito amplas, é importante estabelecer subdivisões para uma organização mais precisa dos ativos. Por exemplo, dentro da categoria de hardware, pode-se criar a subcategoria “recursos de rede”, onde seriam incluídos ativos como roteadores e cabeamento.

Ao criar subgrupos, é possível visualizar e gerenciar de forma mais eficiente os diferentes tipos de ativos, facilitando a identificação e localização dos itens específicos quando necessário.

2- Cadastre todos os ativos existentes na empresa

Depois de criar algumas classificações, é hora de listar todos os ativos de TI com seus respectivos dados. Aqui, é importante trazer todas as informações que apresentamos anteriormente, como números de série, status do ativo, históricos de manutenção, entre outras.

Embora o inventário possa ser feito em uma planilha de forma manual, é recomendado considerar um software de controle dos ativos de TI. Assim, torna-se possível ganhar mais agilidade e eficiência.

3- Avalie pontos fracos e oportunidades de melhorias

É muito importante identificar vulnerabilidades nos ativos de TI e fazer com que elas sejam devidamente tratadas. Mas, para detectar pontos de melhoria, é necessário verificar as informações presentes no inventário.

Ao examinar a lista de forma criteriosa, é possível encontrar diversas oportunidades que podem trazer benefícios significativos. Por exemplo, pode-se descobrir um equipamento que não está sendo utilizado em determinado setor, mas que pode ser realocado e aproveitado em outra área da empresa. Ou, então, identificar um software sem licença – e regularizar a situação para que ele não deixe de funcionar.

4- Faça um monitoramento contínuo

Lembre-se de que um inventário de ativos de TI é um processo contínuo e dinâmico. Então, tenha o monitoramento como uma prática regular e atualize o inventário conforme mudanças ocorram na infraestrutura de TI da sua organização. 

Aqui, vale incluir colaboradores para acompanhar o inventário e estabelecer prazos e processos, de modo a garantir que tudo esteja sempre correto e organizado. Dessa forma, você terá uma visão precisa e atualizada de todos os ativos, facilitando a tomada de decisões estratégicas e o gerenciamento eficiente dos recursos de TI.

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Neste post, você descobriu como o inventário de ativos de TI permite uma gestão eficiente e estratégica dos recursos tecnológicos de um negócio. Além do registro dos equipamentos e tecnologias existentes, vimos a importância de adotar um software para automatizar esse processo.

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