Quais são as fases de implantação do BPM e como funcionam?

O Business Process Management (BPM) é um conjunto de software e serviços que fornecem visibilidade completa dos processos de negócios de uma empresa.

É um sistema de gestão e automação, que pode ser utilizado para orientar esses processos e maximizar o valor do negócio.

Também pode ajudar uma empresa a controlar seus recursos materiais, financeiros, humanos e tecnológicos. Além disso, estabelece as bases para funções de negócios tanto interna quanto externamente.

No artigo que preparamos abaixo, explicamos quais são as fases de implantação do BPM, como funcionam, e, por fim, apresentamos a solução iBPMS da Selbetti para sua empresa. Siga a leitura e confira!

Como implementar a gestão de processos de negócios?

O conceito de BPM incorpora análise de processos industriais e/ou de negócios, automação, otimização, design de fluxo de trabalho e estratégia de negócios. É necessário desenhar um plano de implementação e adaptá-lo às características únicas de cada negócio.

Existem 6 passos necessários ao implementar um BPM:

1- Planejamento e identificação

Nesta fase, são feitas as principais definições de qual é a estratégia de negócios, quais são os seus objetivos estratégicos no atual ciclo de estudos para poder cumprir a sua Visão, Missão e Valores, e qual a proposta de contribuição de Valor para o Cliente.

Essas respostas devem ser as saídas de um processo formal de Core and Key de qualquer empresa saudável, que deve estar atenta não apenas ao dia a dia, mas também ao seu ambiente e às necessidades de seus clientes.

Indicadores de negócios, conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), devem ser definidos. No entanto, no campo do BPM, podem ser determinados três tipos de indicadores que não são tão difundidos e que tendem a ser facilmente confundidos ou misturados:

KGI (Key Goal Indicator), para definir quais objetivos devem ser alcançados.
KPIs, já citados, definidos na estratégia, e com resultados reais obtidos na fase 3.
PPI (Process Performance Indicator), são os resultados de variáveis intrínsecas de desempenho dos processos, tipicamente tempos (ciclo e execução) e quantidades (clientes atendidos, produtos acabados, etc.), que indiretamente contribuirão para a formação de KPIs de maior classificação. Eles também são definidos na fase 1, e os resultados são obtidos na fase 3.

2- Análise de processos

Com base nas definições anteriores e suas diversas ferramentas de análise, nesta fase são realizados:

Modelos de Negócios
Mapas de Macroprocessos
Cadeias de Valor inter-relacionando processos transversais e sua interação com atores e sistemas existentes
Detalhamento de Diagramas de Fluxo BPM

Com cada processo escolhido, geralmente é baseado em como um determinado processo está hoje (As Is). Para então fazer uma proposta para melhorar como deveria ser (To Be).

Tudo baseado em ações de Levantamento e Descoberta com os principais atores de cada processo, e cruzando os dados e análises coletados na fase de Avaliação das interações anteriores.

Se tais dados não existirem, é necessário uma fase de Otimização. Por exemplo, a simulação dos modelos BPM propostos antes de serem implementados em modo real, desta forma seu comportamento pode ser antecipado, correções feitas, os resultados prováveis esperados conhecidos, etc.

3- Priorização dos fluxos e automação

Nesta fase, o plano teórico da anterior começa a ganhar vida real. Existem algumas discrepâncias e diferenças na abordagem, mas ela essencialmente deve ter a tecnologia como uma aliada.

Recorda-se que o BPM é uma metodologia holística, pelo que deve existir, juntamente com a implementação das tecnologias, um programa de mudança cultural para que os projetos de desenvolvimento sejam bem sucedidos.

Em relação ao desenho de cada fase, o que se busca é conseguir a eliminação de atividades que não agregam valor (ao cliente e ao negócio) e a automatização do maior número possível de tarefas manuais repetitivas, nas quais as pessoas são mais valiosas para fazer outros tipos de atividades.

O mais importante hoje, diante de uma verdadeira transformação digital, é a necessidade de automatizar aquelas atividades repetitivas de alto volume.

4- Simulação dos fluxos e avaliação da aderência

Embora se possa tentar automatizar primeiramente o processo que causa mais problemas, o recomendado é que, ao implementar uma solução de BPM, o primeiro processo a ser automatizado deve ser relativamente fácil de gerenciar e de risco moderado.

Por isso, o recomendado é a simulação dos fluxos criados, e avaliar sua aderência durante a aplicação. Isso permite corrigir eventuais erros que possam ter surgido.

5- Controle e monitoramento

Outra das grandes vantagens de utilizar um BPM como plataforma de lançamento e execução de instâncias de processos existentes é ter portais com dashboards completos que mostram informações em tempo real sobre o que está acontecendo.

Quadros operacionais, táticos e estratégicos podem ser desenvolvidos dependendo do perfil de cada função que o consulta e da funcionalidade buscada.

Diferentemente das tecnologias de décadas anteriores, um BPM pode armazenar todas as instâncias criadas, com informações como por quem foi executado, ou quanto tempo duraram as atividades parciais e o tempo total de ciclo de cada processo.

Isso permite acionar alarmes em caso de não conformidade de níveis de serviço, atribuir tarefas que estão travadas em determinados pontos e muitas outras vantagens associadas. Toda esta informação será vital para poder analisar e aplicar técnicas e ferramentas de otimização.

6- Refinamento com melhorias nos fluxos

A partir dos dados obtidos em arquivos de log e suas placas, nesta fase existe uma bateria de disciplinas, ferramentas e tecnologias associadas que podem ser analisadas.

Desde técnicas manuais ou semi-manuais como espinha de peixe (Ishikawa), Pareto, TQM (Total Quality Management), SixSigma, LEAN, entre outras; até as mais recentes tecnologias de ponta como Process Mining, aplicação de Inteligência Artificial, Machine Learning e Modelos Matemáticos Preditivos e Prescritivos.

Com as técnicas a serem aplicadas conforme o caso e o melhor escopo e adequação, são realizadas iniciativas de melhoria. Tradicionalmente, as iniciativas têm sido tratadas como um novo começo do ciclo de melhoria, com threads de aprovação.

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Implementar o BPM requer planejamento, comunicação e muito trabalho, e esse é um primeiro passo para automatizar e otimizar processos.

Uma forma de acelerar esse processo na sua empresa é contar com o IBPMS da Selbetti. O módulo de Gestão de Processos do Satelitti foi idealizado para apoiar sua empresa na gestão de processos de forma eficaz, personalizada e com inteligência artificial.

Com essa ferramenta em nuvem, você poderá customizar processos, criar formulários online, acompanhar seus processos em tempo real, identificar pontos de melhoria, configurar documentos padrão, integrar com os sistemas da sua empresa e realizar tarefas pelo smartphone.

Além disso, o sistema de alerta disponível permite ainda manter o controle de prazos e tarefas agendadas.

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