Jornada de digitalização: melhores práticas, desafios e benefícios

Jornada de digitalização: melhores práticas, desafios e benefícios

O processo rumo à transformação digital ainda é um mistério para a maioria das empresas, que não sabem exatamente por onde e como começar.

Dizemos aqui na Selbetti que o primeiro passo é a digitalização empresarial, um processo que consiste em digitalizar informações, documentos e processos da empresa.

Já iniciou a jornada de digitalização no seu negócio ou pensa em fazer isso ainda neste ano? Se a resposta é “sim,” você precisa entender os desafios vindos com ela, e quais práticas adotar para garantir uma transição segura. 

Acompanhe!

O que é digitalização e qual sua importância?

Chamamos de digitalização o processo de converter informações (documentos, imagens, áudio e vídeo, dados, etc.) para o formato digital.

O objetivo é permitir que essas informações sejam armazenadas, processadas e transmitidas por meios eletrônicos (computadores, servidores e redes, por exemplo), eliminando a necessidade de a empresa usar papel e manter um espaço físico para armazenar as informações.

Entre diversos benefícios da digitalização, destacamos:

• Segurança, já que é possível recorrer a backups e medidas de proteção digital.
• Eficiência, uma vez que o acesso, a busca e a manipulação dos dados se tornam mais simples.
• Inovação, pois facilita a integração com novas tecnologias e processos automatizados.

Embora muitas empresas ainda conservem um arquivo físico e recorram a procedimentos manuais para gerenciar documentos, a digitalização é o caminho para todas aquelas que esperam se manter modernas e ao mesmo tempo competitivas. 

Os riscos de não recorrer a digitalização e manter muitos documentos físicos

O processo de digitalização está atrelado muito à cultura empresarial, que pode determinar se a conversão das informações para o formato digital faz sentido no momento em que a empresa está vivenciando.

Justamente por isso, muitas empresas ainda conservam um arquivo físico porque acreditam que não há necessidade de fazer a transição agora. Mas, esse é um pensamento que apresenta grande risco no mundo moderno, pois a falta de digitalização tem o potencial de desencadear uma série de riscos e problemas.

Esses, podem ser:

• Perda e extravio de dados;
• Dificuldade de acesso rápido e eficiente às informações 
• Segurança comprometida;
• Incompatibilidade com processos digitais;
• Desafio em manter a conformidade com regulamentos e normas;
• Custos elevados para conservar um arquivo físico;
• Penalizações judiciárias pelo atraso no prazo para a disponibilização de documentos;

Os desafios da digitalização empresarial

Dados da Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI) e Fundação Getúlio Vargas (FGV) mostram que os investimentos em digitalização aumentaram no segundo semestre de 2023. Mesmo assim, o caminho para a digitalização empresarial ainda é longo, pois boa parte das empresas ainda mantém o legado tradicional de tecnologia.

Um estudo da Accenture revela que apenas 9% das grandes empresas globais possuem estratégia de digitalização e investem corretamente para reinventar suas operações corporativas e abraçar o digital em totalidade. Os indicadores podem, então, ser ainda mais baixos quando falamos de pequenas e médias empresas.

E por que pode chegar a números tão baixos? 

O motivo pode estar atrelado aos desafios que as empresas encontram ao tentar digitalizar informações e processos:

• Custo inicial de implementação relativamente alto;
• Resistência à mudança;
• Falta de planejamento;
• Despreparo para lidar com segurança cibernética;
• Dificuldade para treinar e capacitar times;
• Receio em iniciar a jornada na nuvem;
• Falta de qualidade na infraestrutura de TI.

Além disso, o desconhecimento da legislação vigente, também pode ser um problema. Muitas empresas ainda acreditam que é necessário manter arquivos físicos para garantir a validade jurídica dos documentos. 

No entanto, o Decreto 10.278/2020 estabeleceu que documentos digitalizados podem ter validade jurídica, desde que atendam a requisitos específicos, como a assinatura eletrônica ou digital, dependendo da relação, seja com entes públicos ou pessoas físicas.

Práticas recomendadas para uma digitalização eficiente

Além dos desafios citados anteriormente, pesquisas mostram que a falta de conhecimento sobre “por onde e como começar a digitalização” também é uma dificuldade que barra a transição para o digital. 

Em estudo, cerca de 20% afirmam se deparar com esse obstáculo, questionando-se quais são os passos necessários para iniciar a mudança.

Pensando nesse número, o time da Selbetti separou algumas práticas simples, porém importantes, que podem ajudar qualquer modelo de negócio a garantir uma digitalização segura. 

São elas:

• Análise inicial da situação: para identificar quais são os pontos fortes e fracos em termos de tecnologia, processos e documentos;
• Definição de objetivos: para saber o que a empresa quer alcançar com a digitalização e por quê;
• Plano de ação: para definir ações e recursos necessários para a empresa alcançar os objetivos;
• Capacitação e treinamento: para o time interno adquirir as habilidades digitais necessárias, e deixá-lo mais receptivo à digitalização empresarial;
• Adoção da nuvem: para garantir um ambiente escalável e seguro, que acelera a digitalização e permite acesso a documentos, informações e sistemas de qualquer lugar e hora;
• Medidas robustas de segurança: para proteger dados e todo legado tecnológico contra ameaças;
• Ferramentas integráveis e inteligentes: para assegurar a captura, o processamento e a disponibilidade das informações.
• Buscar por parceiros que entreguem soluções de ponta a ponta, integrando hardware, software e serviço.

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Conheça a solução OCR da Selbetti

A Selbetti, maior integradora de tecnologia do Brasil, desenvolveu uma solução que combina tecnologia avançada com expertise em gestão documental, para que a sua empresa finalmente deixe o legado tradicional tecnológico para trás e dê início à jornada de digitalização: o OCR!

A partir da solução, sua empresa pode: 

• Digitalizar documentos de forma rápida e precisa;
• Fazer a extração inteligente dos dados;
• Acessar recursos avançados para verificação e validação de documentos;
• Integrar com outras soluções da Selbetti, como Satelitti ECM e S-SIGN, para um gerenciamento ainda mais completo e eficiente;
• E muito mais! 

Superar os desafios da digitalização empresarial é possível com a parceira de tecnologia certa! Conheça a solução OCR da Selbetti, e veja como ela pode contribuir para uma jornada segura para o digital. 

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