Sistema de gestão de documentos: tudo o que você precisa saber

Um sistema de gestão de documentos tornou-se um requisito mínimo para qualquer empresa que deseja reduzir custos e otimizar suas tarefas. 

Isso porque essa tecnologia proporciona agilidade na busca, organização e compartilhamento de documentos, garantindo maior segurança, eficiência e produtividade para as operações do dia a dia.

Nem precisa dizer o quanto esses pilares são importantes, não é? Sem falar que uma solução de ECM conta com funcionalidades atrativas como o controle de versão de documentos, controle de temporalidade, classificação e organização automática, entre outras funções.

Se você quer saber mais sobre como funciona um sistema de gestão de documentos, confira o artigo abaixo. 

Importância da gestão de documentos

A gestão de documentos refere-se a como você arquiva, armazena, recupera, gerencia, compartilha e protege seus documentos empresariais. 

Frequentemente, em tecnologia de negócios, o termo “gestão de documentos” é usado como sinônimo de sistema de gerenciamento de documentos. Tal situação ocorre porque quando falamos em gestão documental, fica subentendido que alguma ferramenta é utilizada para essa tarefa, mesmo que não seja um sistema desenvolvido exclusivamente para tal.

Esse é o caso das planilhas Excel, que ainda são largamente utilizadas para controlar documentos, principalmente porque são gratuitas e de fácil acesso. Mas elas apresentam riscos de segurança e têm muitas desvantagens se comparadas a outras opções disponíveis no mercado.

Em suma, podemos perceber que a definição de gerenciamento de documentos é como você armazena, organiza e controla todos os seus documentos, sejam eles digitais ou em papel.

No passado, gerenciar documentos significava armários, pastas, grampos e clipes de papel. Hoje, existe a possibilidade de fazer um gerenciamento mais apurado e eletrônico, independente se são documentos no Word, planilhas, PDF ou imagens. Tudo dentro de um único sistema.

O fato é que gerenciar documentos de forma eficiente é fundamental para facilitar o acesso às informações, além de evitar perdas, exposição de dados e falta de produtividade nas rotinas. Daí a importância de apostar em um bom software de gestão documental. 

Como é um sistema de gestão de documentos?

Um sistema de gestão de documentos refere-se ao armazenamento e gerenciamento eletrônico de documentos. Essa tecnologia permite que todos os documentos de uma empresa sejam arquivados, indexados, recuperados, marcados e compartilhados por meio de direitos de acesso criptografados.

Ao pesquisar gerenciamento de documentos, você provavelmente encontrará o termo Enterprise Content Management (ECM), ou gerenciamento de conteúdo empresarial, no português. 

Um ECM oferece uma gama maior de recursos e integrações. Por exemplo, você pode integrá-lo ao seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). 

O gerenciamento do ciclo de vida do documento — onde você gerencia e por quanto tempo um documento é mantido — é outro recurso comum de sistemas de gerenciamento de documentos corporativos mais robustos.

Leia também::: Como fazer uma boa Gestão de Documentos?

Porque as empresas precisam ter um sistema de gestão de documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos oferece muitos benefícios para as empresas, tais como:

Aumenta a produtividade 

Um sistema de gestão de documentos possibilita que os funcionários possam fazer mais, em menos tempo. Um dos motivos é a facilidade de acesso aos documentos, que podem ser encontrados de forma mais rápida e prática.

Além disso, tudo fica acessível a apenas alguns cliques, sem precisar buscar os documentos necessários em arquivos físicos.

Melhora a segurança 

Os documentos digitais são mais seguros, se comparados aos papéis, que podem sofrer com as condições do tempo. 

Além disso, são criados protocolos de segurança, onde apenas pessoas previamente autorizadas terão acesso aos documentos.

Reduz o uso de papel 

Provavelmente, você ainda receberá documentos em papel e talvez precise imprimir alguns, mas o volume da impressão de escritório diminuirá, pois um único documento digital pode atender a toda a empresa. Isso porque quando todos têm acesso, há muito menos necessidade de criar cópias. 

Apresenta melhores controles de custos e orçamentos 

Menos papel significa economia, mas vai além disso. Documentos digitais significam menos arquivos de aço e custos associados ao arquivamento e armazenamento de papel. 

Logo, a empresa terá mais espaço de escritório disponível, já que, com o sistema, é possível otimizar espaço físico. 

E, com um software, os custos de uso podem ser medidos, rastreados e controlados de forma mais eficiente.

Aumenta a agilidade dos negócios 

Os documentos eletrônicos movem-se na velocidade da internet. Eles também não são afetados pelas limitações físicas do papel ou de um escritório.

Isso quer dizer que as empresas podem atender às necessidades do cliente com mais rapidez, continuar as operações caso o escritório seja fechado por qualquer motivo (por exemplo, reformas, pandemia etc), acelerar a conclusão de tarefas que dependem de documentos, uma vez que todos têm acesso às informações e dados necessários.

Governança da informação 

Recursos como controle de versão permitem que as empresas rastreiem mudanças, idade e ciclo de vida dos documentos. 

Ter os documentos em um local centralizado também evita que várias versões existam em áreas diferentes, consumindo espaço extra no servidor / disco rígido.

Leia também::: Conheça o software para Gestão de Documentos – ECM da Selbetti

Tenha o melhor sistema como aliado

O sistema de gestão de documentos ECM da Selbetti serve para organizar os arquivos do seu negócio de forma muito mais ágil e eficiente. 

Trata-se de um sistema 100% cloud, que pode ser acessado em tempo real, de qualquer lugar e equipamento – do desktop ao smartphone. 

Ele funciona a partir da classificação e indexação automática dos documentos, realizando a organização por conteúdo, formas visuais, tipos (por exemplo, carteira de motorista, extrato bancário, faturas, diploma etc) e até mesmo subcategorias personalizadas, como faturas do fornecedor A, faturas do fornecedor B, por exemplo. 

O foco é criar um banco de dados eletrônico com arquivos facilmente pesquisáveis para potencializar a organização documental e atribuir maior agilidade às rotinas. 

Para que isso tudo seja possível, basta o profissional lançar as informações na ferramenta, que ela fará a integração de todos os documentos relacionados, inserindo-os nos locais adequados, automaticamente. 

Assim, a busca de informações será facilitada, uma vez que a equipe não precisará perder tempo procurando documentos armazenados em gavetas ou planilhas.

Conheça as principais características do ECM Selbetti:

  • Padronização e organização dos documentos; 
  • Tipificação, extração e organização automática de conteúdo de documentos;
  • Distribuição da informação de forma simples e efetiva;
  • Estrutura 100% cloud;
  • Facilidade de integração com outros sistemas, APIs nativas prontas para uso;
  • Controle de edições e personalização de acessos;
  • Controle de temporalidade de conteúdo.

O ECM da Selbetti foi desenvolvido para ajudar a sua empresa a crescer no mercado com mais segurança, organização e agilidade. Se você quer conhecer mais sobre o Sistema de Gestão de Documentos da Selbetti, e toda a plataforma Satelitti, clique aqui e confira!!

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