Qual é o melhor sistema para organizar documentos na empresa?

Qual é o melhor sistema para organizar documentos na empresa?

Sua empresa já perdeu algum documento ou tem muita dificuldade em encontrar as informações? Então talvez esteja na hora de implementar um sistema para organizar documentos!

A desorganização de documentos é um problema que precisa ser combatido para evitar episódios de extravio, falta de produtividade e até de exposição de dados sigilosos. 

Sem contar que o negócio pode perder a chance de alavancar resultados financeiros, uma vez que perde muito tempo atrás de documentos específicos ou, mesmo, precisa refazê-los. 

Para te ajudar a solucionar este problema, abordamos neste artigo como encontrar um bom sistema para organizar documentos e qual é a importância dessa tecnologia. Confira abaixo! 

A importância de organizar documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos é uma ferramenta imprescindível no mundo digitalmente avançado de hoje. 

Independente da área de atuação da empresa, documentos fazem parte da rotina organizacional. Os documentos desempenham um papel central para facilitar o funcionamento adequado e o sucesso geral de qualquer negócio.

Não há nenhuma empresa que possa passar um dia sem ver e compartilhar documentos. Isso inclui cadernos de marketing, propostas de projetos, documentos técnicos, diretrizes de RH e materiais de treinamento – apenas para citar alguns.

Considerando tudo isso, é fundamental trabalhar para que esses documentos estejam protegidos contra perdas e ataques cibernéticos, além de estarem facilmente acessíveis às pessoas autorizadas. 

Por mais que seja possível organizar documentos de forma manual, é evidente a necessidade de adotar um sistema de gestão de documentos para atribuir mais inteligência e eficiência a esse processo.

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O que é o sistema de organização de documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos, como o nome indica, é um software que permite a criação, armazenamento, gerenciamento, indexação, proteção e recuperação de documentos digitais.

Embora a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos armazene todos os seus arquivos digitais na nuvem, eles são muito mais do que apenas armazenamento em nuvem. Um sistema para organizar documentos é uma estrutura que facilita o fluxo de informações críticas em toda a organização.

Nesse sentido, um bom sistema pode ajudar a organizar todos os seus arquivos e dados em um só lugar, manter o controle de todos os documentos importantes, acelerar o fluxo de trabalho, melhorar a precisão e fornecer acesso aos documentos em tempo real. 

Assim, a escolha de um sistema para organizar documentos permite que você fique um passo à frente da concorrência e forneça todas as informações de que seus funcionários precisam para trabalhar com eficiência.

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ECM Selbetti: o melhor sistema para organizar documentos

Um dos mais robustos sistemas para organizar documentos no mercado é o ECM da Selbetti. O ECM, ou Enterprise Content Management, faz parte da plataforma cloud Satelitti e vem revolucionando a forma como são organizados e protegidos os documentos nas empresas.

O software de Gestão de Documentos (ECM) permite o controle total dos seus conteúdos corporativos, com soluções que incluem gestão de NFs, organização e distribuição de documentos, capturas de conteúdos com dispositivo mobile, capturas com dispositivos multifuncionais, capturas com scanners, além de indexação de documentos e assinatura digital.

Entre as principais funcionalidades do ECM Selbetti, estão:

Versionamento

Controle e rastreamento de todas as alterações nos documentos, desde a autoria até o momento da edição. O objetivo é evitar a duplicidade e garantir que os usuários tenham acesso a documentos corretos.

Captura de informações

Captura, classificação e validação de documentos (estruturados ou não estruturados) de forma inteligente e automática.

Gerenciamento de conteúdos

Organização e gerenciamento eficiente de conteúdos empresariais, com facilidade de acesso às informações e tomadas de decisão mais ágeis. 

Personalização de acesso

Configuração de acesso para determinar os departamentos e usuários autorizados a visualizar ou compartilhar a informação. Tudo em um ambiente que segue as regras da LGPD e as normas ISO. 

Análises e relatórios

Acesso a relatórios e análises sobre o andamento de todo o fluxo de trabalho, incluindo projetos, tarefas e processos. 

Mais do que uma necessidade, ter um sistema para organizar documentos é a alternativa para acelerar rotinas e crescer no mercado sem dores de cabeça. 
E o ECM Selbetti pode trazer toda a segurança e tranquilidade que você precisa, sendo uma solução 100% na nuvem. Entre em contato e fale com o consultor para saber mais!