Conheça o software para Gestão de Documentos – ECM da Selbetti

Ter um software para gestão de documentos pode ser muito vantajoso para a sua empresa. O gerenciamento eletrônico possibilita organizar as informações, agilizar buscas e garantir plena segurança, evitando perdas, lentidão operacional e riscos de vazamentos. 

Se você está procurando uma solução tecnológica para gerenciar seus documentos, precisa conhecer o sistema de Gestão de Documentos (ECM) da Selbetti. Nosso software oferece um amplo catálogo de funcionalidades, incluindo controle de versão, classificação automática, distribuição de informações e assinatura digital/eletrônica.

Neste artigo, vamos explicar como o ECM funciona e quais são os benefícios de fazer a gestão eletrônica de documentos com a Selbetti. Acompanhe a leitura!

Como funciona o sistema de Gestão de Documentos?

O sistema de gestão de documentos ECM da Selbetti serve para organizar os arquivos do seu negócio de forma muito mais ágil e eficiente. 

Trata-se de um sistema 100% na nuvem, que pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar e equipamento (do desktop ao smartphone).  

Ele funciona a partir da classificação e indexação automática dos documentos, realizando a organização por conteúdo, formas visuais, tipos (ex: carteira de motorista, extrato bancário, faturas, diploma,  etc) e até subcategorias personalizadas (faturas do fornecedor A, faturas do fornecedor B, etc). 

Esse software é capaz de trabalhar junto a um scanner para digitalizar documentos físicos. O foco é criar um banco de dados eletrônico com arquivos facilmente pesquisáveis para potencializar a organização documental e atribuir maior agilidade às rotinas. 

Para que isso tudo seja possível, basta o profissional lançar as informações na ferramenta, que ela irá fazer a integração de todos os documentos relacionados, inserindo-os nos locais adequados automaticamente. Assim, a busca de informações será facilitada, uma vez que a equipe não precisará perder tempo procurando documentos armazenados em gavetas ou planilhas.

Principais características:

  • Padronização e organização dos documentos e fluxos de trabalho;
  • Tipificação, extração e organização automática de conteúdo de documentos;
  • Distribuição da informação de forma simples e efetiva;
  • Plataforma low code (ou solução amigável) para criação de documentos e processos (ECM + BPM);
  • Estrutura 100% web;
  • Total conformidade com assinatura digital ICP do Brasil;
  • Facilidade de integração com outros sistemas, APIs nativas prontas para uso;
  • Manual e knowledge base online;
  • Assinatura eletrônica e digital de documentos;
  • Controle de edições e personalização de acessos;
  • Simplicidade e facilidade para captura de documentos;
  • Controle de temporalidade de conteúdo;

Quais os benefícios do software de Gestão de Documentos da Selbetti?

Sua empresa não precisa mais correr o risco de perder documentos ou ter baixa produtividade por causa de demoras na busca das informações.

Confira alguns benefícios que você terá ao contratar o módulo ECM da Selbetti:

Segurança das informações

O sistema é 100% web (opera na nuvem), por isso apresenta medidas robustas para garantir plena segurança aos documentos e recuperação em um só clique, caso necessário. 

Nesse sentido, conta com backups diários, integração com Microsoft AD, criptografia, controle de versões e ainda personaliza os usuários que podem acessar cada arquivo. Assim, o gestor pode controlar quem visualizou ou alterou alguma informação a todo instante.

Redução de erros 

Cerca de 3% dos documentos são armazenados de forma errada nas organizações. Nesse cenário, os recursos de uma boa gestão eletrônica de documentos podem fazer toda a diferença.

Agora, os documentos serão reunidos em uma só plataforma, que realizará classificação automática e ainda permitirá controlar as versões das informações. Assim, eliminam-se erros e as rotinas ganham eficiência.

Mais organização e capacidade de armazenamento

O módulo de ECM se destaca por ser uma solução 100% na nuvem e adequada às necessidades de cada negócio. 

Ele  garante consulta rápida a partir do recurso de busca avançada com filtros (ex: período de publicação, tipo de documento, etc), alta capacidade de armazenamento e preparo para lidar com um grande volume de informações, especialmente com metodologias de Big Data.

Além disso, sua interface é  intuitiva, amigável e responsiva para proporcionar a melhor experiência aos usuários.

Versionamento permanente e controle de temporalidade

Com o sistema de gestão documental, você poderá ter um histórico e acesso a todas as versões do documento. 

E também estará sempre por dentro dos documentos com tempo de validade pré-determinado para visualização e download. 

Integração com multifuncionais e smartphones

No software ECM, a captura e indexação de documentos pode ser integrada a equipamentos multifuncionais e smartphones tranquilamente. 

Inclusive, é possível fazer publicações de fotos direto de dispositivos mobile.

Dessa forma, agiliza-se os processos de digitalização e publicação de documentos para a nuvem.

Treinamento de usuários

Embora a interface seja intuitiva e amigável, sabemos que muitas pessoas podem ter dificuldade para entender o funcionamento. 

Por isso, a Selbetti disponibiliza uma estrutura de cursos online do básico ao avançado, tanto para uso quanto para administração da solução. 

Muito mais do que um sistema de Gestão de Documentos, o ECM da Selbetti foi desenvolvido para ajudar a sua empresa crescer no mercado com mais segurança, organização e agilidade.

Vamos iniciar essa história de sucesso juntos? Entre em contato e agende uma conversa com nossos consultores!

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