Padronização de processos: qual o papel do iBPMS nessa jornada?

Padronização de processos: qual o papel do iBPMS nessa jornada?

Milhares de empresas estão recorrendo à padronização de processos, em razão dos benefícios que ela traz na esfera corporativa: aumento na agilidade, redução de erros humanos e maior previsibilidade na gestão, por exemplo, são apenas os principais. 

Para aqueles que ainda não sabem o que é padronização de processos, é uma prática que busca tornar as operações de negócio mais consistentes por meio da criação e adoção de regras, procedimentos e padrões. Ou seja, utilizar fluxos predefinidos para evitar desperdícios e retrabalhos.

São exemplos de padronização de processos: 

• Criação de checklists para controle de qualidade;
• Padronização de formulários e documentos;
• Definição de critérios para aprovação de projetos ou decisões;
• Uso de templates para relatórios e apresentações.

O iBPMS, ferramenta que combina automação e dados, é uma das ferramentas que vêm sendo implementadas para apoiar a jornada rumo à padronização. Por que seu uso está tão em alta e é uma recomendação do time Selbetti? Vamos entender!

O que é iBPMS e para que funciona?

iBPMS, sigla para Intelligent Business Process Management Suite, é uma categoria de software que combina diferentes tipos de tecnologias para mapear, automatizar e monitorar processos e dados, de modo que as operações empresariais se tornem mais ágeis, inteligentes e estratégicas.

Algumas dessas tecnologias envolvem, por exemplo, Analytics, para fazer análises avançadas e monitorar o progresso e o crescimento das operações, e Hiperautomação, para integrar ferramentas diversas e reduzir a dependência de tarefas manuais.

Uso de iBPMS para a padronização de processos em diferentes setores

Diferentes setores estão buscando a padronização de processos, e para isso tem aplicado o iBPMS dentro do seu modelo de negócio. 

No setor financeiro, o software está sendo usado para automatizar análises de crédito, aprovação de financiamentos e monitoramento de fraudes. Com isso, bancos e instituições financeiras estão conseguindo reduzir prazos de aprovação, otimizar recursos e até mesmo aumentar a segurança e confiabilidade das atividades financeiras.

Já na saúde, o iBPMS está sendo implementado para padronizar muitos dos fluxos médicos, que vão desde a triagem até a definição de tratamentos. Além disso, a integração com sistemas de prontuário eletrônico vem assegurando uma precisão maior no que diz respeito aos dados de pacientes.

Na área de RH, a ferramenta está contribuindo para a automação de processos como recrutamento, gestão de folha de pagamento e avaliações de desempenho, além de melhorar a comunicação interna. No setor logístico, é usada para centralizar a gestão de inventários, roteirização e rastreamento, garantindo mais agilidade e redução de custos com transporte.

Empresas de manufatura também estão aplicando o iBPMS para gerenciar melhor suas cadeias de suprimento, acompanhar a produção mais de perto e melhorar o controle de qualidade. Enquanto a área de atendimento ao cliente aplica a ferramenta para padronizar respostas em canais de contato, garantir consistência nas interações e resolver problemas com maior rapidez.

Principais desafios de implementação e como superá-los

Sim, muitos modelos de negócio estão se beneficiando do iBPMS. Porém, antes de adotar a solução, é importante que os líderes empresariais compreendam os desafios da implementação dessa tecnologia. Afinal, a falta de conhecimento prévio pode levar ao planejamento ineficiente do projeto de integração.

• Resistência à mudança: equipes podem hesitar em abandonar métodos tradicionais de trabalho, pois se sentem mais confiantes e à vontade com o que já é conhecido.
• Integração com soluções: a dificuldade de conectar o iBPMS com tecnologias legadas – que geralmente compõem o parque tecnológico e são necessárias para execução das tarefas –, pode atrasar a implementação.
• Custos iniciais: pode ser necessário um investimento significativo com treinamento e infraestrutura, o que exige que as empresas tenham recursos financeiros suficientes disponíveis no curto prazo.
• Falta de clareza nos objetivos: a falta de metas e intenções claras sobre o investimento pode subutilizar a ferramenta, fazendo com que a tecnologia não seja aproveitada ao máximo.

Esses obstáculos, no entanto, não devem ser tratados com receio, até porque, tudo que envolve tecnologia é desafiador em um primeiro momento. 

Assim, é aconselhado apenas que as empresas sigam algumas medidas para minimizar os riscos e evitar problemas técnicos durante a fase de implementação e uso do iBPMS.

Que medidas são essas?

• Mapear os processos atuais para identificar gargalos e apontar quais etapas precisam ser melhoradas/automatizadas.
• Incluir gestores no planejamento para facilitar a adoção em todas as áreas da cadeia empresarial.
• Capacitar os colaboradores para que se sintam mais à vontade e confiantes em operar a ferramenta.
• Trabalhar com especialistas para evitar a aquisição de um sistema ineficiente.
• Acompanhar os resultados após a implementação para medir o impacto do iBPMS.
• Ir ajustando a ferramenta conforme surgirem novas demandas e necessidades.
• Compartilhar os resultados internamente para reforçar o engajamento dos times e ampliar a adoção.

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