SIGN: Tudo que você precisa saber!

SIGN: Tudo que você precisa saber!

A tecnologia SIGN pode ajudar a sua empresa a otimizar assinatura de documentos e melhorar a gestão documental. Como? Vamos entender!

O SIGN é uma solução que redefine como as empresas autenticam e validam arquivos no meio digital. Ao substituir procedimentos manuais por processos automatizados, o SIGN permite que elas adotem uma abordagem mais ágil e moderna para formalizar acordos, contratos e autorizações.

À medida que o ambiente empresarial se digitalizou, o SIGN passou a integrar a infraestrutura de TI de muitos negócios para simplificar o fluxo de documentos. Hoje, a solução não é usada apenas para assinar documentos online, mas também melhorar a gestão de arquivos e garantir a conformidade e segurança de informações sensíveis.

Sua empresa já utiliza assinatura digital eletrônica?

O que é assinatura digital eletrônica e como funciona

A assinatura digital eletrônica é uma ferramenta de autenticação que assegura a integridade e autenticidade de documentos no formato digital. 

Originalmente introduzida para substituir as assinaturas convencionais, ela possibilita que as empresas validem a identidade dos signatários de maneira remota, utilizando métodos avançados de criptografia.

Esse procedimento funciona da seguinte forma:

• Primeiramente, o documento redigido é convertido para um formato digital e associado a uma chave criptográfica única.
• Em seguida, é enviado para os signatários, que confirmam sua identidade através de um certificado digital ou outros fatores de autenticação.
• Depois de um signatário validar e assinar o contrato online, o documento é selado digitalmente, conferindo-lhe validade jurídica e proteção contra adulterações.

Desde a introdução da assinatura digital no mercado, muitas empresas têm integrado o método em sua rotina. E atualmente, vemos a tecnologia sendo usada para atender a diferentes frentes e de diferentes formas.

• Acordos comerciais e jurídicos;
• Autenticação de documentos internos — como relatórios financeiros, por exemplo;
• Assinatura de documentos de RH.

Vantagens da assinatura digital para as empresas

De acordo com projeções da Global Industry Analysts, o segmento de soluções para assinatura digital deve crescer cerca de 31% até 2027, alcançando um valor de mercado estimado em US$ 15,1 bilhões. 

Esse avanço virá não só pela necessidade das empresas se reformularem digitalmente, mas pelo desejo de conquistarem os benefícios da assinatura digital.

1- Segurança e conformidade

Por se tratar de uma tecnologia que usa criptografia para autenticar identidades e proteger o conteúdo documental, a assinatura digital reforça a segurança nas transações online, e ajuda as empresas a se manterem em conformidade com regulamentações e normas, como a LGPD.

A segurança também se aplica ao cenário de armazenamento e gestão de documentos, já que as empresas não precisam mais manter arquivos físicos. Elas podem simplesmente editar documentos pelo computador, carregá-los dentro de uma solução SIGN e sinalizar os signatários para realizar a assinatura.

Assim que tudo estiver pronto, podem manter os documentos em um ambiente digital seguro, facilitando sua gestão e impedindo situações como extravios, acessos não autorizados e depreciação de papéis.

2- Redução de custos

A digitalização e o uso da assinatura eletrônica permite que as empresas também gerem economias consideráveis com papel, tinta e logística; isso, ao tempo que promovem práticas mais sustentáveis, alinhadas aos compromissos ESG.

Além das economias materiais, a assinatura digital também gera ganhos em eficiência. Com menos tempo gasto na preparação e envio de documentos físicos, as equipes ficam livres para focar em atividades que realmente agregam e impactam no crescimento empresarial.

3- Otimização de processos 

Com a assinatura eletrônica, documentos que antes precisavam ser impressos, assinados manualmente e enviados fisicamente, agora são processados de forma totalmente digital. Isso significa que aprovações que costumavam levar dias — ou até mesmo semanas — passam a ser concluídas em questão de minutos.

Essa automação também torna possível que cada etapa do processo de assinatura seja acompanhada de perto pelos líderes e gestores. Eles podem monitorar quando o documento foi enviado, recebido e assinado pelos signatários.  

LEIA TAMBÉM | Como implementar a assinatura digital na empresa?

Como o SIGN da Selbetti pode transformar sua gestão documental 

Determinada em ajudar as empresas a acelerar seus processos e melhorar sua gestão documental, a Selbetti desenvolveu uma solução de assinatura digital e eletrônica para validar e assinar documentos online: o S-SIGN.

Com a ferramenta, todos os documentos da empresa podem ser assinados e validados sem que ela tenha que recorrer à impressão. Além disso, a tecnologia também permite que usuários rastreiem o reconhecimento eletrônico da assinatura por meio de certificados digitais ou múltiplos fatores de verificação.

Quais tipos de documentos podem ser assinados e validados através do S-SIGN?

• Contratos;
• Termos de responsabilidade;
• Carta proposta;
• Acordos Home Office;
• Formulários de Admissão;
• Prontuários médicos.

O S-SIGN, claro, também foi projetado para simplificar a gestão de documentos. Então, os usuários têm acesso a módulos e funcionalidades que permitem um controle mais simples e otimizado de todos os seus arquivos. E, vale mencionar, que a solução possui espaço de armazenamento seguro no seu data center próprio.

Gostou e quer saber mais? Fale com o time Selbetti!